ADENDA N° 01

Licitación de Menor Cuantía Nacional N° 06/2025 Adquisición de Sistema de Gestión para la Dirección de Gestión de Talento Humano  ID N° 468.828

 

1) Se modifica y agregan ítems al pliego de bases y condiciones.

A continuación se detallan los ítems que requieren ser actualizados o ajustados quedando de la siguiente manera:

 

I. Módulo de Mesa de Entrada y Seguimiento de Documentos

Objetivo del módulo:

Módulo de recepción, seguimiento y gestión de documentos, para mejorar la comunicación con las distintas dependencias dentro de la institución a fin de optimizar los procesos.

 

Requerimientos funcionales del Sistema:

1. Recepción de Documentos:

Implementar una funcionalidad que permita la recepción de documentos de manera digital.Diseñar una interfaz intuitiva para el ingreso de documentos, que facilite la captura de datos esenciales y la categorización adecuada. Asegurar la capacidad de registrar tanto documentos físicos escaneados como documentos digitales.

 

2. Seguimiento de Documentos:

Proveer herramientas para rastrear el estado y el progreso de cada documento desde su recepción, traslado entre los diferentes departamentos, hasta su resolución final.Incluir un panel de control donde se pueda visualizar el historial y el estado actual de todos los documentos. Permitir la asignación de responsables y fechas límite para cada documento, asegurando un seguimiento detallado. Disponer de perfiles diferenciados para usuarios que presenten documentos, con acceso controlado para consultar el estado de sus trámites.

 

3. Notificaciones Automáticas:

Implementar un sistema de notificaciones que informe automáticamente a los funcionarios relevantes sobre cambios en el estado de los documentos.Configurar alertas para eventos clave, como la recepción de un nuevo documento, cambios de estado, asignación de tareas y proximidad a fechas límite. Asegurar que las notificaciones se envíen a través de múltiples canales, como correo electrónico y notificaciones en la propia interfaz del sistema.

 

4. Búsqueda de Documentos:

Deberá contar con una funcionalidad de búsqueda que permita a los usuarios buscar documentos por varios criterios como: tipo de documento, fecha, estado, remitente, destinatario, tema, palabras clave, datos de anexos etc.

 

5. Documentos Anexos:

Deberá contar con una funcionalidad que permita visualizar una lista de anexos asociados a un documento principal, con opciones para descargar o eliminar según los permisos del usuario. Deberá restringir la visualización y gestión de los anexos conforme a los permisos asignados. Deberá permitir la actualización de anexos, conservando versiones anteriores si fuera necesario. Deberá mantener un registro de auditoría de los documentos anexos. Deberá notificar a los usuarios sobre la subida de un nuevo anexo.

 

6. Deberá conectarse con el sistema de gestión de documentos existente en el Ministerio Publico.

 

II. Módulo de Gestión de Legajos de Funcionarios

Objetivo:

Desarrollar un módulo de gestión de legajos de funcionarios, permitiendo la carga, acceso y validación de manera eficiente y segura.

 

Requerimientos:

1. Administración de funcionarios y legajos:

Desarrollar un módulo de gestión de legajos de funcionarios del Ministerio, con todos los datos requeridos por la Dirección de Gestión del Talento Humano.Debe permitir adjuntar documentos adicionales como escaneados de cédula de identidad, curriculum vitae, diplomas, certificados de estudios, fotografía del funcionario, etc.

 

2. Acceso a Legajos:

Proveer una interfaz dentro de la intranet del Ministerio, donde los funcionarios puedan acceder y descargar sus legajos personales. Asegurar que el acceso esté protegido por autenticación y permisos adecuados. Agregar un registro de auditoría que registre quién y cuándo realizó modificaciones. Definir categorías o secciones del legajo (información personal, académica, laboral). Especificar niveles de acceso por roles (funcionario, administrador, superiores)

 

3. Generación de PDFs con QR:

Los legajos deben poder ser exportados en formato PDF. Cada PDF debe incluir un código QR único. El código QR debe ser generado automáticamente al momento de la exportación del PDF.

