El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.

Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

•  OBJETO DEL LLAMADO: SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Se prestarán estos servicios adaptándolos a los requisitos y necesidades específicas de la Convocante, con el objeto de preservación, resguardo y facilidad de acceso a los archivos institucionales, previamente recuperados mediante técnica especializada aplicada a los mismos.

Para el cumplimiento del objeto del presente llamado, será necesario cumplir con los siguientes requerimientos:

1. GUARDA DE ARCHIVOS: de acuerdo al requerimiento del ámbito, implica la guarda mensual, con custodia y el almacenamiento físico de archivos, en cajas de acuerdo al volumen permitido por caja.

1. 1.  GESTION, ALMACENAMIENTO y CUSTODIA: De Libros Históricos del Registro Oficial de la Presidencia de la Republica que fueron previamente recuperados mediante técnica especializada aplicada a los mismos:

1. 1. 1. DISPONER DE INFRAESTRUCTURA EDILICIA:
         1. BOVEDA ESPECIALMENTE DISEÑADA: Con espacios adecuados para el almacenamiento de documentos de esta naturaleza, además deberá disponer de superficies destinadas a oficinas, guardia, área de recepción, clasificación, preparación, ordenamiento y remisión de documentos. Disponible por el periodo de duración del contrato.
         2. Los depósitos deberán estar ubicados en el mismo predio, en vista al destino a ser dado a los mismos por la seguridad y confidencialidad requerida en el tratamiento de los archivos institucionales.
         3. La Bóveda de Seguridad a utilizar a efectos de esta contratación deberá contar con los requerimientos mínimos de confort y seguridad como ser:
            • • • La sala debe estar construida con materiales de última generación con estándares internacionales, con paneles cortafuegos de un mínimo de 100 mm de espesor, con acceso mediante puerta metálica cortafuego con cerradura y sistemas de seguridad adicionales para su ingreso.-
                • Debe contar con equipos y Sistemas de Extinción alternativas de Incendios Tipo HI-FOG.
                • Sistemas de Seguridad Control de Acceso y CCTV durante las 24 horas.
                • Sistemas de Alarma Central mediante contratación externa, para detección inmediata en caso de incendios o intentos de robo.
                • La sala debe contar con sistema de temperatura y humedad controlado.
                • Todas las aberturas metálicas al exterior contarán con cerraduras adicionales de seguridad.
                • Piso revestido en perfecto estado.
                • Deberán contar con resguardo al exterior debidamente controlado por sistemas de seguridad
                • Las instalaciones en perfecto estado de funcionamiento:
                  1. Eléctrica (luces, tomas, tomas AA, tableros, etc.)
                  2. Agua Corriente y desagüe cloacal (sanitario de baños)
                  3. Instalación Pluvial (canaletas, bajadas, registros, cañerías, etc.)
                • Deberá contar con las siguientes instalaciones complementarias:
                  1. CCTV (circuito cerrado de TV). Adjunta material demostrativo
                  2. Sistema de Prevención y combate de incendios. Adjuntar informe
                  3. Sistema de Alarma contra intrusos. Adjuntar contrato con prestadora

LA EMPRESA OFERENTE DEBERA PRESENTAR OBLIGATORIAMENTE EN ADJUNTO A SU PROPUESTA TODA LA DOCUMENTACION QUE AVALEN LOS REQUERIMEINTOS SOLICITADOS EN EL PUNTO 1.1.1.3.-

1. 1. 2. DISPONER DE LAS MEDIDAS DE MÁXIMA SEGURIDAD INDISPENSABLES:
         1. CIRCUITO CERRADO con cámaras de seguridad, carnets de visitantes, etc.
         2. GUARDIA con personal de seguridad capacitado y acreditado para hacer frente a siniestros en general, con garita de seguridad en el interior del complejo de manera permanente durante las 24Hs. (veinticuatro horas).
         3. SISTEMAS de alarmas con sensores de movimiento, sonido, humo o gases; con conexión monitoreada las 24Hs. (veinticuatro horas), y adhesión al sistema policial como de bomberos. Presentar informes y certificados otorgados por Bomberos.-
         4. EQUIPOS de prevención y extintores de incendio colocados en lugares estratégicos.
         5. CONTROL permanente de plagas, insectos, roedores, etc.- Adjuntar certificado de empresa prestadora del servicio.-
         6. PERSONAL Deberá contar con una plantilla mínima de 40 personas capacitados para la actividad de almacenamiento y resguardo de los documentos físicos en general. La plantilla de personal se debe respaldar con la presentación de la copia del detalle de aportantes al IPS del último mes mediante fotocopia.-
         7. PROTOCOLOS DE SEGURIDAD, con respecto a los procedimientos de resguardo, seguridad y confidencialidad de documentos archivados y en tránsito, así como el control de ingreso de personas y personal no autorizado. Adjuntar informes.-
         8. SEGUROS sobre Riesgos Generales propias de actividades y los servicios que presta el proveedor, independientemente a la presente licitación, y vigentes a la fecha de la licitación. Presentar Listado con caratula de cada póliza vigente.-

