El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.
Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
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Nro. De Orden |
Descripción del Servicio |
Unidad de Medida |
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1 |
Servicio de Digitalización de documentos con provisión de Software de Gestión documental y Equipamientos |
Global |
La Subsecretaría de Tributación del Ministerio de Hacienda en adelante la SET cuenta con una estructura orgánica cuenta con objetivos y funciones específicas para los cuales se establece una estructura orgánica de donde se desprende la Dirección De Apoyo y de Administración y Finanzas que debe administrar y velar por los recursos financieros, físicos, materiales y servicios de la SET.
Considerando lo mencionado, es necesario la contratación de una empresa solvente y con experiencia que pueda facilitar todos los componentes necesarios para la correcta implementación de la solución de Gestión Documental Integral de Archivo Físico y Digital.
El objetivo general de esta contratación es contar con una empresa para llevar a cabo la digitalización del archivo del Departamento de Patrimonio de la SET para contar con el respaldo digital de todos los documentos además de tratarse de una solución de institucional para brindar transparencia en la gestión resguardando información en un ambiente seguro y controlado.
Sistema de Gestión Documental (incluye la provisión del sistema)
El sistema de Gestión documental, deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente Procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley 4.017/2010, Ley 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC).
Se exigirá la Entrega de Programas Fuente de la solución de Digitalización Certificada de Documentos.
La solución deberá contemplar:
Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios, conforme al nivel de acceso que la SET determine, la SET preferencia el uso de los sistemas de autenticación existentes (RUCAS, open LDAP, otros). Asimismo, el sistema deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas, tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.
El Sistema de Digitalización Certificada de Archivos (desktop WEB - API) debe tener las siguientes funcionalidades:
Digitalización conforme a la Resolución MIC Nº 1.438/15:
La Digitalización de los documentos deberá ejecutarse según las normativas y parámetros de calidad establecidas en la Resolución MIC Nº 1.438/15 Por la cual se aprueba la guía denominada Digitalización de Documentos, en cumplimiento de las obligaciones del Ministerio de Industria y Comercio como autoridad de aplicación y emanadas de las normativas vigentes.
En el proceso de digitalización se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Preservación del documento electrónico digitalizado. La copia obtenida debe ser convenientemente clasificada, teniendo en cuenta la posibilidad de que el mismo documento exista en otro soporte. A pesar de que la digitalización certificada permite la sustitución del original, pueden presentarse problemas de duplicidad. Para garantizar que se ha conservado la integridad de la información se debe aplicar la firma digital del responsable de la conservación.
- Asegurar la disponibilidad y consulta. Debe permitirse un acceso completo y sin demora a los documentos digitalizados mediante métodos de consulta en línea o mediante la consulta de las imágenes a través de los propios sistemas de consulta de documentos. El acceso también debe cumplir con los requisitos normativos expresados en las leyes de protección de datos.
- Seguridad. La Contratante podrá implementar los controles que considere oportunos o necesarios, considerando los lineamientos de la ISO/NP 27001 "Seguridad de la información".
- La eficiencia y la eficacia de un Sistema de Gestión de Documentos Digitalizados, se refleja en la perdurabilidad de los archivos que han sido sometidos a un proceso de Digitalización, los cuales deberán estar disponibles por un plazo mínimo de 5 (cinco) años.
La SET cuenta con un Departamento de Tecnología con profesionales técnicos especializados para brindar soporte a los usuarios. Cuentan con un Datacenter propio y pondrá a disposición servidores y recursos necesarios para la correcta implementación cuyas características mínimas son:
La empresa adjudicada tendrá lugar en un plazo 36 meses desde la emisión de la orden de servicios emitida por la convocante.
La SET nombrará un líder de proyecto que será el encargado del seguimiento del proyecto mediante la aplicación de la metodología ágil a implementar a través de la solución.
Éste líder de proyecto definirá un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario. Éste equipo de personas será calificado para colaborar con el equipo técnico de la empresa adjudicada.
Posterior a la definición de éste equipo, la consultora realizará la instalación y montaje de toda la unidad operativa de digitalización en las oficinas de la SET bajo las condiciones mínimas solicitadas por la consultora cuyas condiciones serán expuestas en reuniones de preparación de inicio del servicio.
