En el PBC. Especificaciones técnicas. Para el ítem 1 y 2. Digitalización certificada
Solicitamos aclarar si la digitalización solicitada debe ser certificada para ambos ítems? Ya que solicitan lo siguiente:
Además, el software de captura a utilizar debe tener la posibilidad de convertir durante el proceso los archivos a PDF/A, el cual permite que el documento esté disponible y apto para ser compatible con los criterios de digitalización certificada, de acuerdo con la ley vigente 6822/21 (De los servicios de confianza para las transacciones electrónicas, del documento
electrónico y los documentos transmisibles electrónicos).
Si no lo requieren, como esta estipulado en el PBC, de igual manera para dar cumplimiento a este punto, es necesario que la empresa realice digitalización certificada y este habilitada para la misma, para que así los archivos, como lo dice en el PBC puedan ser "apto para ser compatible con los criterios de digitalización certificada, de acuerdo con la ley vigente 6822/21"
O aclarar cuáles son los criterios o lo requerido.
En el PBC. Especificaciones técnicas. Para el ítem 1 y 2. Digitalización certificada
Solicitamos aclarar si la digitalización solicitada debe ser certificada para ambos ítems? Ya que solicitan lo siguiente:
Además, el software de captura a utilizar debe tener la posibilidad de convertir durante el proceso los archivos a PDF/A, el cual permite que el documento esté disponible y apto para ser compatible con los criterios de digitalización certificada, de acuerdo con la ley vigente 6822/21 (De los servicios de confianza para las transacciones electrónicas, del documento
electrónico y los documentos transmisibles electrónicos).
Si no lo requieren, como esta estipulado en el PBC, de igual manera para dar cumplimiento a este punto, es necesario que la empresa realice digitalización certificada y este habilitada para la misma, para que así los archivos, como lo dice en el PBC puedan ser "apto para ser compatible con los criterios de digitalización certificada, de acuerdo con la ley vigente 6822/21"
O aclarar cuáles son los criterios o lo requerido.
Se aclara que el servicio solicitado es el de Digitalización de Documentos NO CERTIFICADA. Remitirse al PBC.
2
CONSULTA
En el PBC. Especificaciones técnicas. Reconocimientos OCR
Que se aclare que no será responsabilidad del oferente en caso que los reconocimientos de OCR no tengan en algunos casos resultados óptimos, cuando los documentos no poseen las condiciones de calidad, estado, orientación y legibilidad, lo cual es un aspecto externo al oferente y al motor de OCR que cumple con los requerimientos establecidos.
En el PBC. Especificaciones técnicas. Reconocimientos OCR
Que se aclare que no será responsabilidad del oferente en caso que los reconocimientos de OCR no tengan en algunos casos resultados óptimos, cuando los documentos no poseen las condiciones de calidad, estado, orientación y legibilidad, lo cual es un aspecto externo al oferente y al motor de OCR que cumple con los requerimientos establecidos.
Se aclara que, en los casos en que los documentos a ser procesados mediante reconocimiento OCR no reúnan las condiciones mínimas de calidad, estado, orientación o legibilidad requeridas para un procesamiento óptimo, tales limitaciones se considerarán ajenas a la responsabilidad del oferente, no pudiendo atribuírsele fallas en los resultados derivados de factores externos al motor de OCR o a su correcta implementación conforme a las especificaciones técnicas establecidas en el PBC.
Remitirse al PBC.
3
CONSULTA
En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 1 y 2. Servicios requeridos
En las especificaciones técnicas, en mas de un apartado se menciona “Conservación”, entendemos que el término “Conservación de documentos” se refiere al proceso de guardado/conservación de los mismos en cajas y devueltos a la convocante, o bien aclarar a que se refiere con conservación, ya que esto podría prestarse a confusión o bien limitar participación a oferentes que brindan el servicio de digitalización. Entendemos que es parte de un proceso de preparación del documento, digitalizado y posterior guardado en cajas. Favor confirmar si la apreciación es correcta.
En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 1 y 2. Servicios requeridos
En las especificaciones técnicas, en mas de un apartado se menciona “Conservación”, entendemos que el término “Conservación de documentos” se refiere al proceso de guardado/conservación de los mismos en cajas y devueltos a la convocante, o bien aclarar a que se refiere con conservación, ya que esto podría prestarse a confusión o bien limitar participación a oferentes que brindan el servicio de digitalización. Entendemos que es parte de un proceso de preparación del documento, digitalizado y posterior guardado en cajas. Favor confirmar si la apreciación es correcta.
