Esta sección constituye el detalle de los bienes y/o servicios con sus respectivas especificaciones técnicas - EETT, de manera clara y precisa para que el oferente elabore su oferta. Salvo aquellas EETT de productos ya determinados por plantillas aprobadas por la DNCP.

El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.

Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y convenios modificatorios.

El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado:

Lic. Olga Llano, Secretaria General

Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada.

El servicio de digitalización de documentos con software de Gestión Documental está motivado en mejorar la administración documental, minimizando los riesgos y los tiempos de búsqueda de documentos, ayudando de esta forma en mejorar sustancialmente en los procesos misionales de la institución. Con esta implementación la institución busca impactar en una considerable reducción del tiempo, la reutilización de documentos, reducción de impresiones y copias, y el ahorro en espacio físico, conforme a las legislaciones vigentes, en el marco del proyecto de Digitalización del estado.

La digitalización de documentos permite eliminar la gestión de los mismos en forma física evitando la perdida y deterioro de documentos originales en formato físico tales como resoluciones, expedientes y Registros Sanitarios entre otros.

La implementación de un sistema de digitalización transformará fundamentalmente la manera en que gestionamos y accedemos a la información:

• Reducción del tiempo de búsqueda: Con documentos digitalizados y correctamente indexados, el tiempo de búsqueda se reduce drásticamente. Los empleados pueden ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos.
• Acceso instantáneo: El sistema permitirá el acceso simultáneo a múltiples usuarios, eliminando los cuellos de botella asociados con los archivos físicos.
• Automatización de procesos: La digitalización facilita la automatización de flujos de trabajo, reduciendo errores humanos y acelerando los procesos de aprobación y revisión.

La transición a un sistema digital tiene implicaciones significativas en términos de espacio físico y costos operativos:

• Reducción de costos de almacenamiento: El costo anual de mantener archivos físicos puede ascender significativamente. La digitalización puede reducir estos costos en hasta un 80%.
• Control de acceso granular: Se pueden implementar permisos detallados, asegurando que solo el personal autorizado acceda a información sensible.
• Auditoría y trazabilidad: Cada acceso y modificación a los documentos puede ser registrado, facilitando auditorías y cumplimiento con regulaciones existentes.
• Colaboración en tiempo real: Múltiples empleados pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente, incrementando la productividad y reduciendo los ciclos de revisión.
• Acceso desde cualquier lugar: Con los documentos almacenados digitalmente, los empleados pueden acceder a la información necesaria desde cualquier ubicación, facilitando el trabajo remoto y la continuidad del negocio.
• Reducción del uso de papel: Se estima que una oficina promedio utiliza 10.000 hojas de papel al año por empleado. La digitalización puede reducir este consumo en hasta un 95%.
• Disminución de la huella de carbono: Menos papel significa menos tala de árboles y menos emisiones asociadas con la producción y transporte de papel.
• Ahorro en costos operativos: Se estima un ahorro anual significativamente elevado, considerando la reducción en costos de papel, almacenamiento y tiempo de los empleados.
• Incremento en la productividad: La mejora en la eficiencia operativa puede traducirse en un aumento en la productividad de los empleados.
• Retorno de inversión proyectado: Basándonos en estos factores, se proyecta un retorno de inversión positivo en un plazo de 18 a 24 meses después de la implementación.

El pedido de este servicio obedece al objetivo de disminuir al máximo los papeles y lograr que los documentos sean digitales en un alto porcentaje. Así también, cabe mencionar los siguientes objetivos:

Implementar un Software de Gestión documental, agilizando los procesos de búsquedas  para las consultas de los expedientes.

Realizar la digitalización de aproximadamente 2.500.000 (Dos millones quinientos mil) de páginas con estándares normalizados.

Permitir operar entre los  sistemas en base a la tecnología utilizada.

Adquisición de escáner

Después de un exhaustivo análisis y evaluación de nuestras necesidades, hemos identificado la necesidad de adquirir  escáner de alta calidad para el proceso de digitalización ya que se requiere contar con el hardware adecuado para garantizar la sostenibilidad de dicha tarea en el tiempo.

Adquisición de un servidor

En este contexto, sugiero que para la implementación de un sistema de digitalización integral, se incluya la adquisición de un servidor dedicado es decir exclusivo para el sistema de digitalización de documentos.

La inversión en un servidor proporciona una base sólida para el crecimiento futuro, atendiendo la capacidad de expansión que se logra a través de un servidor bien dimensionado que puede manejar el crecimiento de datos durante varios años, permitiendo la adición de más almacenamiento según sea necesario.

La adquisición de un servidor para implementar un sistema de digitalización representa una inversión estratégica crucial para nuestra institución. Los beneficios multifacéticos que ofrece esta tecnología, desde la mejora en la eficiencia operativa y la seguridad de la información, hasta el ahorro de costos y la promoción de prácticas, posicionarán a nuestra institución para un éxito en la era digital.

Esta inversión no solo aborda las necesidades inmediatas de gestión de información, sino que también establece una base sólida para la innovación futura y la adaptabilidad en un paisaje empresarial en constante evolución. Al adoptar esta tecnología, demostramos nuestro compromiso con la excelencia operativa, la responsabilidad ambiental y la mejora continua de nuestros servicios a usuarios y partes interesadas.

Liberación de espacio: Un servidor puede reemplazar varios archivadores. Por ejemplo, un solo servidor puede almacenar el equivalente a 2.000 archivadores de cuatro cajones, liberando espacio físico de una oficina.