Considerando la complejidad de la documentación, la información, la cantidad y los formatos de bases de datos que podrían presentarse, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:
Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal de la SET estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 5 (cinco) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios, y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.
Posterior a la actividad descripta en el punto a, es requerido que el Proveedor asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a expresiones regulares para poder realizar la obtención de datos durante el siguiente proceso que es la digitalización de documentos.
Se podrá iniciar los procesos de digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a y b.
Los productos generados en imágenes deberán importarse bajo procesos masivos y tareas programadas en conjunto con el área técnica de la SET y los técnicos del oferente requeridos.
El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio y es responsabilidad de la empresa adjudicada, como así también la provisión de las cajas, estas serán utilizadas para el almacenamiento de los documentos escaneados y que forman parte de la presente contratación.
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Tipo de Documento: Registro Único del Contribuyente
Tipo de Documento: Notas
Tipo de Documento: Resoluciones del Viceministro
Estos datos son meramente enunciativos. La empresa adjudicada deberá considerar la posibilidad de agregar la tipología documental que se encuentre en el Archivo de la SET y por ende más datos para la indexación de las imágenes siempre y cuando esto no afecte el cronograma de ejecución de los servicios y sean técnicamente viables.
Formato de archivo PDF, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación, margen.
Será requerido que mínimamente se cumplan con estos requisitos:
Se deberán recibir formalmente los documentos, validando toda información contenida en la lista de documentos e incluyendo observaciones si las hubiere.
Se deberán definir aspectos como entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo de la documentación proveída para el procesamiento.
En todo momento se deberá resguardar la integridad de la documentación, siendo el personal interviniente el responsable de detectar la delicadeza, fragilidad o necesidades de mejora de los documentos, además de acompañar el procedimiento acorde a las normas de seguridad establecidas, teniendo en cuenta los métodos de conservación y normas establecidas (verificar el orden correlativo numérico, verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido con anterioridad, verificar y adecuar los documentos para el proceso de escaneo de acuerdo a su condición de almacenamiento y conservación, entre otros).
Se deberá tener en cuenta criterios de recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras con código de barra para la documentación suelta y en buen estado y la preparación de la documentación antigua para el escáner planetario.
El encargado del área de preparado deberá adecuar y acondicionar los documentos recibidos formalmente del sector de control de documentos, conforme al formulario de registro codificados y versionados según los procesos de calidad certificada, validando toda la información contenida en dicho formulario e incluyendo observaciones si las hubiere.
Posteriormente deberá definir la segmentación en lotes de la documentación a modo de diferenciar: tipos de documentos, estados de conservación y cantidades homogéneas, además se debe generar por cada lote de documentos un informe escrito conteniendo:
La documentación se deberá trasladar internamente en la Unidad/Lugar de Digitalización únicamente en Lotes bien identificados o señalizados.
Como paso siguiente se deberá proceder a una clasificación, verificación y acondicionamiento general de cada lote según:
Los documentos ya clasificados y segmentados, se deberán disponer en mobiliarios adecuados para el almacenamiento temporal con estantes rotulados según proceso a ajustarse, por ejemplo:
La documentación deberá ser revisada íntegramente, respetando las siguientes normas establecidas:
Se deberá controlar todos los niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes, como ser:
El equipo del oferente que conforma la Unidad de Escaneo de Documentos deberá recibir internamente la documentación dispuesta en los estantes correspondientes a Documentos a Escanear y verificar los niveles óptimos de preparación de documentos cuidando las Normas de Preparado y Tratamientos especiales definidos para cada Lote como: la identificación, el orden, la cantidad podrá generar su rechazo para su posterior revisión.
Para el inicio del escaneo se deberá verificar detalladamente la configuración del Software de Captura, dicha configuración debe estar basada en condiciones óptimas de calidad de imagen, velocidad de escaneo, niveles de compresión, formato de archivos, tipo de documento original, separación por lotes, etc., que a su vez estarán ruteadas específicamente a un repositorio de almacenamiento central.
El equipo deberá realizar constantemente validaciones con respecto a las aplicaciones del Software de Captura para obtener la alta calidad de imagen comprometida en el servicio, que a su vez contará con parámetros estandarizados a respetar para cada caso en particular y estará autorizado a realizar las correcciones conforme a los parámetros establecidos previamente.
