Solicitamos a la convocante que el sistema de adjudicación del presente llamado sea modificado y sea establecido “POR LOTES”, quedando agrupados de la siguiente manera: Un lote para el servicio de digitalización certificada de documentos en el LOTE 1 y el LOTE 2 para el servicio de guarda documental, esto considerando que son solicitados 2 (dos) tipos de servicios/productos diferentes, no tienen dependencia tecnológica o de otra índole entre sí, por lo que no es obligatorio solicitar que ambas sean proveídas/realizadas por una misma empresa, también es importante mencionar que actualmente solo la empresa Digitaliza cumple al 100% lo requerido.
Solicitamos a la convocante que el sistema de adjudicación del presente llamado sea modificado y sea establecido “POR LOTES”, quedando agrupados de la siguiente manera: Un lote para el servicio de digitalización certificada de documentos en el LOTE 1 y el LOTE 2 para el servicio de guarda documental, esto considerando que son solicitados 2 (dos) tipos de servicios/productos diferentes, no tienen dependencia tecnológica o de otra índole entre sí, por lo que no es obligatorio solicitar que ambas sean proveídas/realizadas por una misma empresa, también es importante mencionar que actualmente solo la empresa Digitaliza cumple al 100% lo requerido.
Dividir el servicio en lotes no es viable, ya que generaría una fragmentación que afectaría la eficiencia y continuidad del trabajo.
Si diferentes empresas se encargaran de partes del servicio, habría mayores demoras en las respuestas, más manipulación de documentos y un mayor riesgo de pérdida o dispersión de la información.
Por ello, la adjudicación integral permite una gestión centralizada, ágil y segura, evitando duplicaciones y garantizando el cumplimiento de los objetivos del llamado. Además, existen varias empresas que pueden brindar el servicio de forma completa. Es por ello que la adjudicación se realizará por el total
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CONSULTA
Se ha definido un ítem de indexación en la planilla de precios para ser cotizado por separado. Solicitamos que la convocante aclare el motivo por el cual la indexación se ha separado en un ítem independiente. Este proceso es inherentemente parte del servicio de digitalización (ya sea simple o certificada) y su cotización independiente carece de justificación. De mantenerse este esquema, el costo final para la convocante podría ser extremadamente alto y desproporcionado con respecto al valor de mercado del servicio.
Se ha definido un ítem de indexación en la planilla de precios para ser cotizado por separado. Solicitamos que la convocante aclare el motivo por el cual la indexación se ha separado en un ítem independiente. Este proceso es inherentemente parte del servicio de digitalización (ya sea simple o certificada) y su cotización independiente carece de justificación. De mantenerse este esquema, el costo final para la convocante podría ser extremadamente alto y desproporcionado con respecto al valor de mercado del servicio.
La indexación es un ítem usual en los servicios de digitalización de Documentos. Técnicamente se utiliza para el registro digital de cada imagen o archivo simplificando la búsqueda y el formato de taxonomía de los documentos.
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CONSULTA
Atendiendo a que, para que la entidad pueda solicitar un servicio de expurgo, la Contraloría General de la República establece que las entidades del sector público deben implementar procedimientos para la destrucción de documentos una vez transcurridos diez años desde su revisión y control, salvo aquellos de valor histórico, las entidades deben seguir los procedimientos administrativos establecidos en la Ley N° 6.715/21. Solicitamos aclarar si la institución hay realizó este procedimiento, además es importante mencionar que este servicio es recomendable solicitarlo como parte de otro proyecto o proceso, notamos que esto esta siendo incluido en un proyecto de digitalización y guarda, donde solo una empresa en la actualidad puede realizarlo. Además se incluye un servicio de “Custodia/Guarda” que en realidad no es un servicio total sino solo por el periodo que dure la digitalización de archivos.