Se aclara que la apreciación es correcta. Remitirse al PBC.
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CONSULTA
En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 1 y 2. Control de documentos
En el apartado Control de documentos piden informes que incluyan: "verificar el orden correlativo numérico, vigencia del documento, verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido, verificar la orientación del texto impreso.", para este punto solicitamos aclarar si los documentos de cada tipo existentes en las dependencias están agrupados actualmente en un solo sitio o caja o estante, teniendo en cuenta que piden tareas muy específicas más alla de un alcance de servicio de digitalización, solicitan básicamente ordenar por número, cronológicamente, por vigencia, etc., esto implica que el personal asignado deba realizar una lectura de cada página o legajo o documento durante el proceso de preparado. Solicitamos aclarar si es esa la necesidad y además detallar mejor el alcance en este punto, de manera a determinar y poder prever tanto el personal como el costo necesario para cubrir dicha tarea.
En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 1 y 2. Control de documentos
En el apartado Control de documentos piden informes que incluyan: "verificar el orden correlativo numérico, vigencia del documento, verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido, verificar la orientación del texto impreso.", para este punto solicitamos aclarar si los documentos de cada tipo existentes en las dependencias están agrupados actualmente en un solo sitio o caja o estante, teniendo en cuenta que piden tareas muy específicas más alla de un alcance de servicio de digitalización, solicitan básicamente ordenar por número, cronológicamente, por vigencia, etc., esto implica que el personal asignado deba realizar una lectura de cada página o legajo o documento durante el proceso de preparado. Solicitamos aclarar si es esa la necesidad y además detallar mejor el alcance en este punto, de manera a determinar y poder prever tanto el personal como el costo necesario para cubrir dicha tarea.
Se confirma que lo indicado en el PBC corresponde a tareas de control documental orientadas a la verificación formal de los registros, incluyendo la correspondencia con la tipología y composición establecida, el orden correlativo numérico, la vigencia del documento, la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido y la orientación del texto impreso, sin implicar actividades adicionales de clasificación física o reorganización de archivos fuera del proceso de control documental establecido.
Remitirse al PBC.
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CONSULTA
En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 1 y 2. Informes/Medios de captura.
En el apartado de Elaboración de Informes consultivos. Solicitan: “Carga de datos asociados e indexación: Medios de captura (Escáneres y Aplicaciones para móviles, Multifuncionales y Aplicación Web), digitación manual de datos y automática utilizando OCR zonal, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad.”
Solicitamos que el apartado “Medios de captura” sea excluido o de carácter opcional o bien limitado a indicar medios de captura de solo escáneres espcializados para el servicio, teniendo en cuenta que los demás medios citados no corresponden y no tienen sustento técnico para ser exigidos o utilizados de manera obligatoria, de mantenerse este requerimiento, solicitamos aclarar cual sería el fundamento de solicitar un medio de captura que sea a traves de Aplicaciones para móviles, Multifuncionales y Aplicación Web con digitación manual de datos y automática utilizando OCR zonal, teniendo en cuenta que es requerido y también necesario realizar el servicio con escáneres especializados como lo es solicitado en el PBC, los cuales son los únicos medios y equipos que pueden generar los resultados deseados y mínimos requeridos. Esto solo limita la participación de posibles oferentes y que solo un oferente pueda cumplir con la totalidad de requerimientos establecidos.
En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 1 y 2. Informes/Medios de captura.
En el apartado de Elaboración de Informes consultivos. Solicitan: “Carga de datos asociados e indexación: Medios de captura (Escáneres y Aplicaciones para móviles, Multifuncionales y Aplicación Web), digitación manual de datos y automática utilizando OCR zonal, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad.”
