El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.

Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

• Identificar el nombre,  cargo  y  la dependencia de la Institución de quien solicita el procedimiento de contratación a ser publicado.
• Lic. Katiana Leguizamón , Directora de la Dirección Tecnologías de la Información y Comunicación del Gabinete Civil de la Presidencia de la República.
• Justificación de la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada.
• Trazabilidad del proceso de restauración de documentos para la preservación y conservación de Registro Oficial .
• Justificación de la planificación, si se trata de un procedimiento de contratación periódico o sucesivo,  o si el mismo responde a una necesidad temporal.
• Esta adquisición corresponde a una necesidad temporal.
• Justificación de las especificaciones técnicas establecidas.
• Las especificaciones técnicas establecidas se elaboraron considerando el almacenamiento seguro de los documentos  , mejorar la eficiencia operativa al permitir la busquedas rapidas y la integracion de plataformas tecnologicas.

1. OBJETIVO DEL SERVICIO:

 

1. Trazabilidad del proceso de restauración documental para la preservación y conservación del Registro Oficial de la Presidencia de la República.
2. Tratamiento documental (humectación, secado, fumigación) y recuperación de los documentos.
3. Mejorar la experiencia del usuario mediante la actualización del portal web del Registro Oficial (www.registrooficial.gov.py).
4. Preservación documental, controlar o reducir los procesos de degradación de los libros del Archivo del Registro Oficial de la Presidencia de la República del Paraguay y garantizar el acceso a los mismos mediante la publicación en el sitio web del Registro Oficial.
5. Escaneo y digitalización de los libros del archivo del Registro Oficial de la Presidencia de la República del Paraguay.
6. Alta de los documentos digitalizados al Sistema de Gestión Documental de la institución, con los metadatos establecidos, a fin de reducir el uso físico de los libros históricos.
7. Gestión de archivos y almacenamiento de los libros históricos del Registro Oficial de la Presidencia de la República sometidos a los procesos de restauración.

 

2. ALCANCE DEL SERVICIO:

 

El servicio requerido será aplicado a los acervos determinados y entregados por la Presidencia de la República.

 

El servicio debe incluir:

• El tratamiento documental para la preservación y conservación del registro oficial de la Presidencia de la República.
• Actualización del portal web del Registro Oficial (www.registrooficial.gov.py).
• Digitalización de los documentos tratados.
• Carga en el portal del Registro Oficial y en el Sistema de Gestión Documental institucional.
• Guarda de los documentos procesados.

 

La convocante deberá aprobar la propuesta de las instalaciones realizada por el oferente, en donde se desarrollarán en forma conjunta y trazables los trabajos del proceso de tratamiento documental para la preservación y conservación del registro oficial de la Presidencia de la República, restauración, digitalización y guarda de los documentos procesados.

 

3. INSTALACIONES, PRÁCTICAS DE CONSERVACIÓN, CAPACIDAD DE PERSONAL, ALMACENAMIENTO Y PROPIEDAD INTELECTUAL:

 

1. Constatación de la instalación y equipamiento del local:

 

Esta etapa está referida a todas las actividades de supervisión de la instalación y equipamiento que debe poseer el local:

 

• • Cada línea de producción montada debe satisfacer los requerimientos exigidos y cumplir con el modelo de línea de producción para el tratamiento documental, para la preservación y conservación del registro oficial de la Presidencia de la República, digitalización, carga al portal web y gestor documental y, guarda de los documentos.
  • Deberá cumplir con todos los requerimientos de seguridad y las normas que figuran en la propuesta del proveedor del servicio.
  • Deberá contar con un área equipada para el resguardo de las documentaciones durante la vigencia del contrato, la misma debe estar próxima al área de las líneas de producción, de manera a brindar la mayor seguridad respecto al almacenamiento de los documentos físicos.

 

Las características mínimas con que debe contar el área de almacenamiento son las siguientes:

• • Sala cofre con paneles especiales tipo data center con puerta corta fuego.
  • Extinción automática de incendio con agente extintor tipo Hl-FOG.
  • Sistemas de seguridad (control de acceso y CCTV).
  • Sistema contra intrusión.
  • Sistema de alarma central.
  • El proveedor deberá demostrar la existencia de esta área mediante la presentación de una constancia propia o de terceros para el cumplimiento de lo exigido anteriormente.

