Texto del PBC:
“1. Demostrar la experiencia en la Organización Integral de eventos, con facturaciones de venta, contratos y/o recepciones finales por un monto equivalente al 30% como mínimo del monto máximo establecido en el presente procedimiento de contratación, de los últimos 5 (cinco) años 2020, 2021, 2022, 2023, 2024. Las sumatorias de las facturaciones deben alcanzar el porcentaje indicado, no será necesaria la presentación del porcentaje del monto establecido por cada año”.
“2. El oferente deberá contar con una experiencia mínima en la realización de por lo menos 3 (tres) eventos de organización integral de congresos y/o conferencias y/o cumbres y/o foros y/o seminarios, de los cuales necesariamente 1 (uno) por lo menos deberá ser internacional, con un mínimo de 250 participantes dentro del periodo 2020 al 2024 (no se considerará sumatoria alguna para alcanzar el mínimo de participantes).
Consulta:
Solicitamos amablemente a la convocante la inclusión del periodo 2025 dentro de los años elegibles para la sumatoria de la facturación, con el fin de fomentar una mayor y mejor competencia entre los potenciales oferentes.
Texto del PBC:
“1. Demostrar la experiencia en la Organización Integral de eventos, con facturaciones de venta, contratos y/o recepciones finales por un monto equivalente al 30% como mínimo del monto máximo establecido en el presente procedimiento de contratación, de los últimos 5 (cinco) años 2020, 2021, 2022, 2023, 2024. Las sumatorias de las facturaciones deben alcanzar el porcentaje indicado, no será necesaria la presentación del porcentaje del monto establecido por cada año”.
“2. El oferente deberá contar con una experiencia mínima en la realización de por lo menos 3 (tres) eventos de organización integral de congresos y/o conferencias y/o cumbres y/o foros y/o seminarios, de los cuales necesariamente 1 (uno) por lo menos deberá ser internacional, con un mínimo de 250 participantes dentro del periodo 2020 al 2024 (no se considerará sumatoria alguna para alcanzar el mínimo de participantes).
Consulta:
Solicitamos amablemente a la convocante la inclusión del periodo 2025 dentro de los años elegibles para la sumatoria de la facturación, con el fin de fomentar una mayor y mejor competencia entre los potenciales oferentes.
La dependencia requirente del servicio expresa cuanto sigue: En atención a la consulta realizada, no presentamos objeción en incluir el año 2025 dentro de los períodos elegibles para la sumatoria de la facturación, así como para el periodo de la experiencia, favor remitirse a la adenda.
2
EXPERIENCIA
El Pliego exige experiencia en la realización de 3 eventos, indicando que "necesariamente 1 (uno) por lo menos deberá ser internacional". Solicitamos a la Convocante definir taxativamente qué criterios constituyen un "evento internacional" para esta evaluación. ¿Se refiere a: A) Un evento realizado físicamente en el extranjero; B) Un evento realizado en Paraguay contratado por un organismo internacional; o C) Un evento local con participación de expositores extranjeros? Esta aclaración es indispensable para asegurar la objetividad de la evaluación y evitar descalificaciones por interpretaciones subjetivas.
El Pliego exige experiencia en la realización de 3 eventos, indicando que "necesariamente 1 (uno) por lo menos deberá ser internacional". Solicitamos a la Convocante definir taxativamente qué criterios constituyen un "evento internacional" para esta evaluación. ¿Se refiere a: A) Un evento realizado físicamente en el extranjero; B) Un evento realizado en Paraguay contratado por un organismo internacional; o C) Un evento local con participación de expositores extranjeros? Esta aclaración es indispensable para asegurar la objetividad de la evaluación y evitar descalificaciones por interpretaciones subjetivas.
La dependencia requirente del servicio expresa cuanto sigue: En relación con su consulta sobre la definición de "evento internacional" establecida en el Pliego, se aclara que para efectos de esta licitación se considerará como evento internacional aquel realizado en Paraguay que haya contado con la participación de delegaciones, expositores o representantes de otros países.