Solicitamos que el apartado “Medios de captura” sea excluido o de carácter opcional o bien limitado a indicar medios de captura de solo escáneres espcializados para el servicio, teniendo en cuenta que los demás medios citados no corresponden y no tienen sustento técnico para ser exigidos o utilizados de manera obligatoria, de mantenerse este requerimiento, solicitamos aclarar cual sería el fundamento de solicitar un medio de captura que sea a traves de Aplicaciones para móviles, Multifuncionales y Aplicación Web con digitación manual de datos y automática utilizando OCR zonal, teniendo en cuenta que es requerido y también necesario realizar el servicio con escáneres especializados como lo es solicitado en el PBC, los cuales son los únicos medios y equipos que pueden generar los resultados deseados y mínimos requeridos. Esto solo limita la participación de posibles oferentes y que solo un oferente pueda cumplir con la totalidad de requerimientos establecidos.
Se aclara que lo mencionado en el apartado "Carga de datos asociados e indexación: Medios de captura (Escáneres y Aplicaciones para móviles, Multifuncionales y Aplicación Web), digitación manual de datos y automática utilizando OCR zonal, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad" tiene carácter meramente enunciativo, y tiene por objeto describir las posibles modalidades o recursos tecnológicos mediante los cuales se puede realizar la carga e indexación de datos. En consecuencia, no implica una exigencia obligatoria respecto al uso de todos los medios de captura mencionados, siendo suficiente la utilización de escáneres especializados.
Remitirse al PBC.
6
CONSULTA
En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 1 y 2. Recursos Humanos
En el apartado “Recursos Humanos” solicitan lo siguiente: El equipo de trabajo deberá estar compuesto como mínimo por 1 (un) programador o analista de sistemas que estarán encargados de brindar el soporte técnico y la migración a la herramienta y encargado de realizar los ajustes necesarios. Los mismos deberán formar parte del plantel permanente del Oferente, a constatar por la planilla del IPS.
Teniendo en cuenta el tipo de servicio requerido, es importante mencionar que no es necesario disponer de un programador o analista de sistemas on-site de manera fija, para un proceso de carga o indexación, esta tarea la pueden realizar operadores capacitados y asignados para dicha función, sin necesidad de ser programador o analista, además no se requerirán desarrollos o modificaciones de ningún software, por lo que NO es técnicamente necesario este requerimiento.
Por lo expuesto solicitamos que dicho apartado sea excluido o modificado, aceptando operadores capacitados y asignados para dicha función requerida. Esto solo limita la participación de posibles oferentes y que solo un oferente pueda cumplir con la totalidad de requerimientos establecidos.
En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 1 y 2. Recursos Humanos
En el apartado “Recursos Humanos” solicitan lo siguiente: El equipo de trabajo deberá estar compuesto como mínimo por 1 (un) programador o analista de sistemas que estarán encargados de brindar el soporte técnico y la migración a la herramienta y encargado de realizar los ajustes necesarios. Los mismos deberán formar parte del plantel permanente del Oferente, a constatar por la planilla del IPS.
Teniendo en cuenta el tipo de servicio requerido, es importante mencionar que no es necesario disponer de un programador o analista de sistemas on-site de manera fija, para un proceso de carga o indexación, esta tarea la pueden realizar operadores capacitados y asignados para dicha función, sin necesidad de ser programador o analista, además no se requerirán desarrollos o modificaciones de ningún software, por lo que NO es técnicamente necesario este requerimiento.
Por lo expuesto solicitamos que dicho apartado sea excluido o modificado, aceptando operadores capacitados y asignados para dicha función requerida. Esto solo limita la participación de posibles oferentes y que solo un oferente pueda cumplir con la totalidad de requerimientos establecidos.
La inclusión de un programador o analista de sistemas dentro del equipo de trabajo responde a la necesidad de garantizar el correcto funcionamiento, soporte técnico y eventual migración de los datos digitalizados hacia la herramienta o sistema designado por la Institución, así como la posibilidad de realizar los ajustes técnicos necesarios que pudieran requerirse durante la ejecución del servicio. Dicho perfil técnico permite asegurar la compatibilidad e integridad de la información procesada, la adecuada gestión de los formatos de salida y la resolución oportuna de incidencias de tipo informático que puedan surgir durante el proceso.
Remitirse al PBC.
7
En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 1 y 2. Relevamiento
En las especificaciones técnicas se menciona “Debe contemplar un relevamiento de la situación actual de los Archivos de la Institución, específicamente de las dependencias afectadas al proyecto, a fin de presentar un informe pormenorizando”
Solicitamos aclarar si el relevamiento e informe solicitado se refiere a que el oferente una vez adjudicado debe realizarlos al momento de iniciar el servicio o lo que estan solicitando es una visita técnica de relevamiento antes de la presentación de oferta.