 

2. Seguridad:

 

• • El OFERENTE debe disponer en sus instalaciones de SALA PROPIA DE VIGILANCIA y MONITOREO, las 24 horas y los 365 días del año. Se deberá adjuntar fotografía de dicha sala.

 

• • El OFERENTE debe disponer de contratación de EMPRESA DE SEGURIDAD TERCERIZADA, PARA VIGILANCIA EXTERNA CON CASILLAS DE SEGURIDAD INSTALADAS EN EL COMPLEJO, se deben adjuntar fotografías de las mismas y copia de contrato suscripto con la empresa de seguridad, la cual deberá estar debidamente autorizada y en vigencia.

 

• • El OFERENTE debe disponer de SERVICIOS DE MONITOREO EXTERNO las 24 horas y los 365 días del año sobre control de intrusión, incendios y otros, con aviso inmediato ante cualquier evento a la empresa y Policía Nacional, con empresa de monitoreo autorizada contratada para tal efecto, adjuntando copia contrato suscripto.

 

• • Debe disponer de dispositivos manuales de extinción de incendio (matafuegos) en todas las instalaciones, debiendo adjuntar copia de certificado de cargas actualizadas por la empresa prestadora del ramo, más plano de distribución de los mismos en cada sector.

 

• •  Debe presentar documentación legal vigente que demuestre que el oferente cuenta con la habilitación del sistema de Prevención Contra Incendios (PCI), otorgado por el municipio correspondiente, adjuntando además copias vigentes de los planos regularizados y aprobados del municipio donde se encuentran ubicadas las instalaciones.

 

• • Adjuntar la certificación de Control y Capacitación brindado por bomberos, con los certificados respectivos. Asimismo, se deberá adjuntar certificado de Empresa Especializada en Verificación de Equipos contra Incendio, todo ello adaptado a especificaciones internacionales, y adjuntando por parte del oferente los protocolos adaptados a este tipo de especificaciones.

 

• • El oferente deberá presentar copia del contrato vigente con empresa certificada que brinda servicios de control de insectos y roedores en sus instalaciones, adjuntando además certificado del último control realizado por dicha empresa.

 

• • Ante la necesidad de mantener permanente energizada las instalaciones, el oferente debe contar con un EQUIPO GENERADOR que permita sustituir en caso de corte de la ANDE, la energía en todas las dependencias de sus instalaciones.  Deberá adjuntar información y folleto del equipo disponible.

 

3. Prácticas de conservación para la documentación con signos de suciedad y biodeterioro:

 

• • Durante los trabajos de limpieza se debe proveer al personal equipos individuales de protección como guantes, batas, mascarillas y llegado el caso gafas protectoras (para evitar posibles infecciones por micosis). La convocante podrá hacer controles aleatorios en las instalaciones para constatar este punto.

 

• • Limpieza en seco: Uso de aspiradores de potencia controlada, cepillos, brochas, pinceles, microaspiradores, paños de fibras naturales suaves, etc., atendiendo al tipo de formato del documento a tratar.

 

• • Para los libros se deberán utilizar aspiradores, que incorporen a modo de boquilla un cepillo suave, sobre la cubierta, bordes y guardas.  Hay que extremar las precauciones en los libros que tienen cortes friables para evitar que los fragmentos sueltos se desprendan.

 

• • Para los documentos que presenten una suciedad más incrustada deberá aplicarse métodos más abrasivos con gomas de borrar de diferentes durezas, bisturí, etc.

 

• • Tratamiento de deformaciones: Con humedad controlada y espátula caliente o secado bajo peso para obtener una superficie más lisa. Consolidación del soporte (desgarros, cortes o fragmentaciones).

 

• • Laminación: soporte frágil debido a la acidez, microorganismos, desgarros, pliegues, etc.

 

• • Reforzar toda la superficie con papel japonés con cola metil celulósica y aplicar secado bajo peso o prensa. En ningún caso se deberá laminar por la parte escrita o dibujada.

 

• • El papel japonés no podrá ser superior a 5 gr/m², el cual es extremadamente transparente, lo que permitirá la lectura.

