Esta sección constituye el detalle de los bienes y/o servicios con sus respectivas especificaciones técnicas - EETT, de manera clara y precisa para que el oferente elabore su oferta. Salvo aquellas EETT de productos ya determinados por plantillas aprobadas por la DNCP.
El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
En este apartado la convocante deberá indicar los siguientes datos:
Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el procedimiento de contratación a ser publicado.
DPTO. ADMINISTRATIVO - DIBEN.: LIDIA MORAL, JEFA
Justificación de la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada.
La Dirección de Administración y Finanzas emite el presente Memorándum del Departamento Administrativo, mediante el cual se remiten las Especificaciones Técnicas que se ajustan a los servicios solicitados por la entidad convocante. Esta convocatoria responde a la necesidad de garantizar la preservación, resguardo y acceso eficiente a los archivos institucionales, en cumplimiento con las disposiciones de conservación documental establecidas en la Ley N° 1535/99, "De Administración Financiera del Estado".
Justificación de la planificación, si se trata de un procedimiento de contratación periódico o sucesivo, o si el mismo responde a una necesidad temporal.: proceso periódico.
Justificación de las especificaciones técnicas establecidas.: Las especificaciones técnicas de dicho llamado fueron redactadas de acuerdo a las necesidades a ser cubiertas.La licitación propuesta tiene como objetivo gestionar, clasificar, ordenar y conservar los documentos de la DIBEN, asegurando tanto la conservación, el mantenimiento y la disposición de los mismos de manera eficiente en el menor tiempo posible.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
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Ítems |
Descripción |
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1 |
Servicio de Gestión, Archivo, Almacenamiento y Custodia (por caja) |
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2 |
Consulta física/ traslado de documentos (por caja) |
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3 |
Traslado y Adecuación de documentos físicos (por unidad) |
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4 |
Inventario de documentos (por unidad) |
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5 |
Servicio de Embalaje de Archivo en Cajas |
DETALLE DE LOS SERVICIOS
El Servicio requerido es: Gestión de Archivo, Almacenamiento y Custodia de las documentaciones de la DIBEN.
La DIBEN busca con la presente contratación la reducción del manejo de volúmenes de papel, documentación ordenada y clasificada; evitar además la duplicación de documentos físicos de los usuarios; acceso a la información de manera oportuna y precisa, con el objeto de preservación, resguardo y facilidad de acceso a los archivos institucionales.
Se prestarán estos servicios adaptándolos a los requisitos y necesidades específicas de la Convocante, con el objeto de preservación, resguardo y facilidad de acceso a los archivos institucionales.
La empresa nombrará una persona responsable de la cuenta de la DIBEN quién deberá estar disponible por lo menos 10 horas al día (07:00 A 17:00 hs), 6 (seis) días a la semana (lunes a sábado).
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:
El oferente deberá clasificar los documentos de acuerdo a los criterios de clasificación y ordenamiento de la Institución.
Debe ofrecer los siguientes requerimientos:
Servicio de embalaje de archivos en cajas:
Incluye la provisión de la caja de cartón, codificación, etiquetado, precintados y embalaje de los archivos según detalle:
CONFIDENCIALIDAD
El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas.
Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución o Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.
o Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la institución. Alternativamente, podrá destruir la información Confidencial con la autorización de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción.
o Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos
CARACTERISTICAS GENERALES Y ESPECIALES
El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las carácteristicas técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:
- Las EETT constituyen los puntos de referencia contra los cuales la convocante podrá verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.
- En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.
- En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.
- Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.
- Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Siempre que sea posible deberán especificarse normas de calidad internacionales . Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”. Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.
- Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.
- Las EETT deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:
(a) Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.
(b) Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).
(c) Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.
(d) Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.
(e) Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.
- Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda. Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo al Formulario de Presentación de la Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.
Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá especificar detalladamente la naturaleza y alcance de la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.
Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.
Los bienes y/o servicios deberán cumplir con las siguientes especificaciones técnicas y normas:
| No. de Artículo/Lote | Nombre de los Bienes o Servicios | Especificaciones Técnicas y Normas: |
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1 |
Servicio de Gestión, Archivo, Almacenamiento y Custodia (por caja) |
El Servicio requerido es: Gestión de Archivo, Almacenamiento y Custodia de las documentaciones de la DIBEN. La DIBEN busca con la presente contratación la reducción del manejo de volúmenes de papel, documentación ordenada y clasificada; evitar además la duplicación de documentos físicos de los usuarios; acceso a la información de manera oportuna y precisa, con el objeto de preservación, resguardo y facilidad de acceso a los archivos institucionales. Se prestarán estos servicios adaptándolos a los requisitos y necesidades específicas de la Convocante, con el objeto de preservación, resguardo y facilidad de acceso a los archivos institucionales. La empresa nombrará una persona responsable de la cuenta de la DIBEN quién deberá estar disponible por lo menos 10 horas al día (07:00 A 17:00 hs), 6 (seis) días a la semana (lunes a sábado). |
Para los procedimientos de Menor Cuantía, este tipo de procedimiento de contratación estará preferentemente reservado a las MIPYMES, de conformidad al artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas". Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 5° de la Ley N° 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio
La prestación de los servicios se realizará de acuerdo con el plan de prestaciòn, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
Una vez firmado el Contrato, la Convocante emitirá una Orden de Compra solicitando la prestación de los servicios adjudicados.
El Plazo de prestación de los servicios es: dentro de los 3 (tres) días hábiles de haber recepcionado la Orden de Servicio correspondiente.
El monitoreo y control del servicio estará a cargo de la División de Administración de Contratos, dependiente del Departamento Administrativo de la Dirección de Administración y Finanzas.
Los trabajos deberán ser realizados de lunes a viernes dentro del horario comprendido entre 07:00hs a 17:00hs
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (Se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
| Nota de Remisión / Acta de recepción | Nota de Remisión / Acta de recepción | Dentro de los 10 días corridos siguientes a la prestación los servicios a satisfacción de la convocante (ejercicio fiscal 2024 y 2025) |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.