 

4. Validación de Legajos:

El QR incluido en los PDFs debe ser validable a través de una URL pública. Desarrollar una web de acceso público que permita validar el QR, confirmando la autenticidad y vigencia del legajo.

 

5. Firma Electrónica:

El sistema deberá ser compatible e integrable con la plataforma de Firma Electrónica para el sector público, provista por el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicación (MITIC).

 

III. Módulo de Gestión de Credenciales de Funcionarios

Objetivo:

Desarrollar un módulo de gestión de credenciales que permita generar, emitir, verificar y administrar credenciales oficiales.

 

Requerimientos del Sistema:

1. Generación de QR para Credenciales:

Desarrollar un módulo que genere un código QR único para cada funcionario.Imprimir el código QR para adherirlo a la parte posterior de la tarjeta magnética. Asegurar que los códigos QR estén vinculados a la base de datos de usuarios y sus respectivos datos personales, protegiendo la información sensible. Añadir funcionalidad de impresión directa de credenciales

Incluir registro histórico de credenciales emitidas por funcionario.

2. Escaneo y Verificación Pública:

Desarrollar una URL pública accesible a través de la cual cualquier persona pueda escanear el QR de una tarjeta y ser redirigida a una página de verificación.La página de verificación debe mostrar los datos personales relevantes del titular de la tarjeta, permitiendo corroborar la autenticidad de la credencial.Garantizar que la información mostrada sea precisa y esté actualizada en tiempo real.

3. Renovación / Revocación de Credenciales:

Deberá contar con un proceso para la renovación de las credenciales, incluyendo la generación de nuevos códigos QR y un mecanismo para revocar las credenciales y desactivar los códigos QR correspondientes.

 

IV. Plataforma tecnológica requerida

Tipo de Sistema: Aplicación Web.

Sistema Operativo: Linux (Debian 12 o Ubuntu Server 22) o superior.

Base de Datos: MariaDB u otra con prestaciones equivalentes. Implementar encriptación de datos sensibles

Lenguaje de Programación: PHP 8.3 o superior. Utilizar frameworks robustos y mantenidos.

 

V. Requerimientos de Licencia

El sistema deberá estar basado en software de código abierto (Open Source).

 

VI. Consideraciones Adicionales:

1. Seguridad:

Asegurar que toda la información sensible esté cifrada y protegida contra accesos no autorizados.

Asegurar que solo los datos necesarios para la verificación sean accesibles públicamente, protegiendo la privacidad de los usuarios.

Implementar protocolos de seguridad tanto en la intranet como en la URL pública para la validación del QR.

Protección contra inyecciones SQL y XSS.

Incluir un certificado SSL con una validez mínima de 1 (un) año para la plataforma en la URL pública, en caso de ser requerido.

2. Usabilidad:

Diseñar una interfaz de usuario amigable y fácil de usar para facilitar la carga y acceso a los legajos.

Proveer documentación y capacitación a los usuarios finales sobre el uso del sistema.

3. Escalabilidad:

El sistema debe permitir su escalabilidad, en previsión de un aumento en el número de funcionarios, documentos de mesa de entrada y legajos gestionados.

4. Código Fuente:

La propiedad del código fuente del sistema desarrollado será del Ministerio Público.

Se deberá entregar la documentación técnica que permita el mantenimiento, la actualización y la evolución del sistema.

5. Integración:

Prever la integración con otros sistemas y bases de datos del Ministerio Público, utilizando APIs u otros mecanismos de intercambio de información para el aprovechamiento eficiente de los datos.

6. Backup y Recuperación:

Implementar mecanismos de respaldo y recuperación para proteger los datos contra pérdidas.

7. Monitoreo y Auditoría:

Implementar herramientas de monitoreo del sistema y registros de auditoría para rastrear la actividad de los usuarios y detectar posibles problemas de seguridad.

