El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y SUMINISTROS REQUERIDOS
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MODALIDAD DE LA CONTRATACIÓN: CONCURSO DE OFERTAS |
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*Monto Mínimo: 400.000.000 |
*Monto Máximo: 800.000.000 |
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Ítem |
Descripción del Bien |
Unidad de Medida |
Presentación |
Cantidad |
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1 |
Servicio de Digitalización Certificada de documentos |
Unidad |
EVENTO |
1 |
Ítem 1 - Servicio de digitalización certificada de documentos
Servicio de Digitalización Certificada de documentos del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP), incluyendo todos los procesos y sub procesos asociados a la Digitalización documental. Esta Digitalización deberá facilitar el acceso a la información requerida a través de los documentos digitalizados, generar una base de datos en forma digital de todos los documentos incluidos de acuerdo al alcance, para resguardar la información y contar con un repositorio digital.
ALCANCE DEL SERVICIO
a. Plan de trabajo: Detallando mininamente las siguientes actividades
b. Lugar de trabajo: en las oficinas de la convocante.
c. Procesos de Digitalización: Digitalización certificada correspondiente a tipologías documentales que serán determinadas durante la implementación del servicio, pudiendo pertenecer a los departamentos como la Dirección de Estadísticas, Registros e Informaciones (DREI), Rendición de cuentas u otros.
La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
- Archivos/Documentos Post-Asamblearios
d. Ordenamiento físico de los documentos:
El oferente deberá ordenar físicamente de acuerdo a criterios definidos por la institución.
e. Seguridad y contingencia:
El oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios durante el servicio, que garanticen autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también, los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de equipamiento informático y aplicativo.
f. Requerimientos Generales para la generación de archivos:
Formato de archivo PDF, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación.
g. Importación de documentos:
Se deberán transferir los documentos digitalizados al Sistema de gestión documental que dispone el INCOOP.
GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO
a. Se requiere que el oferente presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un Gerente de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.
b. Este Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informes de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma cumpliendo las exigencias generales del contrato.
c. El Gerente de Proyectos mínimamente debe reunir los siguientes criterios:
COMPONENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN
Considerando la complejidad de la documentación, la información y los formatos de bases de datos, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:
a. Capacitación y Entrenamiento al personal del Oferente.
Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal del INCOOP especialista en la documentación estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 15 (quince) días hábiles iniciándose posterior a la recepción de la Orden de Servicios por parte de la contratada y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.
b. Actualización de Base de Datos.
Posterior a la Actividad descripta en el punto a), es requerido que el oferente asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a Expresiones Regulares para poder realizar obtención de datos durante el siguiente proceso que es la Digitalización de Documentos.
c. Digitalización de Documentos
Se podrá iniciar los procesos de Digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a) y b).
EQUIPAMIENTO MÍNIMO QUE DEBERÁ POSEER EL OFERENTE (NO TRANSFERIBLES A LA INSTITUCIÓN)
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados por el equipo de trabajo definido por el oferente durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, NO transferibles al INCOOP.
La digitalización deberá mínimamente ser realizada con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:
1. Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo:
2. Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:
3. Equipamiento informático con las siguientes características mínimas:
4. Aplicativos
a. Software de Captura
b. Sistema de procesamiento de documentación digital:
El Sistema utilizado para el procesamiento de los documentos deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley Ley 6822 de Servicios de Digitales, mínimamente con las siguientes características exigidas:
Configuración:
Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:
Reportes:
Procesos Digitales
Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas
Reportes
Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.
Reversión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.
Movimiento
Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:
Extraer el historial de los movimientos y estados actuales de los lotes documentales.
5. Además, el oferente deberá disponer de:
a. Mobiliarios necesarios
b. Útiles
c. Otros necesarios para el cumplimiento del servicio.
Documentación Respaldatoria
Será exigencia la presentación de los siguientes documentos para la prestación del servicio demostrando el debido respaldo técnico y solvencia mínima:
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Requisitos |
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| El oferente deberá contar con la cantidad necesaria de Técnicos certificados por el fabricante con relación al Hardware para Digitalización de Documentos Sueltos y Encuadernados detallado en la propuesta de Solución o en su defecto con una Carta de Garantía del Distribuidor o CAS que cuente con técnicos certificados localmente. | |
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Componentes |
Cumple/No cumple |
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Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos, en mal estado y/o delicados imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo. |
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Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad |
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Servidor |
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PC de Escritorio |
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Software de Captura |
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Sistema de procesamiento de documentación digital |
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CAPACITACIÓN
Las capacitaciones se deberán realizar para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del INCOOP.
Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas. La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;
a. Nombre y apellido del funcionario. b. Número de cédula de identidad.
c. Dependencia a la que pertenece el funcionario. d. Fecha y hora de la capacitación.
e. Lugar donde se desarrolló la capacitación.
f. Firma de los funcionarios capacitados.
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Personal afectado |
Contenido |
Carga Horaria |
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Digitalización de Documentos |
a. Digitalización o escaneo. b. Carga de datos asociados e indexación. c. Validación y control de Calidad. d. Control de documentos. e. Preparación y Pre escaneo. |
10 (diez) horas |
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Personal técnico |
Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada |
10 (diez) horas |
OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE
La provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la convocante se compromete a:
CONFIDENCIALIDAD DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO
El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:
Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información Confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.
Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado.
Alejandro Chen, Director de Tecnología, dirección de tecnología.
2- • - Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada.
Atendiendo a la acumulación en el archivo institucional de una alta cantidad de expedientes físicos que datan de años anteriores, se observa la necesidad de contar con un servicio de digitalización masiva de expedientes acumulados, así como la guarda de estos datos en un servidor dedicado previendo planes de resguardo de dicha información y un software especializado de manejo de estos archivos digitalizados.
3 - • - Justificar la planificación. (si se trata de un llamado periódico o sucesivo, o si el mismo responde a una necesidad temporal)
El llamado responde a una necesidad actual debido a la acumulación de expedientes físicos en el archivo, no obstante en forma posterior se estudiará la necesidad de seguir contando con el servicio.
4 - • - Justificar las especificaciones técnicas establecidas
Las especificaciones técnicas establecidas, responden a la inicial decisión de digitalizar unas quinientas mil páginas, trabajo a ser realizado con el equipamiento técnico que asegure una correcta manipulación y procesamiento de los expedientes físicos, almacenando expedientes electrónicos de buena resolución con alta legibilidad ya sea desde los dispositivos informáticos o bien para las reimpresiones necesarias, así también se ha tenido en cuenta la capacidad de importación y exportación de documentos en formatos definidos según necesidad.
Acompaña todo este proceso el mobiliario dimensionado para el acondicionamiento físico, así como un servidor de capacidad suficiente para el almacenamiento como el tratamiento de los datos, soportado por un sistema de administración de archivos digitalizados acorde a las necesidades y características que se encuentran en otros sistemas de digitalización revisados que se encuentran implementados en otras instituciones.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
NO APLICA
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Ítem |
Descripción del bien |
Cantidad |
Unidad de medida |
Lugar de entrega de los bienes |
Fecha(s) final(es) de entrega de los bienes |
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(Indicar el N°) |
(Indicar la descripción de los bienes) |
(Insertar la cantidad de bienes a proveer) |
(Indicar la unidad de medida de los bienes |
(Indicar el nombre del lugar) |
(Indicar la(s) fecha(s) de entrega requerida(s) |
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Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
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1 |
Servicio de Digitalización Certificada de documentos |
1 |
Unidad |
Avda. Fernando de la Mora N° 988 c/ Amancio González Edificio INCOOP |
A los 30 (treinta) días posteriores a la recepción de la orden de servicio. |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
Se solicitarán inspecciones y pruebas de todos los componentes propuestos en la Solución Técnica, pudiendo realizarse en el Local del Oferente, con la finalidad de no basarse únicamente en los documentos técnicos o catalogos presentados, a modo de certificar el cumplimiento cabal de las Especificaciones Técnicas en base a inspecciones de las características y funcionalidades exigidas como mínimas y en miras a una implementación a corto plazo. Por esto, el oferente deberá responder satisfactoriamente a la nota remitida por el Comité Evaluador dentro de los 2 (dos) días hábiles posterior a la recepción de la nota de solicitud, en el horario de oficina de 8:00 a 12:00 hs. La nota de solicitud de Inspeccion y Pruebas podrá ser remitida al oferente vía fax, correo electrónico o en última instancia al domicilio legal declarado. El incumplimiento será motivo de descalificación.
Los Criterios para la demostración se basarán en los siguientes puntos:
Infraestructura y Recursos Técnicos Hardware:
-Equipo para documentos Encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar rodillo de escaneo: Cantidad: 1 (uno)
- Paginas no encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características minimas: Cantidad 1 (uno)
Equipamiento informatico:
Software:
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los Bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del Proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del Proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la Contratante.
3. La Contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La Contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el Proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el Contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
Para servicios: Acta de recepción.
Frecuencia: Evento.
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
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Acta de recepción |
Acta de recepción |
Conforme a la solicitud de provisión de suministro, emitido por la Dirección de Tecnología, realizados según necesidad. |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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