Atendiendo a que, para que la entidad pueda solicitar un servicio de expurgo, la Contraloría General de la República establece que las entidades del sector público deben implementar procedimientos para la destrucción de documentos una vez transcurridos diez años desde su revisión y control, salvo aquellos de valor histórico, las entidades deben seguir los procedimientos administrativos establecidos en la Ley N° 6.715/21. Solicitamos aclarar si la institución hay realizó este procedimiento, además es importante mencionar que este servicio es recomendable solicitarlo como parte de otro proyecto o proceso, notamos que esto esta siendo incluido en un proyecto de digitalización y guarda, donde solo una empresa en la actualidad puede realizarlo. Además se incluye un servicio de “Custodia/Guarda” que en realidad no es un servicio total sino solo por el periodo que dure la digitalización de archivos.
El Expurgue es un servicio que necesita la institución es por ello que lo está solicitando, todos los servicios solicitados son en cumplimiento de las leyes que la regulan. Existen varias empresas que ofrecen el servicio de expurgue conjuntamente con los demás.
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CONSULTA
Para realizar o prestar el servicio de hosting, la nueva Ley habla claramente de que el oferente debe estar certificado por el MIC para tal efecto, en las EETT publicadas no se menciona nada a ese respecto. No mencionan capacidad del Data Center con que debe contar el oferente, no mencionan las capacidades del mismo (la cual debe ser consistente y contar con respuesta adecuada a cualquier eventualidad), no mencionan nada acerca de técnicos certificados en redes, en resumen, solo la guarda física tiene especificaciones técnicas que son una guía para el potencial oferente. EN ESTE SENTIDO SOLICITAMOS QUE EL PUNTO 1.9 SEA DE CARACTER OPCIONAL.
Para realizar o prestar el servicio de hosting, la nueva Ley habla claramente de que el oferente debe estar certificado por el MIC para tal efecto, en las EETT publicadas no se menciona nada a ese respecto. No mencionan capacidad del Data Center con que debe contar el oferente, no mencionan las capacidades del mismo (la cual debe ser consistente y contar con respuesta adecuada a cualquier eventualidad), no mencionan nada acerca de técnicos certificados en redes, en resumen, solo la guarda física tiene especificaciones técnicas que son una guía para el potencial oferente. EN ESTE SENTIDO SOLICITAMOS QUE EL PUNTO 1.9 SEA DE CARACTER OPCIONAL.
Se está solicitando el servicio de hosting/alojamiento no el de conservación certificada
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CONSULTA
En el Pliego de Bases y Condiciones, capacidad técnica en el punto 4 solicitan “el oferente deberá presentar el certificado de autorización del fabricante del software, en caso de ser desarrollo propio presentar el registro de derecho de autor de la dirección nacional de propiedad intelectual”. Solicitamos excluir dicho requerimiento, teniendo en cuenta los ítems y el alcance solicitado corresponde a un servicio, por ende, la institución debe solicitar en todo caso la resolución del organismo de acreditación Ministerio de Industria y Comercio (MIC) donde homologa y autoriza el uso del software para la digitalización certificada. Cabe destacar que no hay justificación técnica para que indefectiblemente se deba solicitar la Autorización del Fabricante o el registro de derecho de autor, en caso de no ser excluida, se solicita la aclaración y justificación del porque se mantiene dicho requerimiento.
En el Pliego de Bases y Condiciones, capacidad técnica en el punto 4 solicitan “el oferente deberá presentar el certificado de autorización del fabricante del software, en caso de ser desarrollo propio presentar el registro de derecho de autor de la dirección nacional de propiedad intelectual”. Solicitamos excluir dicho requerimiento, teniendo en cuenta los ítems y el alcance solicitado corresponde a un servicio, por ende, la institución debe solicitar en todo caso la resolución del organismo de acreditación Ministerio de Industria y Comercio (MIC) donde homologa y autoriza el uso del software para la digitalización certificada. Cabe destacar que no hay justificación técnica para que indefectiblemente se deba solicitar la Autorización del Fabricante o el registro de derecho de autor, en caso de no ser excluida, se solicita la aclaración y justificación del porque se mantiene dicho requerimiento.