 

• • En caso de encuadernaciones utilizar los mismos materiales que el caso anterior. En encuadernaciones antiguas: intentar conservar el original. Para las modernas, si están muy degradadas, nuevas encuadernaciones respetando el estilo original. Evitar cambiar encuadernaciones de tela por guaflex o papel. Evitar cambiar encuadernaciones de pergamino o piel por tela o guaflex.

 

• • Tratamiento de manchas causadas por biodeterioro: Antes de cualquier actuación sobre el documento es conveniente realizar fotografías que servirán para contrastar, en futuros controles, el avance o inhibición de los agentes microscópicos.
  • Los documentos tratados deberán aislarse con hojas de papel japonés o carpetillas de conservación del resto de la documentación en la que se integren.

 

4. Capacidad en Materia de Personal:

 

El profesional encargado y asesor del proceso de tratamiento documental para la preservación y conservación del Registro Oficial de la Presidencia de la República, deberá ser especialista en el tratamiento de restauración y recuperación de documentos (libros, documentos y materiales de papel) con al menos 10 (diez) años de ejercicio de la profesión, el cual deberá indefectiblemente acompañar y supervisar todos los trabajos realizados. Se deberá presentar:

 

a) Currículum Vitae.

b) Certificados de trabajos de similar envergadura a la propuesta.

c) Una Declaración Jurada de disponibilidad y trabajo, en caso que el Oferente sea adjudicado. La presentación de dicha declaración será de carácter obligatorio. 

 

5. Servicio de almacenamiento de documentaciones:

 

Durante la vigencia del contrato, la empresa adjudicada deberá prever el almacenamiento y guarda de los libros procesados.

 

Posterior a la aprobación del representante de la convocante de los documentos procesados, los libros históricos deberán ser etiquetados y embalados para su almacenamiento en cajas con un diseño exclusivo para la guarda de este tipo de documentación histórica.

 

El proveedor deberá presentar en carácter de declaración jurada que se trata de una empresa especializada en gestión de archivos, capacitada y con la experiencia necesaria para la prestación del servicio de almacenamiento de los libros históricos del Registro Oficial de la Presidencia de la República, que fueron previamente recuperados mediante técnica especializada aplicada a los mismos y que deben ser depositados, durante la vigencia del contrato, en instalaciones adecuadas para el almacenamiento de este tipo de documentación, debiendo contar dichas instalaciones con los requerimientos mínimos de seguridad, como ser:

 

• • La sala debe estar construida con materiales de última generación con estándares internacionales, con paneles cortafuegos y debe contar con equipos y sistemas de extinción alternativas de incendios Tipo HI-FOG.
  • Sistemas de Seguridad Control de Acceso y CCTV durante las 24 horas y Sistemas de Alarma Central.
  • Debe contar con sistema de temperatura y humedad controlado.
  • Las instalaciones deben estar en perfecto estado de funcionamiento:

 

1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. Eléctrica (luces, tomas, tomas AA, tableros, etc.)
                     2. Agua Corriente y desagüe cloacal (sanitario de baños)
                     3. Instalación Pluvial (canaletas, bajadas, registros, cañerías, etc.)

 

6. Propiedad Intelectual:

 

Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de la convocante (incluida la propiedad intelectual), así como también los productos generados de acuerdo al tipo de licencia de los componentes utilizados.

 

El proveedor deberá contar con estrictas medidas de seguridad, cuidando la reserva de la información y contemplando el tratamiento confidencial en todas las etapas. 

 

7. Pólizas de Seguro:

 

El OFERENTE deberá presentar con la propuesta COPIAS (certificadas por Escribano Público) de SEGUROS VIGENTES, sobre los siguientes riesgos:

 

• • Seguro Total contra Incendio de la Edificación donde se realizarán las respectivas tareas.
  • Seguro Total contra Incendio de la documentación en tratamiento y posterior guarda en los distintos departamentos de la Empresa.
  • Seguro Contra todo Riesgo Operativo.

 

8. Certificaciones y Documentaciones requeridas:

 

El Oferente deberá presentar en su Oferta Certificaciones Internacionales vigentes de Sistemas de Gestión de Calidad (ISO 9001:2015) y de Seguridad de la Información (ISO/IEC 27001:2013), por las actividades de Guarda, Custodia y Digitalización de Documentos como mínimo.