Copias de seguridad y recuperación: El servidor permitirá la implementación de políticas de backup automatizadas, protegiendo contra pérdidas de datos debido a desastres naturales, incendios o robos.

Guarda de documentos

La guarda de documentos es primordial debido al tipo de documento que la institución maneja. El archivo de DINAVISA debe estar bien resguardado, atendiendo los estándares de seguridad y calidad porque son documentos científicos, confidenciales y de contenido sensible. El archivo físico constituye el respaldo tangible de la base de datos a ser digitalizados.

La guarda de documentos permitirá el ordenamiento físico, clasificación y administración del archivo de DINAVISA bajo las normas edilicias municipales y ambientales existentes.

Justificar la planificación.

El presente llamado corresponde a un llamado sucesivo. 

Justificar las especificaciones técnicas establecidas

Las especificaciones técnicas fueron elaborada conforme a la necesidad de la secretaria general de la DINAVISA, justificando el mismo en el párrafo que antecede correspondiente a la Justificación de la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizado

Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:

El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las características técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:

-      Las EETT sirven de referencia para verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.

-      En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.

-      En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.

-      Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.

-      Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”, remitiendo la aclaración respectiva.  Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.

-      Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.

 

-      Las EETT   deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:

(a)      Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.

(b)      Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).

(c)       Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.

(d)      Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.

(e)      Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.

-              Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda.  Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo a la de Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.

Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta datos sobre una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá detallar la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.

Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.

ÍTEM N° 1 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS

SERVICIOS REQUERIDOS

Digitalización certificada de los documentos físicos del archivo de la institución, incluyendo todos los procesos y sub procesos asociados a la Digitalización documental. Esta Digitalización deberá facilitar el acceso a la información requerida a través de los documentos digitalizados.

El Oferente, una vez reproducidos los documentos físicos a electrónicos, debe hacer entrega a la Convocante de la documentación electrónica resultante en el servidor instalado por el Oferente en las oficinas de la Convocante. Siendo la Convocante la responsable de la guarda (documentos digitalizados) y acceso con autorización a dichos documentos.

El Oferente debe asegurar confidencialidad en el marco de la prestación de sus servicios incluso una vez finalizado, el cual será instrumentalizado a través del Contrato de Confidencialidad.

Lugar de trabajo de digitalización certificada: en las oficinas del Oferente adjudicado.

Normativa: De modo a dar cumplimiento a la ley 6822/2021 para la digitalización certificada, las instalaciones deberán cumplir con todas las exigencias establecidas, así como decretos, resolución y otras asociadas, correspondientes al marco legal.

Procesamiento de documentos físicos: La Convocante estará obligada a ceder documentos al Oferente adjudicado en tiempo y forma, a solicitud del Oferente. El Oferente adjudicado deberá retirar los documentos físicos bajo inventario y por lotes, contemplando el mismo procedimiento al momento de la devolución de los mismos dentro del plazo de vigencia del contrato. En casos excepcionales, bajo causa justificada, la Convocante podrá solicitar por escrito la devolución parcial o total del Lote de documentos físicos retirados al Oferente adjudicado, quien dispondrá de 12 (doce) horas hábiles laborales a partir de la recepción del pedido.

ALCANCE DEL SERVICIO

El Servicio de Digitalización Certificada de los documentos históricos convertirá los documentos físicos en formato digital con la implementación de un software visualizador de las imágenes digitalizadas, obteniendo de ese modo el acceso rápido a los documentos en forma digital, con la implementación de los procesos y sub procesos asociados con cada uno de los entregables aplicando metodologías de trabajo definidas y confiables.

El Servicio de Digitalización certificada será aplicado a todos los documentos físicos determinados por la Convocante.

El Oferente deberá presentar un plan de trabajo para la ejecución de la digitalización de documentos propios de los departamentos de la institución, con recursos humanos y tecnológicos que deben reflejar, plasmar y garantizar todos sus recursos disponibles, actividades, entregables e informes parciales y finales en plazos que estén definidos, adaptados y vinculados al calendario de plazos de entrega establecidos para el cumplimiento de lo requerido.

El plan de trabajo presentado por el Oferente además deberá presentar mejoras como aspecto exigido y deberá reflejar todos los recursos requeridos que hacen a la contratación de este servicio.

Se definen Metodologías y Secuencias de Actividades, Procedimientos, e Instructivos (en línea de la aplicación de proceso a ser utilizada) para el procesamiento de los documentos, como mínimo, para los siguientes aspectos:

• Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
• Preparación y Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras con códigos de barra.
• Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
• Carga de datos asociados e indexación: Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad.
• Validación y Control de Calidad: Detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación etc.
• Tipos de Documentos y Campos Asociados que deberán ser validados, verificados y digitados por cada página y archivo en particular, los cuales deberán ser cargados con los siguientes datos o campos asociados explícitos en el siguiente punto:

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

Expedientes Registros Sanitarios

• Número de Registro Sanitario
• Número de Renovación
• Nombre Empresa
• RUC
• Nombre Producto
• Fecha de Emisión de Registro
• Fecha de Vencimiento Registro
• Denominación Genérica
• Número de Expediente
• Fecha de Expediente
• Rubro

La tipología documentos y campos índices o asociados determinados precedentemente serán objeto de análisis y evaluación con el área designada por la institución, previo al inicio del Servicio de Digitalización de Documentos, esto con la finalidad de ampliarlos y ajustarlos a nuevos requerimientos en los casos que fuesen necesarios.

