Esta sección constituye el detalle de los bienes y/o servicios con sus respectivas especificaciones técnicas - EETT, de manera clara y precisa para que el oferente elabore su oferta. Salvo aquellas EETT de productos ya determinados por plantillas aprobadas por la DNCP.

El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.

Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y convenios modificatorios.

El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

• Identificar el nombre,  cargo  y  la dependencia de la Institución de quien solicita el procedimiento de contratación a ser publicado. C.P. Daniel Gómez Alvarenga, Director de Administración, dependiente de la Dirección General de Administración y Finanzas
• Justificación de la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada. Este llamado se realiza de manera a cumplir con el plazo de conservación de los documentos estipulado en el Artículo 109° de la Ley N° 7021 DEL 9 DE DICIEMBRE DE 2022, "DE SUMINISTRO Y CONTRATACIONES PÚBLICAS".

  Justificación de la planificación, si se trata de un procedimiento de contratación periódico o sucesivo,  o si el mismo responde a una necesidad temporal. Esta Planificación responde a una necesidad temporal hasta tanto se proceda a la readecuación física del lugar destinado para el archivo general de la INSTITUCION.

• Justificación de las especificaciones técnicas establecidas. Las especificaciones técnicas establecidas fueron elaboradas teniendo en cuenta la naturaleza del llamado y los servicios a ser utilizados en el presente proceso de contratación son las adecuadas y a las necesidades existentes el cual fue elaborada de forma genérica.

Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:

El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las características técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:

-      Las EETT sirven de referencia para verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.

-      En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.

-      En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.

-      Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.

-      Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”, remitiendo la aclaración respectiva.  Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.

-      Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.

 

-      Las EETT   deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:

(a)      Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.

(b)      Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).

(c)       Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.

(d)      Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.

(e)      Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.

-              Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda.  Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo a la de Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.

Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta datos sobre una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá detallar la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.

Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.

Ítem	Descripción del Servicio	Unidad de Medida	Presentación	Cantidad
1	Resguardo y Digitalización de documentos	Unidad	Caja	01

I.         INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

El software requerido deberá ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por la Resolución Nº 1438 de fecha 03/12/2015 del Ministerio de Industria y Comercio, en cumplimiento a la Ley Nº 4017/10 De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico, modificada por la Ley Nº 4610/12 Que amplía y modifica parcialmente la Ley Nº 4017/10, De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico.

 El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:

i.       Servidor principal y de contingencia.

ii.      UPS.

iii.     Escáner.

iv.     Estaciones de Trabajo.

v.      Red y Comunicaciones.

vi.     Mobiliarios necesarios.

vii.    Útiles.

viii.   2 Móviles propios tipo furgón

ix.     Generador alternativo de energía, capacidad mínima 20 KVA

 Características mínimas de los escáneres

Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.

 Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)

•        Tamaño de hoja: máximo A3

•        Resolución: 300 dpi como mínimo.

•        Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.

•        Software especializado para captura de imágenes.

•        Como mínimo 5 (cinco) equipos.

•        Bandeja de 500 hojas

Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:

•        Tipo de Captura: Aéreo o planetario.

*          Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand   Alone). Unidad de Escaneo autónomo

•        Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.

•        Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.

•        Resolución: 600dpi o superior.

•        Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo

•        Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.

•        Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.

•        Software especializado para captura de imágenes.

•        Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).

 La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.

 REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS

●       Formato: PDF.

●       Sistema de compresión de archivos: Sí.

●       Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).

●       Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.

●       Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.

●       Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.

GUARDA DE DOCUMENTOS

El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:

 ·        La recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas. Cada caja deberá contener entre 4 a 5 biblioratos y cada bibliorato entre 450 a 500 hojas.

·        Almacenamiento para reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.

• Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
• El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 12 (doce) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la Institución.

 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:

• Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.
• Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.
• Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.
• Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.
• Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización
• Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.
• Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.
• Traslado y entrega de expediente en puerta. (delivery)
• Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. 
• Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs. Conforme al volumen de pedidos de la convocante
• Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
• Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.

 

Seguridad de la documentación en guarda:

El oferente deberá contar con un depósito archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.

Requerimientos del local de la Empresa:

1.      Un depósito de al menos 500 metros cuadrados cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.

2.      Seguridad 24 horas

3.      El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.

4.      El depósito debe contar con el techo cubierto con aislante térmico que permita un mejor control de calor y humedad

5.      Detectores de Humo y movimiento.

6.      Respuestas de alarma con Empresa de seguridad

7.      Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito

8.      Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la Emergencia, deberán demostrar a través de constancias o certificados expedidos por empresas especializadas en el rubro.

9.      Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos, a través del sistema.

10.    Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.

11.    Racks industrial tipo porta palets instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.

12.    Cámaras de seguridad, circuito cerrado

13.    Seguro contra todo riesgo, presentar póliza vigente.

14.    Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.

15.    Contrato vigente con empresas para el control de plagas y alimañas

16.    Disponer de una sala especial: (Split, internet, mesa, silla) para que los funcionarios de la Institución puedan ir a verificar el avance de los trabajos.

17.    Elevador de carga con estructura de seguridad para la estiba y desestiba de documentos.

18.    Plano PCI aprobado por la Municipalidad.

19.     La Empresa adjudicada deberá contar con una póliza de Seguros contra incendios y otros riesgos.

 La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.

 Sistema de Trabajo:

En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.

En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.

 Equipo de Trabajo:

El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con funcionarios especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados. Cantidad mínima requerida de 10 funcionarios comprobables a través de la planilla de IPS, los mismos deberán contar con una antigüedad mínima de 12 meses con lo cual quedaría demostrada su experiencia.

 

En procedimientos de Menor Cuantía, la aplicación de la preferencia reservada a las MIPYMES prevista en el artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas" será de conformidad con las disposiciones que se emitan para el efecto. Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 4° de la Ley N° 7444/25 QUE MODIFICA LA LEY Nº 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio.

No aplica

Ítem	Descripción del servicio	Cantidad	Unidad de medida	Lugar donde los servicios serán prestados	Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios
1	Resguardo y Digitalización de Documentos	1	Unidad	Dirección de Administración	10 (diez) días calendarios a partir  de la recepción de la Orden de Servicio por parte del proveedor adjudicado.

 

 

 

 

 

 

No aplica

No aplica

No aplica