En caso de requerir una visita técnica. Solicitamos determinar fecha, horario y detallar en que departamentos o areas, además de los contactos responsables de dar información. De no requerir la visita técnica solicitamos aclarar cueles son los departamento a ser beneficiados con el servicio y la tipología documental
24-10-2025
03-11-2025
En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 1 y 2. Relevamiento
En las especificaciones técnicas se menciona “Debe contemplar un relevamiento de la situación actual de los Archivos de la Institución, específicamente de las dependencias afectadas al proyecto, a fin de presentar un informe pormenorizando”
Solicitamos aclarar si el relevamiento e informe solicitado se refiere a que el oferente una vez adjudicado debe realizarlos al momento de iniciar el servicio o lo que estan solicitando es una visita técnica de relevamiento antes de la presentación de oferta.
En caso de requerir una visita técnica. Solicitamos determinar fecha, horario y detallar en que departamentos o areas, además de los contactos responsables de dar información. De no requerir la visita técnica solicitamos aclarar cueles son los departamento a ser beneficiados con el servicio y la tipología documental
Se aclara que el relevamiento de la situación actual de los Archivos de la Institución, de las dependencias afectadas al proyecto, deberá ser realizado posterior a la adjudicación, al inicio de la ejecución del servicio, con el propósito de elaborar un informe pormenorizado que permita identificar las condiciones reales, el volumen documental y las características específicas de los archivos a ser tratados, sirviendo como base técnica para la correcta planificación y desarrollo de las actividades previstas en el llamado.
Remitirse al PBC.
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En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 2. Tamaño A1
Solicitan en el punto 1. Para páginas de hasta tamaño A1:
Escáner para documentación con tamaño de hoja de hasta tipo A1, con las siguientes características:
- Tamaño de documentos: hasta A1.
Solicitamos sean aceptados equipos con soporte para documentación en tamaño A2, teniendo en cuenta que este es el tamaño máximo normalmente utilizado para los servicios de digitalización del tipo requerido, además el tamaño A1 no será requerido para la ejecución de este servicio, siendo que tecnicamente no es indispensable contar con dicho tamaño poco habitual, de mantenerse, solicitamos puedan aclarar que tipología documental tienen en A1 y en que cantidad, con detalles claros para entender la necesidad de este punto. Esto solo limita la participación de posibles oferentes y que solo un oferente pueda cumplir con la totalidad de requerimientos establecidos.
24-10-2025
03-11-2025
En el PBC. Especificaciones técnicas Para el ítem 2. Tamaño A1
Solicitan en el punto 1. Para páginas de hasta tamaño A1:
Escáner para documentación con tamaño de hoja de hasta tipo A1, con las siguientes características:
- Tamaño de documentos: hasta A1.
Solicitamos sean aceptados equipos con soporte para documentación en tamaño A2, teniendo en cuenta que este es el tamaño máximo normalmente utilizado para los servicios de digitalización del tipo requerido, además el tamaño A1 no será requerido para la ejecución de este servicio, siendo que tecnicamente no es indispensable contar con dicho tamaño poco habitual, de mantenerse, solicitamos puedan aclarar que tipología documental tienen en A1 y en que cantidad, con detalles claros para entender la necesidad de este punto. Esto solo limita la participación de posibles oferentes y que solo un oferente pueda cumplir con la totalidad de requerimientos establecidos.
La exigencia técnica de que el equipo de digitalización admita documentos de hasta tamaño A1 se fundamenta en la necesidad de garantizar la correcta digitalización de planos, croquis técnicos, mapas aeronáuticos y otros documentos de gran formato, comúnmente utilizados en diversas dependencias de la Institución.
Estos documentos, por su naturaleza técnica, suelen presentarse en formatos superiores al A2, por lo que resulta indispensable contar con equipos capaces de procesar dimensiones de hasta A1, asegurando la fidelidad, resolución y conservación digital completa del contenido.
Remitirse al PBC.