Condiciones Generales de la Documentación: la siguiente lista es meramente enunciativa ya que podrían presentarse otras condiciones no detalladas.

• Documentos encuadernados
• Hojas sueltas
• Documentación antigua
• Impresión tenue
• Manchas y decoloraciones
• Sellos y Firmas s/ textos
• Traspaso al dorso de página, impresión matricial en hojas de bajo gramaje.
• Muestras tipo cartón con alto gramaje.

INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS TÉCNICOS REQUERIDOS

De modo a garantizar la calidad de producto final se considera de carácter excluyente los puntos más abajo expuestos cuyos catálogos o documentaciones técnicas deben ser presentados e incluidos en la presentación de la oferta, específicamente para cada caso

Nº	Descripción	Características Mínimas	Cantidad Mínima
1	Escáner de documentación especial (NO transferible a la institución)
	Tipo de Alimentación: Manual	Exigido	3
	Interface de red (TCP/IP): Ethernet Gigabit
	Especializado para documentación encuadernada Gruesa o Frágil
	Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas. doble oficio a libro abierto, permite escanear páginas dobles de libros grandes sin necesidad de realizar múltiples escaneos y unirlos posteriormente, lo que brinda mayor versatilidad y la capacidad de adaptarse a una variedad más amplia de documentos disponibles en la institución. El área de escaneo establecida evita la manipulación excesiva de los documentos, reduciendo el riesgo de daño a los documentos antiguos de la institución, y garantiza un procesamiento ágil de la documentación.
	Resolución:  600 dpi
	Corrección de curvatura manual o automática del material encuadernado.
	Almacenamiento de escaneo de forma directa a memory y carpeta en red.
2	Escáner para hojas sueltas (NO transferible a la institución)
	Tipo de Captura: Sensores Ópticos por Contacto CCD o CIS o CMOS	Exigido	4
	Área de escaneo: 11 x 17 pulgadas o superior
	Resolución 600dpi o superior
	Velocidad de Escaneo: 100 páginas por minuto (una cara)
	Alimentador Automático de Documentos: 500 hojas o superior.
	Software especializado para captura de imágenes
3	Sistema de procesamiento digital (NO transferible a la institución)
	Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones: Formularios: (Etiquetas Lotes Movimientos) Manejo de archivo (Inicializar Revertir) ABM (Scanner Usuario - Repositorio Datos archivo físico (unidad productora, serie, sub serie) Reportes Indexación Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad, mínimamente debe manejar la siguiente información Nombres Completo: Nombre y Apellido del operador. Nombre usuario: Nombre del usuario. Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema Manejo de código de barra, Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote. Editar: Permite editar un Lote ya creado. Borrar: Permite eliminar un Lote. Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades índices. Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Editable (Si o No): debe permitir determinar si el contenido de un campo es editable o no Multilíneas: debe permitir crear una caja de texto para los textos más extensos Requerido (Si o No): en caso que el campo sea requerido, el sistema no debe permitir que dicho campo quede en Blanco (Null) Texto: debe permitir la posibilidad de ingresar datos tipo texto Ancho y Largo: se debe poner configurar las dimensiones del campo, esto previendo la utilización del campo Multilíneas Tipo de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres Proceso Digitales Los procesos solicitados por la institución de modo a garantizar la calidad de los productos son los siguientes Control: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargado en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación. Renombrado: Debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes. Esto de modo que la institución tenga la libertad de solicitar los archivos renombrados de acuerdo a la necesidad de cada departamento dueña de los documentos. Movimiento, Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos físicos, con los siguientes parámetros mínimos: Documentación en cola a preparar Documentación preparada Documentación a escanear Documentación escaneada Documentación a reagrupar Documentación reagrupada	Exigido	1
4	Estaciones de trabajo- PC’s (NO transferible a la institución)	Exigido	Propuesto por el oferente
5	UPS’s (NO transferible a la institución)	Exigido	Propuesto por el oferente
6	Mobiliarios necesarios (NO transferible a la institución)	Exigido	Propuesto por el oferente
7	Útiles (NO transferible a la institución)	Exigido	Propuesto por el oferente

 

CAPACITACIÓN PARA EL USO DEL SOFTWARE DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Las capacitaciones serán realizadas por 2 (dos) personales técnicos del oferente certificado por el fabricante. Dichas capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato.

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las actas de conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.

PROCEDIMIENTOS Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN POST-RECEPCIÓN DE LOS EQUIPOS

Instalación y configuración de todos los componentes parte del alcance del servicio solicitado (escáner servidor software etc.). Dicha instalación y configuración para la puesta en funcionamiento deberá ser realizado por un personal técnico capacitado.

Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo: instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso. Dichos procesos deben ir acompañado con videos tutoriales.

Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.

Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario todos los tipos de documentos.

El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción

REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS

• Formato: PDF/A.
• Sistema de compresión de archivos: Sí.
• Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).
• Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.
• Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
• Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.

SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL (TRANSFERIBLE A LA INSTITUCIÓN)

Componentes Mínimos	Descripción del Requerimiento Mínimo Exigido
Característica	Es exigido que esté homologado vía Resolución del MIC como Software de Digitalización Certificada El software propuesto deberá estar listo para su implementación. No se aceptarán prototipos de software ni software del tipo comunitario EL oferente deberá entregar una licencia perpetua del software a favor de la institución para una cantidad ilimitada de usuarios para uso de todas las funcionalidades requeridas en las especificaciones técnicas mínimas
Requerimientos Técnicos Mínimos	Sistema de Gestión Electrónica de Documentos: Licencias ilimitadas para usuarios de la institución; se deberá instalar en un servidor GNU/Linux, la Base de Datos deberá ser PostgreSQL; accesible vía Web: visor de documentos integrado; Funciones de zoom, rotación incluido; Búsqueda de palabras (OCR); Reconocimiento de los marcadores de los PDF.
	-Módulo de Consulta: (1) Por Campo Índice: debe posibilitar la búsqueda por campos asociados, de uno a N campos creados y ordenados conforme a preferencias e ingresados durante la carga, mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición. (2) Por Contenido: permite la búsqueda por palabra o conjunto de palabras claves, posicionándose en la página que presente la ocurrencia, señalando con un contorno de color la palabra buscada. (3) Otras funciones del módulo: Debe permitir utilizar los filtros de búsqueda por índice o campo asociado o por contenido en forma simultánea; Debe presentar mensajes personalizables de ayuda sobre los campos índices a filtrar; Debe permitir configurar un ordenamiento para los resultados; Debe permitir configurar el orden en que se presentan los campos índices en el resultado de búsqueda; Los resultados deben mostrarse mínimamente en dos modos Grilla y Detalle y deben poder descargarse en formato PDF y XLS.
	-Edición de documentos: Debe permitir agregar una o más páginas al documento, indicando la ubicación del documento en la que serán agregadas, sea esta al principio, final o entre el documento; Debe permitir eliminar páginas si el usuario cuenta con el permiso correspondiente; Debe permitir editar los campos índices del documento si el usuario tiene asignado los permisos de edición, Permitir mover páginas en el orden deseado, si el usuario cuenta con el permiso de mover páginas, Permite eliminar el documento completo, moviéndolo  a una papelera en el servidor, si el usuario cuenta el permiso de eliminación lógica, Permite eliminar el documento completo, si el usuario cuenta con el permiso de eliminación permanente
	-Versionado de documentos: Debe permitir visualizar el historial de versiones por documento, generadas en forma automática tras la modificación de los mismos y/o sus campos asociados; Debe permitir acceder a versiones anteriores del documento.
	-Indexación o carga de datos: Los campos índices a cargar deben visualizarse en conjunto (en la misma pantalla) con el documento, de modo que el usuario pueda digitar fácilmente; Posibilidad de utilizar fuentes externas e internas para obtención de datos en el proceso de indexación o carga de datos; Debe manejar mínimamente los siguientes tipos de datos (Entero, Decimal, Fecha, Cadenas cortas para oraciones simples y extensas para soportar párrafos completos, Booleano, lista de ítems con la posibilidad de seleccionar uno o más ítems); Posibilidad de indexar a partir de un lote de archivo importado; Debe permitir la indexación casual de documentos seleccionando individualmente los documentos deseados; Debe controlar la unicidad de documentos mediante reglas previamente definidas, con alertas emergentes en el caso que se compruebe una duplicidad, y manejo de opciones de acciones sobre los documentos afectados; Debe soportar múltiples formatos de archivos: pdf, jpg/jpeg, bmp, png, Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rtf) y Open Document Format (odt, ods, odp)
	-Integración con Servidor de Directorio: Debe posibilitar la administración centralizada de usuarios y grupos de usuarios a través de un servidor de directorio; Debe soportar la integración con Servidores de Directorio open source como propietarios; Debe soportar autenticación segura mediante Kerberos
Administración del Sistema	-Permitir el alta, baja y modificación de Tipos de documentos, campos índices, usuarios y grupos de usuarios. -Dependencias o Secciones Departamentales de usuarios. -Permiso mediante los siguientes roles: -Consulta y visualización sin marca de agua -Consulta restringida con visualización de marca de agua -Descarga de documentos -Indexación de documentos -Actualización de campos índices -Añadir páginas al documento -Eliminar páginas al documento -Mover páginas del documento -Exportar documentos -Vincular documentos -Eliminación definitiva o de la papelera -Descargar resultado de búsqueda como reporte
Web Services	-Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios. -Debe permitir la indexación de documentos desde sistemas externos. -Permitir consultar documentos mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición. -Permitir descargar documentos desde sistemas externos. -Debe soportar web services de tipo SOAP (Simple Object Access Protocol) y REST (Representational State Transfer) -Deberá proveer la documentación descriptiva de los métodos disponibles, los parámetros que soporta y el formato de respuesta.
Auditoría	-Debe registrar la pista de auditoría de las acciones de los usuarios (logs de eventos) por fecha y hora, permitiendo la generación de reportes a partir de los mismos. -Debe registrar la fecha/hora de autenticación y la dirección IP de usuarios que ingresen al sistema. -Debe registrar las búsquedas realizadas; incluyendo información del usuario, la fecha/hora, el tipo de documento consultado, y los operadores de condición. -Debe registrar la eliminación de documentos; incluyendo información del usuario, fecha/hora, datos que identifiquen el documento eliminado. -Debe registrar la visualización y descarga de documentos, incluyendo información del usuario, fecha y hora. -Debe registrar la edición de la imagen de los documentos y sus respectivos campos índices asociados