8. Garantía y Soporte:

Garantía y soporte técnico por un período mínimo de seis (6) meses, contados a partir de la finalización del pos implementación. Esta garantía tiene como objetivo asegurar la operatividad continua del sistema y la resolución de cualquier incidencia que pudiera surgir.

9. Actividades Generales:

• • Creación de Documentaciones de Casos de Uso y Configuración de Ambientes: Se elaborarán casos de uso que describan las interacciones de los usuarios con el sistema. Además, se configurarán los ambientes de desarrollo, pruebas y producción para asegurar una implementación adecuada de las soluciones.
  • Desarrollo de Aplicaciones y Control de Calidad: Se desarrollarán las aplicaciones y/o módulos según los requisitos establecidos, siguiendo las prácticas de desarrollo ágil. Se llevarán a cabo pruebas unitarias, de integración y de aceptación para garantizar la calidad del software.
  • Pruebas y Despliegue de Aplicaciones: Se realizarán pruebas funcionales, de rendimiento y otros necesarios para validar el funcionamiento correcto de la solución. Además, se procederá al despliegue en los ambientes correspondientes.
  • Transferencia de Conocimientos: El proveedor deberá impartir una capacitación técnica integral dirigida a los desarrolladores y técnicos designados por el Administrador del Contrato. Esta capacitación deberá cubrir, para cada aplicación y/o módulo  entregado, los siguientes aspectos: manejo, administración, mantenimiento, soporte técnico, monitoreo, actualización, configuración, resolución de incidencias y continuidad operativa. Al concluir la capacitación, el proveedor deberá entregar una planilla que detalle los participantes, los contenidos abordados y las actividades realizadas.
  • Elaboración de Manuales de Usuario: Se crearán manuales de usuario detallados que guíen a los usuarios finales en el uso efectivo de cada sistema, incluyendo instrucciones paso a paso, capturas de pantalla y ejemplos prácticos.
  • Servicios Web: Desarrollar e implementar Web Services, según requerimientos del Administrador del Contrato.
  • Migración de datos en caso de ser requerida.
  • Implementación integral de la infraestructura tecnológica, que deberá incluir la instalación, configuración y puesta en funcionamiento de la base de datos, servidor de aplicaciones, sistema operativo y todos los componentes relacionados, asegurando el correcto, seguro y óptimo funcionamiento del sistema.
  • Otras actividades que, sin estar expresamente especificadas, se consideren necesarias para garantizar la correcta implementación, puesta en funcionamiento y operatividad de los sistemas

10. Resultados Esperados:

• La presentación de informes periódicos, o cuando lo requiera el Administrador del Contrato, que detallen el avance de las actividades (Análisis y Diseño, Desarrollo/Implementación, Pruebas, Despliegue, Soporte/Capacitación), así como el estado de cada una de ellas (Pendiente / En proceso / Finalizado)
• El cumplimiento de los objetivos del contrato, incluyendo la ejecución de todas las actividades generales y específicas.
• La entrega de toda la documentación requerida.
• El desarrollo e implementación de todas las aplicaciones y/o módulos en los ambientes de prueba y producción, garantizando su correcto funcionamiento.
• Presentación del acta de recepción final que acredite la aceptación, por parte del contratante, de los servicios, actividades y entregables realizados, certificando que cumplen con los requisitos técnicos, funcionales y contractuales establecidos en el Pliego de Bases y Condiciones.

Lugar de Servicio y Horarios: Oficinas del Ministerio Público, de lunes a viernes en horario de 07:00 a 13:00 horas, con posible extensión según requerimientos del servicio. Alternativamente, podrá realizarse en modalidad de teletrabajo, manteniendo reuniones presenciales al menos una vez por semana para coordinación y seguimiento de actividades, o cuando el Administrador del Contrato lo requiera.

