El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.

Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

ANEXO

ACTUALIZACIÓN DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL AXENTRIA

Descripción General

• Sistema Multiplataforma de ambiente Web desarrollada en .NET
• Servidor de aplicaciones Sistema Operativo Windows Server 2022.
• Soporte a base de datos: SQL Server 2022.
• Soporte a Sistemas Operativos: MS Windows.
• Invocación HTTP disponibles para la interconexión con otros sistemas.
• Escalabilidad del sistema, adaptabilidad e integración efectiva con otros sistemas.
• Sistema de plugin para la obtención de datos de sistemas de gestión.
• Posibilidad de autenticación y autorización contra servidor active directory.
• La conexión concurrente de usuarios al sistema será como mínimo de 15 usuarios.
• Deberá ser posible mantener en el módulo PF 80.000 imágenes como mínimo conservando la funcionalidad del mismo.
• Posibilidad de distribuir el módulo PF en al menos 4 servidores distribuidos.
• Se deberá proveer el módulo Conector a fin de publicar las exportaciones de los módulos PF distribuidos.
• El módulo DM debe soportar la totalidad de los documentos digitalizados/indexados, dependiendo únicamente del tamaño de almacenamiento del servidor.

Funcionalidades

1. Indexación o Carga / Indexación masiva

• Carga u asociación con n campos índices (datos) a los archivos generados.
• Debe ser capaz de lograr la incorporación de documentos de distintas fuentes y formatos, en forma individual, múltiple o masiva. Los formatos mínimamente requeridos son: pdf, doc, docx, jpg, gif, ppt, pptx, odf.
• Posibilidad de indexar secuencialmente los documentos que fueron depositados como pendientes al servidor de acuerdo al tipo de documento (indexación masiva).

• Indexación por contenido de cada archivo generado.

Extracción del texto de los documentos escaneados y reconocidos mediante tecnologías OCR desde documentos Tiff.

• Incorporación de datos obtenidos de fuentes externas.

Posibilidad de definir de fuentes externas por invocaciones http para la obtención de datos ingresando los campos claves por tipo de documento para su indexación.

• Control de unicidad de documentos.

Definición de reglas de validación de la carga de documentos de acuerdo a la lógica de la operatividad de la Institución y el tipo de documento.

• Versionamiento Automático.

Opción configurable. Deberá permitir realizar modificaciones a los documentos e identificar las nuevas versiones indicando la fecha de edición. Se genera una nueva versión que queda visible al resto de los usuarios y disponible para la consulta o nueva edición.

2. Consultas o Búsquedas

• Consulta por Índices asociados al documento
• La Búsqueda de documentos ingresados durante la importación. Por medio de sus datos índices o asociados, mediante filtros.
• Consulta contextual por palabras o conjunto de palabras claves.
• Deberá permitir la búsqueda de documentos por palabra o conjunto de palabras claves ubicadas dentro de éstos.

3. Flujos de Documentos

• 1. Administración del workflow
• Creación de estados definidos por el usuario, por los que va transitando un documento, denominados estados del Workflow.
• Creación de Transiciones permitidas de un estado a otro.
• Para cada estado se deberá definir una transición o más, que nos permitan cambiar a otro estado. Definición de roles permitidos para realizar una transición valida.
• Definición de Perfiles por usuario.
• Los usuarios que participan en el flujo de un documento deberán poseer un perfil configurable, en cuyo caso cuentan con una bandeja de entrada donde se definirá qué documentos se listaran y qué más podrá visualizar.
• El Objetivo de la bandeja de entrada es presentar los datos de manera reducida, personalizada a un usuario.
• Roles sobre estados.

• 2. Ejecución de workflow
• Visualización del historial de cambios sufridos por el workflow.
• Consulta por Estados del Workflow.
• Deberá ser posible realizarlo desde la bandeja de entrada, como también a través del módulo de Consultas.
• Consulta por Estados internos del documento.
• Por cada formulario se deberán configurar los atributos que se deseen observar en la tabla de documentos de la bandeja de entrada, donde es posible filtrarlos por el valor de algún atributo en particular

4. Envío de Documentos por correo electrónico

• Posibilidad de envío de documentos indexados, vía correo electrónico sola y exclusivamente a través de los funcionarios de la Dirección del Registro de Automotores que posean acceso a la aplicación.
• A través de una interfaz con características simples deberá permitir el envío de documentos adjuntos.
• A partir del resultado de una consulta deberá permitir seleccionar el/los documentos a ser enviados.
• Desde la interfaz de carpetas el usuario podrá enviar correo electrónico con los documentos que adjunta.

5. Firma digital

• Nivel adicional de seguridad de los documentos, para proteger la autenticidad utilizando tecnología con los últimos estándares de la industria. A partir de un par de claves -una pública y una privada-
• Firmar digitalmente todos los documentos que ingresan al Servidor de Documentos, independientemente de la forma de ingreso: importación, escaneo, publicación.
• Si un documento es adulterado, el usuario que posteriormente consulte dicho documento deberá ser notificado que dicho documento fue modificado.

6. Acceso desde sistemas externos

• El módulo deberá estar diseñado para realizar búsquedas y visualizar imágenes en el gestor documental desde sistemas externos, sin realizar grandes cambios en los mismos.
• Además, este módulo tendrá que poseer la misma seguridad de acceso al sistema (usuario y contraseña) y a la información almacenada en el Gestor Documental, respetando los permisos por tipo de documento definidos en el sistema para cada usuario.

7. Auditoria

De Sesiones:

1. 1. Registro de la fecha y hora de login/logout de los usuarios al sistema.

Posibilidad de consultar los registros de auditoría mediante búsquedas en el gestor documental filtrando por usuarios y rangos de fechas, tipos de documentos, campos de indexación, etc.