1. 2. TRANSPORTE: RETIRO Y/O REMISIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS.
      1. Se deberá proveer el servicio de retiro de documentos físicos desde las instalaciones de la contratante hacia las instalaciones del proveedor, conforme a requerimientos de la contratante.
      2. Se deberá proveer el servicio de retiro de documentos físicos, desde las instalaciones de la Contratante (que corresponde a la devolución de los archivos remitidos), conforme a requerimientos de la Contratante.
      3. En cada retiro y/o remisión de documentos físicos, el proveedor deberá realizar el inventario de documentos físicos retirados y/o remitidos.
      4. Se deberá contar con un servicio de transporte identificado con logotipo de la empresa, y con la capacidad pertinente para soportar el volumen para el retiro y/o remisión de los documentos físicos.
      5. Se deberá contar con el personal identificado con logotipo de la empresa, y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de los documentos físicos en general.
      6. El servicio de retiro y/o remisión de los documentos físicos debe incluir transporte, personal para estiba, embalaje, etiquetado, control del volumen de los documentos físicos que se retiran y/o remiten, desestiba, control de los documentos físicos que se retiran y/o remiten en destino, sanitación de los documentos físicos y el respectivo acondicionamiento de los mismos en el almacén.

2. GESTIÓN DE ARCHIVOS: de acuerdo al requerimiento del ámbito, y su respectiva ejecución por evento de manera mensual, implica la gestión de archivos de documentos físicos el inventario de los mismos, adecuar los archivos para su manejo y control, dar soluciones de manejos de archivos y formas de inventario acorde a la necesidad del ámbito, los embalajes, su colocación y todos los servicios de logística que impliquen la gestión de los mismos.

El servicio deberá incluir:

2.1SERVICIO DE EMBALAJE (PACKING) PARA EL ALMACENAJE DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS:  Servicio de suministro y carga de Cajas para el Archivo y Almacenaje de los Documentos físicos, que deberán ser de un diseño exclusivo para la guarda de este tipo de documentación histórica.

• 1. 1. Servicio de suministro y colocación de precintos de seguridad, con identificación numérica única, inviolable (tipo lacrado).
     2. Servicio de suministro y colocación de etiquetas adhesivas con referenciación impresas (código de barras).
     3. Elementos de Packing para el almacenaje de la documentación motivo de esta Licitación en la respectiva Sala de Seguridad, junto con la oferta respectiva el Oferente deberá presentar muestras de sus Elementos de Packing, a saber:
• Cajas Individuales para Libros TIPO CLAMSEHLL, Cajas libres de ácido, especialmente utilizadas para libros, libres de pestañas Características/Test: PH Free. PAT PASSED.-
• Papel Tissue sin Acido, El mismo se utiliza para envoltorio de Libros.-
• Cajas de Guarda Final en área de Guarda, se trata de Cajas de Cartón Corrugado, de un solo cuerpo, sin tapa separada, especialmente diseñada para guarda de documentación y que tenga la posibilidad de cierre de seguridad mediante la colocación de un solo precinto, las mismas estarán recubiertas con papel especial para evitar la migración de acidez del cartón corrugado, en ella se guardarán los libros indicados en las cajas a) en grupos pequeños (no más de tres volúmenes en posición horizontal) evitando el stress de estas cajas, las que deberán ser rotados cada tres (3) meses.- Estas Cajas de Guarda final tendrán medidas aproximadas de 45 cm de largo por 32 cm de ancho, por 29 cm. de alto, debiendo el oferente adjuntar Croquis Descriptivo de la Caja (plano de la misma) y Protocolo de Certificación de Calidad emitidos por el Fabricante de estas Cajas.-
• Precintos de Seguridad, para el caso que fuera necesario (traslados, entregas, etc.) se utilizarán precintos de seguridad numerados, con identificación numérica única inviolable tipo lacrado.-

2.2 SERVICIO DE CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN E INVENTARIO DEL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS.

El servicio deberá incluir:

1. 1. 1. Organización, etiquetado y embalaje de los archivos.
      2. La sustitución de los elementos de embalajes (referidos en el punto 2.), de archivos dañados o en mal estado.
      3. Levantamiento de inventario (identificación y clasificación de los archivos) conforme a la modalidad de archivo existente de cada ámbito solicitante del servicio y la tipología documental de los mismos conforme a los requerimientos y parámetros establecidos por la Convocante.
      4. Reportes periódicos, a requerimiento de la fiscalización del servicio, respecto al servicio de retiro o reincorporación de los Archivos de documentos físicos. Los informes podrán ser solicitados por la Convocante ya sea en forma: semanal y/o mensual.
      5. Los documentos guardados, deberán ser remitidos en inventario (BACKUP), como medio de consultas inicial, y serán entregados al Archivo del Registro Oficial de la Presidencia de la República y a la finalización del contrato deberán ser debidamente remitidos en una BASE DE DATOS GENERAL, en un soporte magnético.
      6. Disposición de modernos y seguros Sistemas de Clasificación y Ordenamientos que eliminan la posibilidad de errores, operados por personal calificado y la supervisión permanente de los mismos.
      7. Disponer de una oficina dentro del predio de guarda, para el desarrollo de los registros operativos. Además del uso para funcionarios de la Convocante  que deban realizar funciones de control y auditorias en las instalaciones de la Oferente.