 

Por la importancia de la documentación a tratar y que corresponden al acervo histórico del país, es obligatorio que los servicios a prestar, se realicen en un mismo complejo, no pudiendo el oferente realizar dicha tarea en distintas instalaciones.

 

Al efecto se deberá adjuntar plano, indicando en el mismo los espacios destinados para la realización de los servicios solicitados por la contratante. Ejemplo: espacio de las instalaciones destinado para la recepción de la documentación a tratar; espacio destinado al laboratorio; espacio destinado a la sala de digitalización; espacio destinado a la bóveda de seguridad para la guarda final de la documentación tratada.

 

A los efectos de disponer de una referencia concreta entre distancias obrantes entre la Convocante y el Prestador se deberá presentar plano georreferenciado para dicho conocimiento.

 

El Oferente deberá presentar DDJJ en la que manifiesta que cuenta con la infraestructura y equipamientos que ofrecen para la ejecución de los servicios solicitados en las especificaciones técnicas. Para ello, deberá adjuntar fotos y listado de la infraestructura y equipamientos disponibles.

 

El oferente deberá presentar DDJJ en la que manifiesta que cuenta con Profesionales y Personal debidamente calificados para ejecutar y coordinar los servicios conforme a los requisitos indicados en las Especificaciones Técnicas. Además, dentro de la misma DDJJ deberá manifestar que será de su entera responsabilidad todos los daños a los bienes de la convocante que provengan de hechos u omisiones voluntarios e involuntarios, resultantes de la negligencia o impericia de sus funcionarios, sin cargo alguno parta la Convocante.

 

 El oferente deberá presentar Constancia del Registro de Prestadores de Servicios y Constancia del Certificado de Origen de Producto y Empleo Nacional.

 

Con el fin de cumplir exigencias ambientales, en el caso que la Convocante disponga de expurgue y destrucción de documentación, solicita a los Oferentes que dispongan de equipo propio de destrucción industrial para dicha tarea y reciclaje del papel. Se debe adjuntar documentación que respalde la existencia de dicho equipamiento.

 

Los oferentes deberán presentar documentación donde se demuestre la Tasa Municipal anual paga de la Patente Comercial al día y además se deberá adjuntar copia de las Resolución del Municipio habilitante de la Licencia Comercial respectiva donde se resuelve emitir a la empresa solicitante el CERTIFICADO de LICENCIA.

 

El Oferente a los efectos de los retiros desde las instalaciones de la Convocante y entregas de documentación que pueda solicitar la Convocante, deberá contar con flota de transporte para tal fin. Al efecto, deberá presentar listado de los mismos debidamente identificados y ploteados con logo de la empresa, con fotos, con su respectiva documentación a nombre del Oferente y con copias de seguros contra todo riesgo de cada unidad.

 

La Convocante se reserva el derecho de que antes de confirmar la adjudicación, puede realizar visita técnica a los oferentes y constatar en sus instalaciones la disponibilidad de todos los puntos requeridos y exigencias solicitadas en las Especificaciones Técnicas.

 

4. PROCESO DE TRABAJO:

 

1. 1. Retiro de documentos:

 

Es la actividad por la cual el área de Archivo dependiente de la Presidencia de la República hace entrega de los documentos para su procesamiento.

 

Esta actividad deberá ser controlada mediante el uso de formatos de entrega y devoluciones de documentos, los mismos deberán ser manejados en duplicado llevando el Archivo dependiente de la Presidencia de la República como el proveedor una copia para su control.

 

1. 2. Preparación de documentos:

 

En esta etapa los documentos son preparados para realizar una intervención donde son retirados todos los contaminantes que pueden afectar tanto la preservación de los mismos como la calidad del trabajo, como ser polvo, grampas, clips, sobres, cintillos, humedad, entre otros contaminantes.

 

Posteriormente deberá realizarse el tratamiento documental (humectación, secado, fumigación) y recuperación de los documentos, se deberá contar con un personal experto restaurador para llevar a cabo dicha tarea.

 

Se deberá utilizar métodos y medidas de conservación de los libros:

• medidas para evitar el deterioro de estos documentos (medidas preventivas o preservativas).
• tratamiento directo de las piezas afectadas por cualquier tipo de degradación o deterioro (medidas curativas o restauración).

 

Concluido el proceso de tratamiento de los documentos originales se dejan listos para realizar la conversión de los documentos al formato digital.