De Usuarios:

1. 1. Identificación de permisos de accesos definidos para el usuario. Los permisos pueden estar definidos para el usuario o para el grupo de usuarios a que el mismo pertenece.
2. 2. Consulta de reporte de permisos de usuarios a partir del nombre del mismo.

8. Seguridad
9. 1. Manejo eficiente del Active Directory (para gestionar claves a nivel de dominio.
   2. Permisos configurables:

9. Permisos generales:

• Consulta: posibilidad de buscar documentos, sin posibilidad de descarga ni impresión.
• Descarga: Posibilidad de bajar documentos e imprimirlos mediante los plugin necesarios
• Indexación: Posibilidad de cargar documentos seleccionando el archivo y digitando los datos índices relacionados al mismo.
• Indexación masiva: posibilidad de acceder a la funcionalidad de indexación secuencial de documentos en estado pendiente en el servidor.
• Pre-importación: posibilidad de depositar documentos como pendientes en el servidor para la posterior indexación masiva.
• Exportar: posibilidad de guardar los documentos consultados en una ubicación de la PC local.
• Reporte de Búsqueda: posibilidad de acceder a un resumen en HTLM de los documentos filtrados en a consulta.

10. Permisos de edición

• Actualización: posibilidad de cambiar los índices de un documento.
• Eliminación Lógica: posibilidad de enviar un documento a papelera.
• Eliminación Permanente: posibilidad de eliminar definitivamente un documento

11. Garantía, Soporte Continuo y Servicios

• Garantía por el plazo de 12 meses.
• El oferente será 100% responsable del correcto funcionamiento y migración de todos los datos que conlleven el uso y/o actualización del software Axentria, base de datos, SQL, imágenes, y todos los módulos de Axentria.
• Soporte Técnico on line o in situ, a elección de la convocante, con personal técnico especializado sin costo adicional durante el plazo de la garantía.
• Servicio de soporte on line o in situ, a elección de la convocante, a Usuarios y Administradores.
• Configuración y ajustes de la aplicación a los tipos de Documentos, Índices o datos asociados, roles, permisos y todo aspecto necesario, a modo de lograr una implementación eficiente del sistema.
• Transferencia Tecnológica in situ para Administradores y Usuarios en base a procedimientos y métodos de uso relevados, adecuados y definidos, acordes a los requerimientos de uso determinados por la Dirección del Registro de Automotores.

12. Licenciamiento

• Licencias perpetuas, con la cantidad ilimitada de usuarios del sistema y de 15 (quince) usuarios concurrentes conectados a cada una de las funcionalidades de la aplicación.

13. Documentos del Sistema.

• Documentación de usuario final, supervisores y administradores. Manual de operación de sistemas, orientado al usuario final. Manual de administración del sistema.

• Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado.

ABG. y N.P. Julia Cardozo de Benitez - Directora de la Dirección del Registro de Automotores.

• Justificación de la necesidad.

Este llamado busca actualizar el software de gestión documental Axentria, adquirido a través del proceso licitatorio LCO PAC 45/2013 Contrato N° 72/2013 ID 256.695,  en vista a que el mismo es de vital importancia para la expansión a nivel de las 20 Oficinas Registrales Regionales, de la digitalización de legajos y su indexación (incorporación de legajos digitalizados) al sistema informático de la DRA; con lo cual no solo se tiene comprobado el ahorro de tiempo y recursos presupuestarios, sino también se obtiene la inmediatez en la información requerida y con ello la agilización al máximo de los procesos registrales solicitados.

Asimismo se tiene como resultado de esta implementación iniciada en el año 2014, que es la herramienta más efectiva en el proceso de Despapelización, ya que con la actualización requerida, esta se sumaría a otro proyecto que se estima concluiría para el año 2026 en el uso de papel 0 en los procesos registrales.

En el mismo ámbito este proceso de digitalización se encuentra ligado a la actualización de las normativas registrales de la DRA (Manuales de funciones y procedimientos Acordadas 503 y 504 del año 2007), que de ser aprobada esta última se estaría logrando la eliminación de una copia de legajo de cada automotor inscripto y paulatinamente ir eliminando el archivo histórico con el que se cuenta desde el año 1950.

Por último se cuenta con el antecedente de que este llamado de actualización ya habría sido aprobado e incluido en el año 2020 con ID 378.411, pero el mismo ha sido cancelado debido al redireccionamiento de rubros presupuestarios a raíz de la emergencia sanitaria, contándose en aquel momento con una cantidad de Gs. 500.000.000, disminuyéndose actualmente dicho monto.

• Justificar la planificación.

Necesidad temporal - El presente llamado tiene como objeto actualizar el software de gestión documental Axentria el cual ha sido adquirido a finales del año 2013 y que viene siendo utilizado ininterrumpidamente desde dicho ejercicio.

Se requiere de asistencia técnica del oferente solo por la duración del contrato, por lo que no aplica la modalidad de contrato abierto.

• Justificación de las Especificaciones Técnicas.

Tal como se habría detallado en la justificación de la necesidad, las especificaciones técnicas han sido ajustadas de al forma a que se siga contando con un software de última tecnología pero que a su vez redunde en un ahorro presupuestario para la Institución.

NO APLICA.

No aplica

No aplica

No aplica

• El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será: Acta de Recepción
• Serán presentados: 1 (un) Acta.
• Frecuencia: Conforme se establece en el Plan de Entregas establecido en el PBC.

PLANIFICACIÓN DE INDICADORES DE CUMPLIMIENTO.

La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.

1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.

2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.

3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.

En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.

La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:

1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.

2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.

3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.

4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.

5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.

Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.

La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.

La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.

La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.