El oferente debe contar con la autorización del fabricante del software de lo contrario constituiría "piratería" e incurriría en una infracción legal, esta administración no apañara este tipo de practicas
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CONSULTA
En el Pliego de Bases y Condiciones, requisitos de participación y criterios de evaluación, experiencia requerida Solicitan “Se requiere como mínimo la presentación de 5 (cinco) Copias de contratos suscriptos con Instituciones Públicas y/o privadas, los mismos deben estar acompañados de sus respectivas facturas, dichos contratos deben ser de los últimos 5 años (2019, 2020, 2021, 2022 y 2023) que avalen la experiencia debida en la prestación de servicios de digitalización, guarda, cuyos importes de facturación en la sumatoria del periodo en mención representen como mínimo el 50% (cincuenta) del monto ofertado, se deberá adjuntar listado de referencias con nombres/apellidos, cargos y números telefónico a fin de certificar la información declarada”. Solicitamos redefinir la exigencia en base a los Ítems requeridos, a modo de ser coherentes, cumplir el espíritu de la ley de contrataciones públicas, abriendo la oportunidad a consorcios de empresas, además de ser criteriosos y responsables en la validación de experiencias en los servicios que pretenden contratar, por ende, deben estipularse de la siguiente manera:
- Experiencia en Servicios de digitalización certificada
- Experiencia en Servicios de digitalización estándar
- Experiencia en Guarda documental
- Experiencia en Conservación de Documentos Electrónicos (Hosting)
En el Pliego de Bases y Condiciones, requisitos de participación y criterios de evaluación, experiencia requerida Solicitan “Se requiere como mínimo la presentación de 5 (cinco) Copias de contratos suscriptos con Instituciones Públicas y/o privadas, los mismos deben estar acompañados de sus respectivas facturas, dichos contratos deben ser de los últimos 5 años (2019, 2020, 2021, 2022 y 2023) que avalen la experiencia debida en la prestación de servicios de digitalización, guarda, cuyos importes de facturación en la sumatoria del periodo en mención representen como mínimo el 50% (cincuenta) del monto ofertado, se deberá adjuntar listado de referencias con nombres/apellidos, cargos y números telefónico a fin de certificar la información declarada”. Solicitamos redefinir la exigencia en base a los Ítems requeridos, a modo de ser coherentes, cumplir el espíritu de la ley de contrataciones públicas, abriendo la oportunidad a consorcios de empresas, además de ser criteriosos y responsables en la validación de experiencias en los servicios que pretenden contratar, por ende, deben estipularse de la siguiente manera:
- Experiencia en Servicios de digitalización certificada
- Experiencia en Servicios de digitalización estándar
- Experiencia en Guarda documental
- Experiencia en Conservación de Documentos Electrónicos (Hosting)
El PBC autoriza expresamente la posibilidad de consorciarse y establece las formalidades requeridas para ello
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CONSULTA
En el Pliego de Bases y Condiciones, Especificaciones técnicas, requerimientos generales para la generación de archivos, donde dice “Formato: PDF”. Teniendo en cuenta que la institución requiere en el ítem 1.2 la DIGITALIZACION CERTIFICADA, esta determinación quebranta el cumplimiento del proceso de certificación, se encuentran obligados a modificar el formato de archivo a PDF/A, así como establecer los metadatos mínimos que este formato debe incluir, adicionalmente firma electrónica cualificada, sello de tiempo etc. se denota un desconocimiento pleno de las generalidades de un proceso certificado, corriendo un altísimo riesgo de recibir y abonar con el dinero del pueblo paraguayo por un proceso que desconocen y en el cual no establecieron condiciones mínimas
En el Pliego de Bases y Condiciones, Especificaciones técnicas, requerimientos generales para la generación de archivos, donde dice “Formato: PDF”. Teniendo en cuenta que la institución requiere en el ítem 1.2 la DIGITALIZACION CERTIFICADA, esta determinación quebranta el cumplimiento del proceso de certificación, se encuentran obligados a modificar el formato de archivo a PDF/A, así como establecer los metadatos mínimos que este formato debe incluir, adicionalmente firma electrónica cualificada, sello de tiempo etc. se denota un desconocimiento pleno de las generalidades de un proceso certificado, corriendo un altísimo riesgo de recibir y abonar con el dinero del pueblo paraguayo por un proceso que desconocen y en el cual no establecieron condiciones mínimas
Esta previsto en el PBC que la digitalización certificada deberá regirse por las normas y procedimientos establecidos en las Ley 6822/21 y sus reglamentaciones