No es necesario que el evento haya sido realizado físicamente en el extranjero, sino que la internacionalidad se determina por la naturaleza y alcance de la participación extranjera en el evento desarrollado en el territorio nacional. Favor remitirse al PBC.
3
Costo y Riesgo del "Bloqueo" de Habitaciones
El Pliego exige en las Especificaciones Técnicas el "Bloqueo de 80 Habitaciones por tres (3) noches". Sin embargo, en la Planilla de Precios (Ítems 1 y 2) solo se cotiza el pago de un máximo de 12 habitaciones para coordinadores/expositores. Se consulta:
¿El costo del alojamiento de las habitaciones "bloqueadas" excedentes a los Ítems 1 y 2 será abonado directamente por cada participante (pago directo pax-hotel)?
En caso de ser pago directo, ¿quién asume el costo o penalidad en caso de que no se ocupen las 80 habitaciones bloqueadas? ¿El BNF o el Oferente? Solicitamos aclarar que el Oferente no será responsable financieramente por las reservas no concretadas por los participantes.
El Pliego exige en las Especificaciones Técnicas el "Bloqueo de 80 Habitaciones por tres (3) noches". Sin embargo, en la Planilla de Precios (Ítems 1 y 2) solo se cotiza el pago de un máximo de 12 habitaciones para coordinadores/expositores. Se consulta:
¿El costo del alojamiento de las habitaciones "bloqueadas" excedentes a los Ítems 1 y 2 será abonado directamente por cada participante (pago directo pax-hotel)?
En caso de ser pago directo, ¿quién asume el costo o penalidad en caso de que no se ocupen las 80 habitaciones bloqueadas? ¿El BNF o el Oferente? Solicitamos aclarar que el Oferente no será responsable financieramente por las reservas no concretadas por los participantes.
La dependencia requirente del servicio expresa cuanto sigue: ¿El costo del alojamiento de las habitaciones "bloqueadas" excedentes a los Ítems 1 y 2 será abonado directamente por cada participante (pago directo pax-hotel)?
Respuesta: Sí, es correcta la apreciación. El costo de las habitaciones excedentes a los ítems 1 y 2, será abonado directamente por cada participante al hotel.
En caso de ser pago directo, ¿quién asume el costo o penalidad en caso de que no se ocupen las 80 habitaciones bloqueadas? ¿El BNF o el Oferente?
Respuesta: Las condiciones comerciales y de cancelación del bloqueo de habitaciones deberán ser acordadas entre el Oferente y el hotel. El BNF no asumirá costos ni penalidades por habitaciones no ocupadas que no formen parte de las habitaciones cotizadas en los Ítems 1 y 2. Cualquier responsabilidad por penalidades derivadas de la modalidad de bloqueo que el Oferente acuerde con el hotel será exclusiva de dichas partes, sin efecto económico para el BNF.
Solicitamos aclarar que el Oferente no será responsable financieramente por las reservas no concretadas por los participantes.
Respuesta: Una vez que el participante efectúe su reserva, serán de aplicación las condiciones del hotel (por ejemplo, plazos de cancelación, cobros por "no show", etc.), siendo la relación económica directa entre el participante y el hotel. El BNF únicamente reconocerá el pago de las habitaciones previstas en los Ítems 1 y 2 del Pliego. Favor remitirse al PBC.
4
EXPERIENCIA
El Pliego establece como requisito de experiencia la realización de "congresos y/o conferencias y/o cumbres y/o foros y/o seminarios". Observamos que esta enumeración resulta restrictiva y limitante, dejando fuera experiencias de organización integral mucho más relevantes y de mayor complejidad logística (como lanzamientos corporativos masivos, asambleas gremiales, grandes eventos institucionales, eventos deportivos internacionales, etc) que superan ampliamente la exigencia de un "seminario". A fin de no restringir la participación de oferentes con probada capacidad técnica y logística en eventos de gran escala, solicitamos a la Convocante ampliar la descripción aceptando la frase "y/o eventos similares de gran concurrencia". Esto permitirá validar experiencias que, aunque no lleven el nombre de "foro" o "seminario", demuestran fehacientemente la capacidad de manejar la logística integral de eventos de la magnitud requerida por ALIDE.