REQUERIMIENTOS GENERALES:

El oferente deberá contar con GENERADOR DE ENERGÍA ALTERNATIVO, para aumentar el resguardo de los documentos en caso de cortes de energía y permitir al Archivo del Registro Oficial de la Presidencia de la República realizar las consultas las 24 horas durante los 7 días de la semana.

3. CARACTERISTICAS GENERALES Y ESPECIALES
   1. La Contratante, dispondrá de acuerdo a la necesidad, las ampliaciones del servicio a fin de mejorar y optimizar la utilización del mismo.
   2. Cada ámbito de la Contratante, tiene requerimientos particulares con respecto a los archivos y se solicita la disposición de diseñar y proponer las alternativas de soluciones específicas, con la determinación de DIAGNOSTICOS E INFORME DE SITUACION, estimación de tiempo con respecto a relevamiento de datos, y otros.
   3. Se necesita la disposición del análisis de cada caso y el diseño de las estrategias que garantice el servicio más adecuado de acuerdo a los precios contratados.
   4. En el caso de necesidad de la CONTRATANTE de realizar consultas en relación a los documentos dados en organización para guarda y gestión de los mismos, la dependencia solicitante remitirá al PROVEEDOR, una solicitud vía Fax o correo electrónico (e-mail certificado), con el detalle de los documentos requeridos. El plazo de respuesta será de 24 horas en casos normales, y en los casos de urgencia el plazo de respuesta será de 2 (dos) horas, de acuerdo a las exigencias de la CONTRATANTE.
   5. Se realizarán retiros de documentaciones físicas para la guarda y gestión de archivos de acuerdo a las necesidades de la CONTRATANTE.
   6. El inicio de la GUARDA, que entrará a regir a partir del retiro de los documentos por parte del PROVEEDOR, quedará registrado en un Formulario de Entrega/Retiro de Documentos. La finalización de la GUARDA se configurará con el mero vencimiento del Contrato adjudicado y firmado entre las partes.

Por requerimiento de la contratante, a partir del vencimiento del contrato anterior y sus eventuales prórrogas, de tal manera que las documentaciones resguardas en el anterior almacén sean trasladados, tratados (cambios de elementos de embalaje), e iniciado su resguardo a partir de la firma de la presente adjudicación o en su defecto a partir de lo indicado en la cláusula de inicio del servicio.

Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado. 

• Nombre:  Dra. Paola Vargas
• Cargo: Directora
• Dependencia: Dirección General Jurídica Decretos y Leyes

Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada. 

El Gabinete Civil de la Presidencia de la República es la Institución encargada del manejo, administrativo, financiero, legal y logístico del Ejecutivo, atendiendo a la necesidad de la preservación y resguardo de los acervos, documentos y legajos administrados por la Presidencia de la República 

Justificar la planificación 

Este servicio corresponde a una planificación sucesiva, ya que el mismo requiere una actualización permanente.

Justificar las especificaciones técnicas establecidas. 

Las especificaciones técnicas establecidas en el presente llamado se elaboran Para lograr la máxima calidad de preservación y calidad en el resguardo de documentos en los servicios solicitados por el Gabinete Civil de la Presidencia de la República.

NO APLICA

La prestación del servicio entrará en vigencia a partir de la firma del contrato hasta el 31 de diciembre de 2023.

El plazo para el traslado documentos con inventario inicial, deberá darse inicio en un plazo de máximo de 20 (veinte) días hábiles a partir de la firma de contrato.

Los Libros Históricos del Registro Oficial que fueron previamente recuperados mediante técnica especializada aplicada a los mismos) serán retirados por medio del FORMULARIO DE ENTREGA/RETIRO DE DOCUMENTOS, en el cual se indicará la fecha de retiro de los mismos, preferente dentro de los primeros 10 (diez) días hábiles de cada mes y el Departamento de Registro Oficial dependiente de la Dirección de Decretos y Leyes documentará a través de Actas de conformidad la cantidad de cajas en los cuales fueron almacenados los libros históricos de acuerdo al volumen permitido por caja.

La GUARDA de los documentos físicos se configurará de manera mensual, de acuerdo a la cantidad de archivo dado en guarda y gestión en ese periodo de tiempo, y se deberá emitir Informe conforme a solicitud de la Convocante.

No aplica

No aplica

No aplica

Planificación de indicadores de cumplimiento:

Será presentados 1 (uno) Nota de Remisión/Acta de Recepción /Informe de cumplimiento

Frecuencia: Mensual.

Planificación de indicadores de cumplimiento:

La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.

La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:

1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.

2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.

3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.

4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.

5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.

Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.

La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.

La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.

La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.