Archivo Físico	-Deberá organizar - agrupar - buscar y otras operaciones del manejo de archivos, y como mínimo se deberán considerar los siguientes puntos: Manejar la ubicación e identificación física de los documentos Permitir un estricto control de la ubicación de los documentos físicos dentro del archivo Generar mediante sistema Códigos de Barras que contengan información de la ubicación física Agilizar la búsqueda de los documentos físicos dentro del archivo Manejar multiniveles de almacenamiento de los documentos (como ser: (depósito, estante, balda, caja) Para cada nivel de almacenamiento manejar un número de ubicaciones (como ser varias cajas, varios estantes) Manejar reubicaciones geográficas de los documentos Debe generar rótulos de la ubicación de los documentos Permitir el registro de préstamos del archivo físico, con campos personalizados Permitir la visualización de manera rápida los documentos que se encuentran prestados Manejo de vencimiento de archivos en préstamo, generando notificaciones enviadas vía email de documentos por vencer Debe generar comprobantes de préstamos
Reportes	-Debe permitir administrar el acceso a los reportes a través de roles de acceso. -Debe permitir generar reportes en formato pdf y xls. -Debe proveer un inventario por tipo de documento, presentando los campos índices cargados y las páginas por documento. -Debe proveer información sobre los usuarios y sus permisos. -Debe proveer un informe de consultas por rango de fecha. -Debe permitir incorporar nuevos reportes de acuerdo a las necesidades y la información de consulta y auditoría almacenada en el sistema. -Deberá proveer auditoría de las acciones realizadas por los usuarios
Control de Vencimiento de Documentos	-Debe permitir al usuario definir la fecha fin de vigencia del documento -Debe calcular automáticamente la fecha de vencimiento a partir de la fecha de inicio de vigencia del documento -Debe permitir al usuario postergar la fecha de vencimiento de los documentos -Debe emitir alertas por correo notificando los documentos que están en fechas próximas al vencimiento -Deberá emitir alertas personalizadas por correo  notificando los documentos vencidos
Flujo de Distribución Electrónica de Documentos	-Función de publicación de flujos de trabajo, que permita el manejo de las distintas instancias por las que tiene que pasar un documento. -Debe disponer de una Bandeja de entrada, con distinción de documentos leídos y no leídos. -Notificación vía correo de documentos distribuidos. -Manejo de permisos por fase documental. -Manejo de restricciones por transición de fases. -Manejo de perfiles por usuarios y grupos de usuarios. -Revisión de historial de modificaciones en los flujos. -Al momento de publicar documentos, permitir seleccionar las dependencias a las cuales se distribuirá -Notificación vía correo con el listado de usuarios notificados al responsable de la distribución, verificando así a quienes distribuyó
Firma Digital	-Debe firmar digitalmente documentos en formato PDF mediante dispositivos criptográficos seguros (TOKEN) -Debe permitir visualizar todas las firmas digitales con que cuenta el documento digital en formato PDF -Debe permitir validar la integridad de documento, comprobando que no ha sido adulterado el contenido del mismo -Deberá mostrar mensaje de cantidad de documentos firmados -Permitir configurar firmas visibles por el documento -Permitir definir un flujo de firmas (esto es dependiente al Flujo de Distribución Electrónica de Documentos)
Seguridad	-Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios. -Se requiere que la comunicación y transmisión de datos entre el cliente (navegador web) y el sistema se realice mediante el protocolo seguro de transferencia HTTPS. -Se requiere que los documentos presenten marcas de agua dinámicas de acuerdo al usuario que visualice o descargue los mismos. -Debe implementar las siguientes políticas para el uso de las contraseñas (expiración de contraseña, complejidad mínima de contraseña requerida y bloqueo de ingreso tras intentos fallidos consecutivos). -Autorización de visualización, edición y descarga por tipo de documento, mediante roles del sistema. -Protección contra ataques del tipo SQL Injection. -Protección contra ataques del tipo XSS (Cross Site Scripting) permanente y reflexivo, filtrando los parámetros de entrada a la aplicación. Además declarar los cookies como HTTPonly, protegiéndolos de lectura y escritura por parte de scripts del lado del usuario. De esta forma solo el servidor y el navegador tendrán acceso a la información guardada en los mismos. -Protección contra ataques del tipo Clickjacking Attack utilizando cabeceras http de tipo X-Frame0ptions. -Almacenamiento de contraseñas aplicando el algoritmo SCrypt especialmente diseñado para protegerlas. No es aceptable el algoritmo MD5. Además se requiere incorporar salts aleatorias a la contraseña. -No publicar información acerca del servidor web utilizado en los servicios http, pues esta información podría resultar útil para enfocar los ataques hacia la versión específica del servidor web. -Los mensajes de excepciones mostrados en errores http deben ser personalizados a fin de no proporcionar ninguna información que pueda servir a un atacante -Permitir configurar por departamento y usuario marcas de agua a página completa
Instalación y puesta en funcionamiento	El Oferente deberá instalar y configurar el software en la infraestructura de la institución. Dicha instalación y configuración para la puesta en funcionamiento deberá ser realizado por un personal técnico capacitado.