El Pliego establece como requisito de experiencia la realización de "congresos y/o conferencias y/o cumbres y/o foros y/o seminarios". Observamos que esta enumeración resulta restrictiva y limitante, dejando fuera experiencias de organización integral mucho más relevantes y de mayor complejidad logística (como lanzamientos corporativos masivos, asambleas gremiales, grandes eventos institucionales, eventos deportivos internacionales, etc) que superan ampliamente la exigencia de un "seminario". A fin de no restringir la participación de oferentes con probada capacidad técnica y logística en eventos de gran escala, solicitamos a la Convocante ampliar la descripción aceptando la frase "y/o eventos similares de gran concurrencia". Esto permitirá validar experiencias que, aunque no lleven el nombre de "foro" o "seminario", demuestran fehacientemente la capacidad de manejar la logística integral de eventos de la magnitud requerida por ALIDE.
La dependencia requirente del servicio expresa cuanto sigue: Esta exigencia responde a la complejidad específica del evento ALIDE, que implica no solo logística masiva (salones para 300 personas, traducción simultánea, ceremonial protocolario, talleres paralelos y entrevistas bilaterales), sino también un enfoque en dinámicas de deliberación y networking institucional similares a congresos, cumbres o foros internacionales, alineados con la descripción del propio Dictamen Técnico como "evento emblemático" de estándares internacionales en el sector. La selección de estos términos busca garantizar objetividad en la evaluación, evitando subjetividades al limitarse a formatos con agendas estructuradas de ponencias, paneles y sesiones plenarias, comparables al programa de la Asamblea (tres días de sesiones principales, workshops y consejos directivos).
No procede ampliar la descripción a "y/o eventos similares de gran concurrencia", ya que ello introduciría criterios subjetivos (como "lanzamientos corporativos", "asambleas gremiales" o "eventos deportivos") que no necesariamente acreditan experiencia en la gestión integral de eventos institucionales multilaterales con componentes protocolares, de traducción y de alto impacto diplomático-económico, como los requeridos para ALIDE. La especificación actual asegura la idoneidad técnica sin restringir innecesariamente la participación, permitiendo a oferentes con experiencia equivalente en los formatos listados demostrar su capacidad mediante documentación probatoria. Favor remitirse al PBC.
5
CAPACIDAD TECNICA
Teniendo en cuenta el punto 4. Presentar un plan de contingencia para emergencias y un protocolo de atención a participantes, incluyendo asistencia en idiomas, gestión de traslados y solución de reclamos durante el evento.
Solicitamos respetuosamente nos puedan indicar que idiomas precisaran en la asistencia en idiomas, asi como tambien el servicio de translado, que alcance tendria? y en caso de ser necesario como se cuantificaran los servicios extras.
Teniendo en cuenta el punto 4. Presentar un plan de contingencia para emergencias y un protocolo de atención a participantes, incluyendo asistencia en idiomas, gestión de traslados y solución de reclamos durante el evento.
Solicitamos respetuosamente nos puedan indicar que idiomas precisaran en la asistencia en idiomas, asi como tambien el servicio de translado, que alcance tendria? y en caso de ser necesario como se cuantificaran los servicios extras.
La dependencia requirente del servicio expresa cuanto sigue: Idiomas requeridos para la asistencia: Los idiomas oficiales del evento son el español y el inglés. La asistencia en idiomas deberá contemplar, como mínimo, la capacidad de atender a los participantes en ambos idiomas, tanto en comunicación oral como en la resolución de consultas y reclamos.
Alcance del servicio de traslados: El plan de contingencia debe prever la coordinación logística para traslados vinculados al programa oficial del evento (por ejemplo, entre hoteles, sede principal y actividades protocolares descritas en las Especificaciones Técnicas). Cualquier traslado adicional no contemplado expresamente en el Pliego de Bases y Condiciones (PBC) o en la Planilla de Precios no generará obligación económica para la Convocante, debiendo ser acordado y asumido directamente por los participantes o sus instituciones financiadoras.