Validará y verificará en su Estación de Escaneo todo lo referente a las Zonas de Reconocimiento definidas en cada documento, aspectos de suma importancia para su posterior indexación o inclusión en el sistema, a ser realizado en base al reconocimiento de datos impresos.
Además, cada personal del equipo deberá emitir informes especiales u observaciones con respecto al tratamiento especial de documentación delicada o con estándares no coincidentes a los preestablecidos.
Reorganizar la documentación procesada en el orden original, respetando los estándares de calidad y en este caso, el cambio de cajas y renombrado de los mismos manteniendo el orden, correlatividad y todo criterio que se pueda tener en cuenta para este proceso que facilite la búsqueda de la documentación física a través de los datos asociados, con la que se contará una vez estandarizada la base de datos, objeto de los trabajos realizados acorde a los Componentes de la Implementación.
El personal del equipo de Control de Documentos primeramente deberá recibir del área de Reagrupado la documentación ya acondicionada para su disposición final y devolución, esto posterior al proceso de escaneo o digitalización, controlando la calidad del trabajo de reagrupado, estado de los documentos, orden, etc.
Por último, el personal designado debe retirar la documentación ya procesada de acuerdo al horario de devolución de documentos establecido en un acta de inicio, conforme al Formulario de Registro codificado y versionado según procesos de calidad.
Se establecerán pautas para la obtención de altos estándares de calidad de todas las imágenes escaneadas.
En caso que se detecten dobleces o las imágenes que no cumplan los estándares de calidad, se procede al paso anterior de escaneo o digitalización para la mejora configurada.
La carga de índices asociados se deberá realizar por medio de un software indexador especializado en controles de consistencia y duplicidad de datos. La implementación del proceso de Indexación se debe realizar en una de las siguientes maneras, o combinación de tales:
La herramienta que deberá ser utilizada para la generación masiva de las imágenes en las unidades de digitalización de la prestadora de servicios debe contemplar:
Administración: la herramienta debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:
Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad
Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:
Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados, también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado.
Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:
La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:
Control de procesos digitales: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.
Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas.
Nombre de formulario
Reportes
Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.
Revisión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.
Movimiento: Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:
Personal técnico: el oferente deberá contar en nómina de personal con el profesional para desarrollo y ajustes de la herramienta de generación masiva de imágenes utilizada en ambiente operativo de producción de archivos digitales
Se deberá incluir un software especializado en OCR que cumpla mínimamente con las siguientes características:
- Deberá permitir la edición de documentos PDF digitalizados o generados digitalmente por software.
- Deberá permitir detectar OCR en archivos digitalizados basados en imágenes y papel.
- Deberá permitir comparar dos versiones de un documento para detectar diferencias en el contenido.
- Deberá permitir convertir de manera automática lotes de documentos indicados por el usuario para que el sistema los pueda reconvertir documentos escaneados a formatos editables como Word, Excel o superiores.
- Deberá permitir editar directamente errores tipográficos y otras correcciones en un PDF.
- Deberá permitir reorganizar o incorporar páginas nuevas, o incluso insertar y mover imágenes.
- Deberá permitir incorporar, modificar o eliminar las propiedades del documento (metadatos).
- Deberá permitir complementar campos interactivos en formularios PDF.
- Deberá permitir extraer rápidamente tablas y texto seleccionando de forma directa un área en documentos PDF digitales o escaneados; sin necesidad de efectuar ningún reconocimiento de texto adicional.
- Deberá permitir eliminar información confidencial para que no sea recuperable en algún momento posterior, incluso a la vez desde múltiples puntos del documento.
- Deberá permitir eliminar rápidamente «datos ocultos» en documentos PDF: metadatos, capas de texto, comentarios, archivos adjuntos, marcadores, etc.
- Deberá permitir establecer niveles de protección con contraseña de modo a restringir la apertura, la impresión, la edición o el acceso a la información de un PDF.
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, estos componentes no serán transferibles a la SET.
Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo:
El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción
Las capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del SENAVE.
Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.