 

1. 3. Proceso de Digitalización:

 

El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:

 

• Preparación pre-escaneo: reparación, clasificación, ordenamiento, mejora y tratamiento especial, implementación de hojas separadoras. 
• Escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes. 
• Reconocimiento de datos: reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.
  4. Actualización y carga al portal del Registro Oficial:

 

Esta tarea consiste, en analizar el rendimiento y diseño del portal web del Registro Oficial (www.registrooficial.gov.py) y posteriormente presentar una propuesta de mejora del sitio. La propuesta debe contemplar mínimamente:

 

• Planteamiento de una nueva arquitectura de la información que facilite la búsqueda y el acceso a los documentos.
• Deberá mantener los criterios de búsqueda existentes e incorporar otros que faciliten la búsqueda.
• El diseño debe ser funcional, intuitivo, accesible y responsive.
• La propuesta de diseño web debe garantizar la correcta visualización del contenido en los principales navegadores (Chrome, Mozilla, Microsoft Edge, Opera, Safari).
• Se deberá elaborar el diseño de los wireframe o bocetos de la página web. El proveedor deberá presentar los bocetos para comprender en detalle la estructura y diseño de la propuesta.
• El diseño deberá mantener la experiencia de lectura de un libro físico, permitiendo al usuario hojear digitalmente el mismo.
• Los tomos publicados deberán permitir la descarga de los mismos, tanto el tomo completo como por página.
• La propuesta deberá considerar la migración, adecuación y/o adaptación de la totalidad de la estructura, documentos y contenidos existentes en el portal actual.
• Todos los libros y/o documentos digitalizados en el marco de este llamado y, que forman parte del acervo histórico deberán ser publicados en este portal.
• Se deberá incorporar otras páginas al portal web que brinden mayor información sobre los libros publicados (historia del Registro Oficial, proceso de restauración, etc.).

 

Consideraciones generales sobre la actualización y carga al portal del Registro Oficial:

 

1. 1. Una vez aceptada la propuesta de actualización del Portal, la implementación deberá realizarse en los servidores definidos por la convocante.
   2. El código fuente del portal web deberá ser entregado íntegramente y el mismo será propiedad de la Presidencia de la República.
   3. Se deberá entregar toda la documentación técnica (en formato físico y digital) sobre la estructura de datos, configuración e implementación del portal.
   4. La empresa deberá incluir en la propuesta técnica un plan de capacitación luego de la implementación.
   5. La empresa deberá brindar asistencia técnica para correcciones y/o actualizaciones durante la vigencia del contrato.

 

Equipo de trabajo:

            Se requiere que el equipo de desarrollo e implementación esté conformado mínimamente por:

• Encargado de Backend: 1 (un) profesional universitario en áreas de tecnologías de la información (TI) o carreras afines con experiencia en implementación de sitios webs.
• Encargado de Frontend: 1 (un) profesional universitario en áreas de tecnologías de la información (TI) o carreras afines, con conocimientos en herramientas de desarrollo web.
• Encargado de UX/UI: 1 (un) diseñador web con conocimientos y experiencia de más de 3 años en UX/UI.

En la propuesta, se debe adjuntar Curriculum Vitae del personal que integrará el equipo de trabajo, especificando los roles que desempeñaran cada uno. Asimismo, se deberá adjuntar las certificaciones que avalen los conocimientos y la experiencia solicitada.

 

1. 5. Carga al Sistema de Gestión Documental institucional:

Con el propósito de reducir al mínimo la necesidad de recurrir a los libros físicos, se solicita la carga de todos los documentos digitalizados y los que se encuentran actualmente en el portal del Registro Oficial, en el Gestor Documental que la convocante dispone, para lo cual brindará acceso a los técnicos que realizaran dicha tarea, previamente identificados por el proveedor.

La información requerida para la carga será, mínimamente, la siguiente:

• Tipo de Documento
• Número de Norma
• Fecha de Promulgación
• Presidente
• Libro
• Tomo
• Descripción

 

1. 6. Guarda de documentos:

 

Una vez procesados y digitalizados los documentos, los mismos deben ser almacenados en cajas adecuadas para su guarda y conservación. Las mismas deben ser correctamente embaladas y etiquetadas.