Cuantificación de servicios extras: Los servicios extras (traslados adicionales, soporte lingüístico ampliado, atención personalizada, etc.) no previstos como ítems específicos en la Planilla de Precios no serán asumidos financieramente por el Banco Nacional de Fomento (BNF). Dichos servicios deberán ser asumidos por la oferente, en caso de utilización o identificarse como opcionales en el plan de contingencia y protocolo de atención, o ser gestionados a demanda del participante, con pago directo por parte de este o de la entidad que lo respalde, sin generar cargo alguno al BNF. Favor remitirse al PBC.
6
EXPERIENCIA REQUERIDA
Teniendo en cuenta: El oferente deberá contar con una experiencia mínima en la realización de por lo menos 3 (tres) eventos de organización integral de congresos y/o conferencias y/o cumbres y/o foros y/o seminarios, de los cuales necesariamente 1 (uno) por lo menos deberá ser internacional, con un mínimo de 250 participantes dentro del periodo 2020 al 2025 (no se considerará sumatoria alguna para alcanzar el mínimo de participantes).
Consultamos respetuosamente, si es que la cantidad de participantes de cada uno de los eventos debe contar con un minimo de 250 participantes, o unicamente el evento internacional?
Teniendo en cuenta: El oferente deberá contar con una experiencia mínima en la realización de por lo menos 3 (tres) eventos de organización integral de congresos y/o conferencias y/o cumbres y/o foros y/o seminarios, de los cuales necesariamente 1 (uno) por lo menos deberá ser internacional, con un mínimo de 250 participantes dentro del periodo 2020 al 2025 (no se considerará sumatoria alguna para alcanzar el mínimo de participantes).
Consultamos respetuosamente, si es que la cantidad de participantes de cada uno de los eventos debe contar con un minimo de 250 participantes, o unicamente el evento internacional?
Conforme a lo expuesto por la dependencia requirente y responsable del servicio, se informa lo siguiente: Se aclara que, conforme a lo establecido en el Pliego de Bases y Condiciones, respecto a la exigencia de contar con experiencia mínima en la realización de al menos tres eventos de organización integral de congresos, conferencias y/o seminarios, de los cuales uno por lo menos debe ser internacional, el requisito de un mínimo de 250 participantes aplica únicamente al evento internacional.
7
Consulta sobre precios
PLANILLA DE PRECIOS: Grupo 1 y Grupo 2 son equivalentes a LOTES que se cotizan con totales separados?
Para cotizar en la subasta el Total Ofertado es la suma de los Montos Maximos o los Montos Minimos?
PLANILLA DE PRECIOS: Grupo 1 y Grupo 2 son equivalentes a LOTES que se cotizan con totales separados?
Para cotizar en la subasta el Total Ofertado es la suma de los Montos Maximos o los Montos Minimos?
Se solicita remitirse a lo indicado en las especificaciones técnicas del Pliego de Bases y Condiciones, conforme se detalla a continuación: "Observación: El orden de los ítems consignados en la presente planilla pueden presentar una diferencia con el listado de las especificaciones técnicas, atendiendo a que, para un mejor orden y visualización en el Sistema de Información de las Contrataciones Públicas (SICP), se agruparon los ítems correspondientes a contrato abierto y, por otro lado, aquellos con cantidades definidas (no aplican para contrato abierto)." En ese sentido, se aclara que en el SICP el grupo 1 corresponde a ítems que se realizan por contrato abierto por cantidades mínimas y máximas, y el grupo 2 corresponde a ítems que no se realizan por contrato abierto. Asimismo, se deja constancia que el sistema de adjudicación es por el total, por lo que se deberán cotizar la totalidad de los ítems correspondiente a ambos grupos, conforme normativa vigente. Finalmente, se solicita remitirse a la normativa vigente en particular a la Resolución DNCP N° 230/2025, así como en las guías online disponibles en el portal de la DNCP: https://www.contrataciones.gov.py/dncp/guia-de-subasta-a-la-baja-electronica/guia-de-subasta-a-la-baja-electronica/ y https://www.contrataciones.gov.py/dncp/guia-ofertas-electronicas-ley-n-7021-2022-res-232-2025/guia-de-ofertas-electronicas-proveedor/