9
CONSULTA
Páginas No Encuadernadas: Equipos de escaneo documental de alta velocidad, con las siguientes características – donde dice “Volumen diario de escaneo: 120.000 páginas o superior.”
Solicitamos que se acepten escáneres con un volumen diario de 70,000 escaneos. Este requisito es suficiente para cubrir la necesidad de procesamiento diario de documentos de la institución. Por ejemplo, 70,000 escaneos equivalen a la capacidad de digitalizar aproximadamente 140 bibliógrafos de 500 hojas al día, y con esto se estaría cumpliendo en tiempo y forma con los plazos estipulados en el PBC: No se encuentra justificación técnica para mantener un requisito superior.
Páginas No Encuadernadas: Equipos de escaneo documental de alta velocidad, con las siguientes características – donde dice “Volumen diario de escaneo: 120.000 páginas o superior.”
Solicitamos que se acepten escáneres con un volumen diario de 70,000 escaneos. Este requisito es suficiente para cubrir la necesidad de procesamiento diario de documentos de la institución. Por ejemplo, 70,000 escaneos equivalen a la capacidad de digitalizar aproximadamente 140 bibliógrafos de 500 hojas al día, y con esto se estaría cumpliendo en tiempo y forma con los plazos estipulados en el PBC: No se encuentra justificación técnica para mantener un requisito superior.
La exigencia de contar con equipos de escaneo de alta velocidad con un volumen diario de 120.000 páginas o superior se fundamenta en la necesidad de garantizar la eficiencia, continuidad operativa y cumplimiento de los plazos contractuales establecidos en el PBC. Este nivel de capacidad técnica permite absorber variaciones en el flujo de trabajo y asegurar la disponibilidad operativa ante contingencias, manteniendo una productividad constante sin degradar la calidad de imagen ni comprometer la integridad del equipo.
Asimismo, un rendimiento de esta magnitud resulta indispensable considerando que el servicio abarcará múltiples dependencias institucionales, con volúmenes documentales significativos y heterogéneos. La capacidad de procesamiento de 120.000 páginas o más asegura la posibilidad de trabajar en paralelo con diferentes lotes o tipos documentales, optimizando el tiempo total de digitalización, reduciendo paradas por mantenimiento y aumentando la vida útil del equipo. De este modo, el requerimiento no constituye una restricción, sino una medida técnica preventiva que garantiza la robustez, estabilidad y confiabilidad del proceso de digitalización a gran escala.
Remitirse al PBC.
10
CONSULTA
Páginas No Encuadernadas: Equipos de escaneo documental de alta velocidad, con las siguientes características – donde dice “Velocidad de escaneo: 150 ppm / 300 ipm o superior.” Solicitamos sean aceptados escáner con velocidad de escaneo de 140 ipm – 280 ipm, aclarando que la diferencia es de 10ppm/20ipm, prácticamente imperceptible para los operadores de digitalización. La consulta es cursada de tal forma a no limitar la participación de potenciales oferentes, así también, cabe destacar que no hay justificación técnica para solicitar indefectiblemente el tamaño indicado en la platina
Páginas No Encuadernadas: Equipos de escaneo documental de alta velocidad, con las siguientes características – donde dice “Velocidad de escaneo: 150 ppm / 300 ipm o superior.” Solicitamos sean aceptados escáner con velocidad de escaneo de 140 ipm – 280 ipm, aclarando que la diferencia es de 10ppm/20ipm, prácticamente imperceptible para los operadores de digitalización. La consulta es cursada de tal forma a no limitar la participación de potenciales oferentes, así también, cabe destacar que no hay justificación técnica para solicitar indefectiblemente el tamaño indicado en la platina
La especificación de una velocidad de escaneo de 150 ppm / 300 ipm o superior se establece con el fin de garantizar un rendimiento óptimo y sostenido en la digitalización masiva de documentos, permitiendo cumplir con los volúmenes y plazos operativos definidos en el PBC. Esta velocidad asegura una mayor eficiencia en el procesamiento, reduciendo los tiempos de ejecución y optimizando la utilización de recursos humanos y tecnológicos. Además, proporciona un margen de rendimiento necesario para mantener la productividad ante variaciones en la carga de trabajo o en la calidad física de los documentos, asegurando la continuidad del servicio y la estabilidad del flujo de digitalización institucional.
Remitirse al PBC.