 

La GUARDA de los documentos físicos se configurará de manera mensual, de acuerdo a la cantidad de archivo dado en guarda y gestión durante la vigencia del contrato.

A los efectos de poder controlar la cantidad de documentos almacenados y la identificación de los mismos, el oferente deberá contar con un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ENTORNO WEB, desde el cual se deberá poder realizar el seguimiento y control de los archivos (cajas y documentos guardados en las mismas). En tal sentido, el Oferente deberá presentar una Copia del Manual del Usuario del Sistema de Gestión con todas sus especificaciones. 

 

Al culminar la vigencia del contrato, la prestadora del servicio deberá devolver todos los documentos en contenedores archivísticos para su conservación.

 

 

5. PLAN DE TRABAJO E INFORMES

 

El Oferente deberá presentar con su oferta un Plan de Trabajo detallado conforme a lo solicitado en las Especificaciones Técnicas, aportando a su vez mejoras.

 

El Plan de Trabajo debe reflejar la propuesta de servicio ofertada incluyendo además recursos humanos y hardware que serán utilizados en plazos bien definidos y vinculados a la productividad por medio de un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento en tiempo y forma de los productos esperados.

 

Además, se solicita la presentación de los siguientes informes:

 

• Informes de avance mensual: Entre el 1er. y 3er. día hábil del mes calendario siguiente a la prestación del servicio realizado, se proveerá un informe de avance de las cantidades de documentos tratados, digitalizados y archivados. Además, se deberá detallar las cargas realizadas tanto en el portal web del Registro Oficial como en el Gestor de Documentos institucional.
• Informe Final y Cierre del Servicio: Informe de la ejecución total del contrato. Este informe deberá estar acompañado de un recuento del proceso realizado, así como un detalle de todos los documentos procesados y digitalizados el cual deberá constar mínimamente de los siguientes datos: N° de Decreto, Año, Presidente, Institución, Libro, Tomo, Páginas. En esta instancia, todos los documentos digitalizados deben hallarse en el portal actualizado del Registro Oficial y en el Gestor Documental, conforme a lo definido en las Especificaciones Técnicas. Además, se deberá hacer mención a la cantidad de archivos (cajas y documentos) que se encuentran en guarda.

 

Todos los informes deberán presentarse en formato impreso y electrónico de forma mensual. Estos deberán cumplir con la periodicidad establecida en el plan de trabajo para cada caso, y con la información requerida por el Administrador del contrato. Además, se solicitarán algunos informes de avances complementarios para situaciones puntuales que ameriten.

 

6. CONFIDENCIALIDAD

El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

 

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la información confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.
• Utilizar la información confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.
• Restituir toda la información confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a ésta tal destrucción.
• Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el Oferente responderá por ellas.
• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la información confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.

 

7. LISTA DE SERVICIO

 

Ítem	Descripción	Unidad de medida	Presentación	Cantidad mínima	Cantidad máxima
1	Tratamiento documental para la preservación y conservación del Registro Oficial de la Presidencia de la Republica.	Unidad	Evento
2	Digitalización de los documentos.	Unidad	Evento
3	Guarda de documentos.	Unidad	Evento
4	Actualización del portal web del Registro Oficial.	Unidad	Evento

 

Tratamiento documental para la preservación y conservación del Registro Oficial de la Presidencia de la Republica, digitalización y guarda de los documentos procesados, se realizará sobre los siguientes puntos:

 

• Cantidad de Páginas a Procesar: Entre 75.000 y 250.000 páginas.
• Área de Archivo: Registro Oficial de la Presidencia de la República.
• Tipo de archivado: Legajos encuadernados y sueltos.

 

8. PLAN DE ENTREGA Y PAGOS

 

• Lugar de la prestación del servicio de tratamiento, preservación, conservación, digitalización y guarda de los documentos: El servicio se realizará en las instalaciones aprobadas por la convocante.
• Los servicios serán prestados a partir de la firma del Contrato por 30 (treinta) meses.
• La actualización del portal web del Registro Oficial deberá realizarse en un plazo de 120 (ciento veinte) días corridos a partir de la recepción de la Orden de Servicio.

 

Plan de pagos:

 

Para los ítems 1, 2 y 3: El servicio será abonado de acuerdo a los informes mensuales de avance del servicio, previa aprobación del representante de la convocante hasta el monto máximo del contrato o hasta la finalización de la vigencia del mismo.