 

ÍTEM N° 2 SERVIDOR

CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS SOLICITADAS

DESCRIPCIÓN	CARACTERÍSTICAS		MÍNIMO EXIGIDO
Marca	Indicar		Especificar
Modelo	Indicar		Especificar
Estado/Condición	Nuevo		Especificar
Cantidad	Uno (1).		Exigido
Factor de Forma	Rackeable de 1U máximo.		Exigido
Seguridad:	Deberá contar con chip dedicado capaz de proteger el equipo ante ataques a nivel de firmware incluso sin tener encendido el sistema operativo.		Exigido
Procesador	Cantidad instalada en el equipo	1 (Uno)	Exigido
	Cantidad mínima soportada  por  el  equipo	1 (Uno)	Exigido
	La generación del procesador no debe ser más de dos generaciones anteriores a la versión final vigente.		Exigido
	Cantidad de cores:	8 como mínimo	Exigido
	Frecuencia:	2.6GHz como mínimo sin tener en cuenta el turbo. 22,5MB de cache.	Exigido
Memoria	Cantidad instalada	128GB como mínimo en módulos de 32GB.	Exigido
	Tipo de memoria	DDR5 5600 RDIMM mínimamente	Exigido
	Capacidad máxima de memoria soportado por el equipo	2 TB como mínimo	Exigido
	Cantidad máxima de slots soportados por el equipo	16 slots por procesador.	Exigido
	Tipos de protección soportadas	ECC, Memory Mirroring, y Memory Sparing como mínimo	Exigido
Almacenamiento	2 (dos) unidades de 480GB NVme en raid 1.		Exigido
	Capacidad de albergar hasta 8 discos SFF.		Exigido
	El equipo debe poder soportar discos SAS, SATA y NVMe.		Exigido
Ranuras de Expansión	2 slots PCIe como mínimo.		Exigido
Interfaces de periféricos	Puertos USB: cuatro (4) unidades con posibilidad de ampliar a cinco (5) unidades		Exigido
	Gráfico DB-15: una unidad posterior.		Exigido
	Serial: con capacidad de poder agregar una unidad a futuro.		Exigido
Tarjeta Gráfica	Puerto grafico de 16MB integrado con resolución máxima de 1920x1200, 16bpp, 60Hz.		Exigido
Fuente de alimentación	Fuente de alimentación redundante de 800W platinum Hot Plug o similar mínimamente.
Comunicaciones	2(dos) puertos de 10 Gb mínimamente + 2 (dos) puertos de 32GB FC mínimamente.		Exigido
Sistema Operativos Soportados	Windows Server 2019 o superior		Exigido
	Red Hat Enterprise Linux 8 o superior		Exigido
	SUSE Enterprise Linux Server 15 o superior		Exigido
	VMware Vsphere 7 o superior		Exigido
	Oracle Linux 8 o superior.		Exigido
Características RAS	Diagnóstico de fallas de hardware en el equipo mediante LEDs indicadores; y también debe contar con análisis predictivo de fallas que cubra los siguientes componentes del sistema: procesador, regulador de voltaje, memoria, discos, controladores de disco, fuente de poder y ventiladores.		Exigido
Administración	Debe poseer puerto de consola dedicado y licenciamiento necesario para la administración remota del Servidor, que permita configurar, supervisar y actualizar el servidor. Debe poseer consola remota integrada y capacidad de montar medios virtuales.		Exigido
	Se deberá incluir una herramienta de administración centralizada de servidores debe ser en la nube, que permita la administración, monitoreo, automatización y la implementación de los nuevos servidores.
Kit de Montaje en Rack y Accesorios	Se deberá proporcionar el kit completo de: cables, soportes, organizadores y demás accesorios requeridos para el montaje y funcionamiento correcto del servidor en el rack.		Exigido
Certificado de Calidad	La marca ofertada debe contar con certificación ISO 9001 y 14001 como mínimo.		Exigido
Autorización del fabricante	El oferente deberá contar con Autorización del Fabricante.		Exigido
Garantía	3 (tres) años 7x24		Exigido
Personal Técnico	Incluir nómina de personal técnico local estable de: 1 (uno) profesional con capacidad demostrada para la marca ofertada.		Exigido
Instalación y puesta en funcionamiento	El Oferente deberá instalar y configurar el Servidor en las oficinas de la Convocante. Dicha instalación y configuración para la puesta en funcionamiento deberá ser realizado por personal técnico capacitado.		Exigido

 

ÍTEM N° 3 ESCÁNER DE DOCUMENTOS

Especificaciones Técnicas	CARACTERÍSTICAS	MÍNIMO EXIGIDO
Marca	Indicar	Especificar
Modelo	Indicar	Especificar
Estado/Condición	Nuevo	Especificar
Cantidad	2 (dos)
Año de Lanzamiento	2022 o superior	Exigido
Elemento de escaneo	CMOS (Contact Image Sensor)	Exigido
Fuente	LED RGB	Exigido
Capacidad de Alimentador	60 hojas o superior	Exigido
Tamaños admitidos para escaneo	Carta, A4, Oficio o superior.	Exigido
Modo Documentos Largos	hasta 3000mm o superior	Exigido
Velocidades de escaneo a color (tamaño carta a 200 ppp)	Una cara: 50 ppm o superior Dos caras: 100 ipm o superior	Exigido
Volumen diario	6.000 escaneos o superior	Exigido
Formatos de Archivos de Salida	Mínimamente PDF y JPG	Exigido
Resolución óptica	600 ppp o superior	Exigido
Interfaz	Mínimamente USB 2.0 y 10Base-T/100Base-TX/ 1000Base-T Ethernet (integrada al equipo)	Exigido
Funcionalidades Básicas requeridas	Mínimamente: Detección automática de color, Detección automática de tamaño de página, Corrección de desviación, Liberación de alimentación doble, Rotación de imagen, Recorte de sombra, Omisión de página en blanco, Reconocimiento de la orientación del texto y Detección ultrasónica de alimentación doble	Exigido
Debe soportar (opcional escalable exigido)	Unidad de cama plana (hasta tamaño oficio) -  Hoja transportadora (hasta el tamaño A4)	Exigido
Garantía	1 año contra defectos de fábrica	Exigido
Autorización del fabricante	El oferente deberá contar con Autorización del Fabricante.	Exigido
Mantenimiento de los equipos	Por 24 meses, es decir por el plazo del contrato	Exigido