La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo:
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Personal afectado |
Contenido |
Carga Horaria |
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Digitalización de Documentos |
Control de documentos: Registros formales de documentos, correspondencia a la tipología y composición, vigencia del documento, verificar la orientación del texto impreso. Preparación y pre escaneo: Evaluación y análisis de la documentación, identificación correcta de la documentación en el proceso, como, por ejemplo:
Digitalización o escaneo: Verificación del trabajo y niveles del preparado, verificación de los perfiles configurados en controladores de escaneo (formato del archivo, compresión, alimentación correcta de la documentación a procesar en el escáner, verificación y control de calidad del proceso de escaneo). Carga de datos asociados e indexación: Digitación manual de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad. Validación y Control de Calidad: Verificación de las áreas reconocidas conforme a los parámetros establecidos en cada imagen, detección de errores o no conformidades a los estándares definidos con respecto a los datos introducidos en los campos de indexación, adecuación, revisión de errores o modificación para la corrección de los formatos o productos finales, considerando errores parciales o totales, ajustes de concordancia. |
50 (cincuenta) horas |
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Personal técnico |
Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada. |
50 (cincuenta) horas |
Considerando que la provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue, para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la contratista se compromete a:
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HITOS DEL PROYECTO |
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DESCRIPCION |
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Año 1 |
Año 2 |
Año 3 |
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20 |
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27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
32 |
33 |
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Emisión de Orden de Inicio |
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Producto entregable 1 (uno) |
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Producto entregable 2 (dos) |
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Producto entregable 3 (tres) |
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Producto entregable 4 (cuatro) |
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Producto entregable 5 (cinco) |
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Producto entregable 6 (seis) |
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Producto entregable 7 (siete) |
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Producto entregable 8 (ocho) |
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Producto entregable 9 (nueve) |
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Producto entregable 10 (diez) |
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Producto entregable 11 (once) |
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Cierre del Proyecto |
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Las especificaciones técnicas del Software de Gestión Documental mínimamente deben incorporar:
Vinculación manual y automática de documentos
Documentación del sistema que deberá ser presentada con la oferta:
Escalabilidad y desempeño:
La SET requiere prueba de estrés del Sistema de Gestión digital de Documentos propuesto, de modo a establecer estándares de rendimiento y desempeño de la aplicación. Se deberán establecer los criterios de escalabilidad de la aplicación y estructura de costos asociada.
Tiempo de respuesta en la disponibilización de imágenes: se requiere que el tiempo de respuesta en la disponibilización de imágenes, con un máximo de 25 usuarios concurrentes sea menor a 1 segundo
Computadoras personales (PC) de escritorio Plantilla: Computadora Tipo 1 - Avanzada - Version: 2
Cantidad: 6 (seis) unidades de cada uno
Se deberá elaborar y presentar un informe consultivo, llevado a cabo por un especialista en el rubro, demostrando documentalmente capacidad en trabajos similares, relacionado al archivo físico y las condiciones ambientales, a modo de proponer acciones a llevar a cabo en el proceso de verificación y reacondicionamiento del archivo documental, objeto del presente concurso, que como mínimo deberá contener
Diseño del protocolo de manejo del archivo físico vinculado al Software de Gestión documental para su búsqueda
Ambiente fisico, relacionadas a la documentación y entorno ambiental, evaluando causas intrínsecas del material o causas extrínsecas como ser: físico-mecánicas, fisco-ambientales, químico-ambientales, factores biológicos etc.
Todos los componentes citados en éste apartado pasarán a formar parte del patrimonio de la convocante una vez finalizada la ejecución del contrato, de modo que el personal de la institución prosiga con los trabajos conforme a la formación e instrucciones recibidas durante el tiempo de vigencia del contrato.
El oferente adjudicado deberá suministrar asistencia técnica por vía telefónica, e-mail, chat, virtual y/o atención in situ en las oficinas de la DNCP para restablecer y corregir el servicio en caso de fallas desde la entrega de cada producto hasta un periodo de 6 meses a partir de la finalización de la etapa de mantenimiento y maduración del software, esto sin costo adicional. Esto incluye los servicios de:
Asistencia sobre incidentes:
Es requerido que el servicio se lleve a cabo por el plazo de 12 meses posteriores a la entrega final.