Acuerdo de Confidencialidad

El proveedor quedará obligado en forma irrevocable a mantener la confidencialidad respecto de la información, total o parcial, que le sea proporcionada por el Ministerio Público durante el proceso de desarrollo, implementación, pos implementación y soporte del Sistema para la Modernización de Procesos de la Dirección de Gestión de Talento Humano del Ministerio Público, cualquiera sea la forma o formato a través del cual se exprese dicha información, como ser;un correo electrónico (email), documentos escritos de toda naturaleza, discos, cintas, archivos computacionales o alguna otra forma que no esté expresamente individualizada en el contrato.

El proveedor deberá diseñar y operar, a su cuenta y riesgo, un protocolo de seguridad interno y externo que garantice la integridad, confidencialidad y protección de la Información. Toda información suministrada por el Ministerio Público deberá ser tratada como Confidencial en todo momento y circunstancia. El Proveedor únicamente utilizará la Información Confidencial para cumplir con los objetivos del presente contrato y no la divulgará, publicará ni permitirá la publicación de todo o parte de la Información Confidencial. Asimismo adoptará las medidas de seguridad adecuadas para el personal que sólo tenga acceso a la Información Confidencial que sea estrictamente necesaria para el cumplimiento de las obligaciones asumidas en el presente contrato. Al momento de la culminación del contrato, el proveedor deberá restituir o devolver, toda la Información Confidencial que le haya sido proveída por el Ministerio Público, reservándose el contratante el derecho de requerir a su vez cualquier tipo de resumen o extracto derivada de ésta, que pueda estar contenida en cualquier tipo de formato como ser, documentos escritos de toda naturaleza, discos, cintas, archivos computacionales. En caso de que la información resulte revelada o divulgada o utilizada por el proveedor de cualquier forma distinta al objeto del contrato, ya sea de forma dolosa o por mera negligencia, se resolverá conforme las reglas establecidas en la legislación aplicable y en las Condiciones Generales y Especiales del Contrato.

 

2)  Se modifica la siguiente Clausula - SUMINISTROS REQUERIDOS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS - Plan de Prestación de Servicios 

Se ajusta a la siguiente manera:

Lugar de Servicio y Horarios: Oficinas del Ministerio Público, de lunes a viernes en horario de 07:00 a 13:00 horas, con posible extensión según requerimientos del servicio. Alternativamente, podrá realizarse en modalidad de teletrabajo, manteniendo reuniones presenciales al menos una vez por semana para coordinación y seguimiento de actividades, o cuando el Administrador del Contrato lo requiera.

Plazo de entrega de los servicios: 60 días corridos a partir de la recepción de la orden de servicio por parte del proveedor adjudicado.

3)  Se modifica la siguiente Clausula -  CONDICIONES CONTRACTUALES - Indicadores de Cumplimiento de Contrato.

Se ajusta a la siguiente manera:

Planificación de indicadores de cumplimiento: 

INDICADOR	TIPO	FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (Se indica la fecha que debe presentar según el PBC)
Remisión y/o Acta de recepción y Orden de Servicio.	Remisión y/o Acta de recepción y Orden de Servicio.	El plazo para la entrega de los servicios requeridos es: de 60 (sesenta) días corridos a partir de la recepción de la Orden de Servicio por parte del proveedor adjudicado.

 

4) Las demás clausulas del pliego de bases y condiciones permaneceran sin modificaciones

 

Se detectaron modificaciones en las siguientes cláusulas:

Sección: Suministros requeridos - especificaciones técnicas

• Detalle de los bienes y/o servicios
• Plan de prestación de los servicios

Sección: Condiciones contractuales

• Indicadores de Cumplimiento de Contrato

Se puede realizar una comparación de esta versión del pliego con la versión anterior en el siguiente enlace: https://www.contrataciones.gov.py/licitaciones/convocatoria/468828-adquisicion-sistemas-gestion-direccion-talento-humano/pliego/2/diferencias/1.html?seccion=adenda