 

Para el ítem 4: El servicio será abonado una vez finalizada la implementación y entregado el código fuente junto con la documentación técnica, previa aprobación de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación.

 

 

 

 

Ítem	Código	Descripción	Unidad de medida	Presentación
1	81111508-002	Tratamiento documental para la preservación y conservación del Registro Oficial de la Presidencia de la Republica.	Unidad	Evento
2	81111508-002	Digitalización de los documentos.	Unidad	Evento
3	81111508-002	Guarda de documentos.	Unidad	Evento
4	81111508-002	Actualización del portal web del Registro Oficial.	Unidad	Evento

Para los procedimientos de Menor Cuantía, este tipo de procedimiento de contratación estará preferentemente reservado a las MIPYMES, de conformidad al artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas". Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 5° de la Ley N° 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio

Ítem

Descripción del bien

Cantidad

Unidad de medida

Lugar de entrega de los bienes

Fecha(s) final(es) de entrega de los bienes

(Indicar el N°)

(Indicar la descripción de los bienes)

(Insertar la cantidad de bienes a proveer)

(Indicar la unidad de medida de los bienes

(Indicar el nombre del lugar)

(Indicar la(s) fecha(s) de entrega requerida(s)

 

 

 

 

 

 

El Oferente deberá presentar con su oferta un Plan de Trabajo detallado conforme a lo solicitado en las Especificaciones Técnicas, aportando a su vez mejoras.

 

El Plan de Trabajo debe reflejar la propuesta de servicio ofertada incluyendo además recursos humanos y hardware que serán utilizados en plazos bien definidos y vinculados a la productividad por medio de un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento en tiempo y forma de los productos esperados.

 

Además, se solicita la presentación de los siguientes informes:

 

• Informes de avance mensual: Entre el 1er. y 3er. día hábil del mes calendario siguiente a la prestación del servicio realizado, se proveerá un informe de avance de las cantidades de documentos tratados, digitalizados y archivados. Además, se deberá detallar las cargas realizadas tanto en el portal web del Registro Oficial como en el Gestor de Documentos institucional.
• Informe Final y Cierre del Servicio: Informe de la ejecución total del contrato. Este informe deberá estar acompañado de un recuento del proceso realizado, así como un detalle de todos los documentos procesados y digitalizados el cual deberá constar mínimamente de los siguientes datos: N° de Decreto, Año, Presidente, Institución, Libro, Tomo, Páginas. En esta instancia, todos los documentos digitalizados deben hallarse en el portal actualizado del Registro Oficial y en el Gestor Documental, conforme a lo definido en las Especificaciones Técnicas. Además, se deberá hacer mención a la cantidad de archivos (cajas y documentos) que se encuentran en guarda.

 

Todos los informes deberán presentarse en formato impreso y electrónico de forma mensual. Estos deberán cumplir con la periodicidad establecida en el plan de trabajo para cada caso, y con la información requerida por el Administrador del contrato. Además, se solicitarán algunos informes de avances complementarios para situaciones puntuales que ameriten.

 

 

 

 

Lista de Planos o Diseños

Plano o Diseño No.

Nombre del Plano o Diseño

Propósito

 

 

 

 

 

 

No aplica

No aplica

• Informes de avance mensual: Entre el 1er. y 3er. día hábil del mes calendario siguiente a la prestación del servicio realizado, se proveerá un informe de avance de las cantidades de documentos tratados, digitalizados y archivados. Además, se deberá detallar las cargas realizadas tanto en el portal web del Registro Oficial como en el Gestor de Documentos institucional.
• Informe Final y Cierre del Servicio: Informe de la ejecución total del contrato. Este informe deberá estar acompañado de un recuento del proceso realizado, así como un detalle de todos los documentos procesados y digitalizados el cual deberá constar mínimamente de los siguientes datos: N° de Decreto, Año, Presidente, Institución, Libro, Tomo, Páginas. En esta instancia, todos los documentos digitalizados deben hallarse en el portal actualizado del Registro Oficial y en el Gestor Documental, conforme a lo definido en las Especificaciones Técnicas. Además, se deberá hacer mención a la cantidad de archivos (cajas y documentos) que se encuentran en guarda.