El oferente reconoce que la información y documentación a la SET como entidad beneficiaria le proporcione, así como los datos y resultados obtenidos de la prestación de los servicios, son propiedad de la convocante, como el carácter confidencial y/o reservado en términos de la normativa aplicable y las disposiciones del Contrato.
El personal interviniente por el proveedor deberá firmar un Acuerdo de Confidencialidad de la Información, dado que el personal contratado podría acceder a información confidencial de la institución. La firma del Acuerdo de Confidencialidad se realizará al momento de la suscripción del Acta de Inicio del Servicio, por cada profesional en forma individual.
En caso que el proveedor incorpore o reemplace personal, la SET será la encargada de gestionar la firma del Acuerdo de Confidencialidad por parte de los mismos.
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Producto Entregable |
Descripción |
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1 (uno) |
Producto Entregable
Este plan de trabajo debe contemplar las tareas propias del servicio y las dependientes desarrolladas en la SET que afecten el avance del servicio. Protocolo para el retiro de archivos y tratamiento del archivo físico y digital. Tanto el Plan de trabajo, como el Protocolo se realizarán en coordinación y de común acuerdo con personal de la SET y la empresa adjudicada.
Puesta de mobiliarios, equipos requeridos y planilla de funcionarios asociados al proyecto.
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2 (dos) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Entrega e instalación de los scanners con las configuraciones correspondientes para la digitalización de documentos.
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3 (tres) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
Las CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL serán descriptas en otro apartado. Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios, conforme al nivel de acceso que la SET determine, la SET preferencia el uso de los sistemas de autenticación existentes (RUCAS, open LDAP u otros). Asimismo, el sistema deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas, tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.
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4 (cuatro) |
Producto Entregable
Resultado esperado:
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5 (cinco) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso. |
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6 (seis) |
Producto Entregable
Resultado esperado:
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7 (siete) |
Producto Entregable
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8 (ocho) |
Producto Entregable
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9 (nueve) |
Producto Entregable
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10 (diez) |
Producto Entregable
Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso. |
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11 (once) |
Producto Entregable
Se deberá elaborar y presentar un informe consultivo, llevado a cabo por un especialista en bibliotecología, demostrando documentalmente capacidad en trabajos similares, relacionado al archivo físico y las condiciones ambientales, a modo de proponer acciones a llevar a cabo en el proceso de verificación
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Es preciso que la digitalización a ser realizada sea con certificación teniendo en cuenta la característica reservada de los documentos a ser digitalizados y prepararlos para que puedan ser destruidos siempre y cuando se cumplan con las disposiciones legales vigentes, con el fin de descomprimir los archivos de la Subsecretaría de Estado de Tributación.
Son Ventajas de la Digitalización - Neutralizar el extravío de documentos. - Preservación, ordenamiento y conservación a largo plazo. - Permitir un acceso rápido y fácil a la información. - Permitir el almacenamiento de la información en diferentes formatos electrónicos. Controlar el acceso a la información. - Mejorar los tiempos de búsqueda de documentos. - Permitir la simultaneidad de acceso de usuarios a un mismo documento. - Mejorar imágenes de documentos en mal estado. - Facilitar y agilizar la manipulación y distribución de la información - La perpetuidad de los documentos.
Son Recomendaciones para la Digitalización: Contar con un sistema de gestión de documentos que tenga un alto nivel de seguridad. Una herramienta de digitalización capaz de garantizar la integridad de los documentos análogos. Un documento digitalizado fiel, con la integridad suficiente para servir como elemento probatorio al mismo nivel que el documento físico, reúne un conjunto de componentes digitales que representan el contenido y el aspecto del documento original, así como las características o metadatos asociados que contribuyen a garantizar la fidelidad de la imagen. La aplicación proporcional de las exigencias de fidelidad e integridad específicas de cada documento se establece p a organización según la normativa aplicable en cada caso.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo con el plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
NO APLICA.
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Producto Entregable |
Descripción |
Plazo posteriores a la recepción de la Orden de Servicio |
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1 (uno) |
Producto Entregable
Este plan de trabajo debe contemplar las tareas propias del servicio y las dependientes desarrolladas en la SET que afecten el avance del servicio. Protocolo para el retiro de archivos y tratamiento del archivo físico y digital. Tanto el Plan de trabajo, como el Protocolo se realizarán en coordinación y de común acuerdo con personal de la SET y la empresa adjudicada.