 

4	Traslado Total de Documentos	Al inicio y al finalizar el contrato: Traslado de toda la documentación desde el lugar donde se encuentra actualmente hasta la nueva sede de la empresa adjudicada. Cantidad mínima de 6.000 cajas aproximadamente. Así mismo, al finalizar el contrato la Contratante deberá entregar la totalidad de las cajas conteniendo los documentos de la Convocante en el lugar indicado por la Convocante.
5	Traslados Ocasionales de Documentos (incluye viaje de ida y vuelta)	Pedidos y envíos ocasionales durante el periodo del Contrato. Traslado de toda documentación desde las oficinas de la Convocante a dependencias de la sede de la empresa adjudicada incluyendo la provisión de cajas. Traslado de toda documentación desde de la sede de la empresa adjudicada hasta las oficinas de la Convocante.
6	Clasificación según criterios de la Convocante	Recepción, clasificación según criterios de la Convocante, traspasar las documentaciones en cajas. Codificaciones en cajas, codificaciones con códigos de barras o QR e inventarios en manual de contenidos de cajas por parte de la empresa adjudicada.   Etiquetados, registración de diferentes niveles de acceso de acuerdo a las instrucciones de la Convocante.  Registrar a las personas autorizadas a realizar pedidos de las documentaciones originales, fotocopias y/o consultas, previo informe emitido por el cliente, servicio de consulta a archivos físico o digital, servicio de ordenamiento o clasificación, preparación e inventario informatizado de archivos integral de todo el archivo. La empresa adjudicada debe dar seguridad de las documentaciones en guarda, el depósito debe contar con detectores de humo y movimientos, búsqueda y preparación de documentos para envíos digitales (presentar póliza de incendios completa por la propiedad y el contenido de archivos). Debe incluir el servicio de destrucción de documentos en caso lo requiera la convocante, se debe realizar con trituradora industrial y filmación del proceso y conforme a lo establecido con las legislaciones vigentes.
7	Custodia de documentos	Guarda y custodia de documentos durante la vigencia del contrato.
8	Provisión de caja de cartón para guarda de archivo	Provisión de caja de cartón para guarda de archivos
9	Consulta digital (Escaneo)	Consulta digital (escaneo) tiene como objetivo acceso rápido y seguro a documentos requeridos por la institución sin necesidad de desplazamientos física por parte de los oferentes. Localización del Documento: el oferente deberá identificar la documentación física solicitada por la institución, esto mediante campos de búsqueda como código de caja, ubicación, etc. Escaneado del documento solicitando, utilizando escáner de alta resolución, asegurando una imagen clara, legible y fiel al original físico. Disponibilidad del archivo digital por parte del oferente a la institución.

SERVICIOS CONEXOS

Guarda de documentación perteneciente a la entidad en cajas y depósitos especialmente acondicionados para el efecto, en un área o espacio exclusivo para la Convocante.

• Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa personal para estiba y desestiba, etiquetado provisorio de las cajas por numeración correlativa, control de las cajas tanto en el punto de retiro como en el de destino y acondicionamiento de las mismas en los estantes del depósito. 
• Reorganización de la documentación: el oferente deberá contemplar la tarea de identificación de documentos, separación por tipo y serie documental definidos previamente con la Contratante, generación de códigos, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos al sistema informático de administración de documentos.
• Acondicionamiento de la documentación: el oferente deberá contemplar el acondicionamiento de las cajas en estanterías de metal y/o material no inflamable similar a tener en cuenta según las especificaciones técnicas detalladas más abajo. La documentación deberá ser guardada en cajas especialmente diseñadas para el efecto de acuerdo a normas técnicas de archivo (proveídas por la oferente), de material resistente y que permitan su fácil identificación a través de etiquetas estandarizadas así como que cuenten con precintas inviolables para asegurar la integridad del contenido.
• Resguardo especial de documentación histórica: que ante el inconveniente de su probable deterioro por su estado y antigüedad para el traslado de los mismos, y se requiera su especial resguardo.
• Equipo de destrucción industrial para reciclado del papel: El Oferente deberá disponer para el caso de expurgue y destrucción de documentación para posteriormente ser reciclada, de un equipo de destrucción de importante porte a los efectos de cumplimentar las necesidades que manifieste la contratante al respecto.
• Traslado y entrega de documentación al finalizar el contrato: el oferente deberá contemplar en esta etapa, el transporte y el personal para estiba y desestiba de las cajas, en el punto de entrega indicado por la Contratante  al finalizar el contrato.
• Seguridad de la documentación en guarda: La contratante considerara las ofertas que minimicen el riesgo de la documentación a ser custodiada por el oferente adjudicado. En tal sentido se considerara el cumplimiento de los siguientes requisitos de seguridad:

REQUISITOS DE SEGURIDAD

• Detectores de humo y movimiento en cada depósito.
• Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos, contando con un área o especio exclusivo para la Convocante.
• Seguridad 24 horas.
• Presentar Póliza de Incendios completa Propiedad Contenido de Archivos
• SISTEMAS de alarmas contra intrusos, con sensores de movimiento, impacto, humo o gases; con conexión monitoreada las 24Hs. 
• El oferente deberá contar con una flota de vehículos en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, rastreo satelital., para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Mínimo 3 unidades.
• Firma de cláusula de confidencialidad por los funcionarios de la empresa oferente
• Sistemas de Acceso Seguro y exclusivo al personal autorizado. PROTOCOLOS DE SEGURIDAD, con respecto a los procedimientos de resguardo, seguridad y confidencialidad de documentos físicos archivados y en tránsito, así como el control de ingreso de personas y personal no autorizado, carnets de visitantes. 
• Controles contra plagas, fumigación periódica (componentes químicos no dañinos para los documentos). A ese efecto se deberá presentar un calendario de las tareas de fumigación, contrato con la empresa prestadora y certificado de última fumigación realizada.
• Iluminación adecuada.
• Ambiente climatizado, control de humedad.
• Plan de emergencia contra siniestros que deberá ser presentado por escrito.
• Extintores ubicados en lugares estratégicos del depósito según el PCI (Prevención Contra Incendio) conforme lo requerido por la Municipalidad correspondiente a fin de dar cumplimiento a las ordenanzas y normativas vigentes.
• Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para actuar en caso de emergencias.
• Control y registro de entrada y salida de documentación dentro del depósito donde se realiza la guarda de documentos, a través del sistema.
• Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.
• Estanterías metálicas de alta resistencia o Racks industrial tipo porta pallets instalados y listos para la guarda y custodia de documentos.
• Cámaras de seguridad, circuito cerrado.
• Seguro contra todo riesgo, presentar póliza que avala su validez.
• Contar con contrato vigente para el control de plagas y alimañas.
• Contar con una sala climatizada debidamente equipada con internet, PC, escritorio y  sillas para los funcionarios de la institución puedan utilizar para ir a verificar el avance de los trabajos.
• Elevador de carga con estructura de seguridad para la estiba y desestiba de documentos.
• Contar con Generador de energía eléctrica, propio.

Sistema de Trabajo

En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.

En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.

Equipo de Trabajo:

El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con funcionarios especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados. Cantidad mínima requerida de 10 funcionarios comprobables a través de la planilla de IPS, los mismos deberán contar con una antigüedad mínima de 12 meses con lo cual quedaría demostrada su experiencia.

Requisitos al momento de suscripción del contrato:

La Contratante designará personal al momento de la suscripción del contrato respectivo de manera a poder aclarar dudas y establecer el sistema de archivos que más convenga a los intereses institucionales.

Al momento de firma del contrato, la Contratante proveerá un Registro de Firmas, del personal autorizado a:

1-Pedir Documentación Original y/o copias.

2-Autorizar pedidos de otros departamentos.

3-Limitar consultas.

4-Establecer rangos de Autorización. 

Los sistemas deben permitir la identificación del solicitante de los documentos, y si los mismos fueron devueltos en su caso, así como la emisión de informes mensuales sobre el detalle de movimientos. 

CONFIDENCIALIDAD

El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida. El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.
• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.
• Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la institución. Alternativamente, podrá destruir la información Confidencial con la autorización de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción.   
• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos.

FLOTA VEHICULAR (LIVIANOS Y PESADOS), como mínimo se requiere lo siguiente:

• Debe contar como mínimo con vehículos tipo furgón cerrados.
• Deben estar correctamente identificados con el logo del Proveedor correspondiente.

El proveedor será́ responsable del traslado de los documentos desde las oficinas del Departamento de Gestión Documental del Edificio de la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria al local del Proveedor para su Administración, Guarda y Custodia, conforme al procedimiento de traslado definido regidos bajo estándares de calidad, alta seguridad e inventario permanente.

El Servicio de guarda física de los documentos comprende los siguientes servicios: guarda y custodia de cajas con documentos físicos, servicio de clasificación e inventario de la documentación.

En procedimientos de Menor Cuantía, la aplicación de la preferencia reservada a las MIPYMES prevista en el artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas" será de conformidad con las disposiciones que se emitan para el efecto. Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 4° de la Ley N° 7444/25 QUE MODIFICA LA LEY Nº 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio.

Ítem	Descripción del bien	Cantidad	Unidad de medida	Lugar de entrega de los bienes	Fecha(s) final(es) de entrega de los bienes
2	Servidor	1	Unidad	En las oficinas de la DINAVISA	90 días desde la recepción de la orden de compra
3	Escáner de documentos	2	Unidad	En las oficinas de la DINAVISA	30 días desde la recepción de la orden de compra

 

 

 

Ítem	Descripción del servicio	Unidad de medida de los servicios	Lugar donde los servicios serán prestados	Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios
1	Servicio de digitalización certificada de documentos	Unidad	En las oficinas del oferente	2(dos)días hábiles desde la recepción de a orden de servicio
4	Traslado total de documentos	Unidad	En las oficinas del oferente	2(dos)días hábiles desde la recepción de a orden de servicio
5	Traslado ocasionales de documentos (incluye viaje de ida y vuelta)	Unidad	En las oficinas del oferente	2(dos)días hábiles desde la recepción de a orden de servicio
6	Clasificación según criterios de la convocante	Unidad	En las oficinas del oferente	2(dos)días hábiles desde la recepción de a orden de servicio
7	Custodia de documentos	Mes	En las oficinas del oferente	2(dos)días hábiles desde la recepción de a orden de servicio
8	Provision de caja de carton	Unidad	En las oficinas del oferente	2(dos)días hábiles desde la recepción de a orden de servicio
9	Consulta digital (escaneo)	Unidad	En las oficinas del oferente	2(dos)días hábiles desde la recepción de a orden de servicio

 

 

 

 

 

 

No aplica

No aplica

No aplica