Puesta de mobiliarios, equipos requeridos y planilla de funcionarios asociados al proyecto.
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A los 20 días |
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2 (dos) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Entrega e instalación de los scanners con las configuraciones correspondientes para la digitalización de documentos.
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A los 45 días |
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3 (tres) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
Las CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL serán descriptas en otro apartado. Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios, conforme al nivel de acceso que la SET determine, la SET preferencia el uso de los sistemas de autenticación existentes (RUCAS, open LDAP u otros). Asimismo, el sistema deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas, tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.
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4 (cuatro) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso. |
A los 4 meses |
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5 (cinco) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso. |
A los 9 meses |
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6 (seis) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso. |
A los 12 meses |
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7 (siete) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso. |
A los 18 meses |
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8 (ocho) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso. |
A los 24 meses |
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9 (nueve) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso. |
A los 30 meses |
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10 (diez) |
Producto Entregable
Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso. |
A los 35 meses |
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11 (once) |
Producto Entregable
Se deberá elaborar y presentar un informe consultivo, llevado a cabo por un especialista en bibliotecología, demostrando documentalmente capacidad en trabajos similares, relacionado al archivo físico y las condiciones ambientales, a modo de proponer acciones a llevar a cabo en el proceso de verificación
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A los 36 meses |
De acuerdo a lo establecido en el Plan de Trabajo aprobado por el área solicitante, los funcionarios del Archivo de la SET coordinarán la remisión de los documentos al Laboratorio de Digitalización montado por el proveedor en dependencias de la SET, y prepararán las Transferencias al Laboratorio, con el detalle de los documentos a transferir.
El Proveedor Adjudicado iniciará sus actividades a partir de una Orden de Trabajo emitida por la Dirección responsable de la Guarda y Custodia de Documentos. Las partes establecerán la fecha y hora de entrega de los Documentos que serán enviados al local de la Contratante en cada Orden de Prestación del Servicio. Para el inicio de las actividades el sistema de digitalización deberá de estar funcionando en ambiente productivo.
Lugar de Entrega: Archivo SET (a determinar), a ser recepcionado en días hábiles (de lunes a viernes) en horario de oficina (de 07:30 a 15:30 horas). Extraordinariamente podrán llevarse a cabo trabajos fuera del horario ordinario de oficina bajo supervisión y previa aprobación de las autoridades de la SET.
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indican a continuación:
Se requiere para los componentes de Software de Gestión documental y sus características, Software especializado en OCR, los scanners con las características mínimas requeridas. Además se verificará a través una visita al local del oferente la infraestructura y el circuito de procesos con la cuenta para certificar la calificación para la ejecución de los procesos requeridos en el PBC y los componentes adicionales como ser Escáner planetario en la cantidad de 2 unidades, computadoras de escritorio entre otros
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la contratante.
3. La contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
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Acta de recepción de Entrega del Software de gestión documental |
Nota de Remisión y Acta de Recepción |
Conforme a la Orden de Provisión en la que se establecerá el plazo de entrega. |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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1. Personas Físicas / Jurídicas |
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a) Certificado de no encontrarse en quiebra o en convocatoria de acreedores expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
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b) Certificado de no hallarse en interdicción judicial expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
| c) Constancia de no adeudar aporte obrero patronal expedida por el Instituto de Previsión Social; |
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d) Certificado laboral vigente expedido por la Dirección de Obrero Patronal dependiente del Viceministerio de Trabajo, siempre que el sujeto esté obligado a contar con el mismo, de conformidad a la reglamentación pertinente - CPS; |
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e) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |
| f) Certificado de Cumplimiento Tributario vigente a la firma del contrato. |
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2. Documentos. Consorcios |
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a) Cada integrante del consorcio que sea una persona física o jurídica deberá presentar los documentos requeridos para oferentes individuales especificados en los apartados precedentes. |
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b) Original o fotocopia del consorcio constituido. |
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c) Documentos que acrediten las facultades del firmante del contrato para comprometer solidariamente al consorcio. |
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d) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |