En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 27, donde dice:
“I. OBJETIVOS DE LA CONTRATACION DEL SERVICIO. La convocante requiere contratar el servicio de digitalización de documentos a fin de salvaguardar el patrimonio histórico documental existente actualmente en la institución, para esto requiere; a) Garantizar la trazabilidad del proceso de tratamiento documental, incluyendo la preservación, conservación y la digitalización de documentos prontuarios que tiene el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional. b) Proceso integral de tratamiento documental, recuperación y realce del acervo documental, abarcando estabilización, desinfección, desinsectación, limpieza, aplanado y reparación de folios. C) Enfoque en la preservación documental, con especial atención en controlar y mitigar los procesos de degradación de los documentos del Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional, para garantizar su acceso a la información a través de un Gestor Documental electrónico.” Entendemos que el objetivo de esta licitación se centra en la digitalización. de archivos físicos, entendida como el proceso técnico de captura de imágenes digitales a partir de documentos en soporte papel, con el fin de mejorar el acceso, consulta y gestión de la información. La preservación y conservación documental, en cambio, corresponde a un campo especializado que abarca actividades de restauración física, control ambiental, estabilización de soportes y otras medidas de resguardo a largo plazo, lo cual excede el alcance operativo de un contrato de digitalización. Incluir la conservación y preservación implicaría requerir capacidades profesionales especializadas (restauradores, conservadores, laboratorios, análisis físico-químico, etc.), lo cual no guarda correspondencia con las competencias técnicas esperadas de un proveedor de servicios de escaneo. Además, existe el riesgo de duplicar o solapar tareas que deben ser asumidas por áreas institucionales especializadas o mediante contratos independientes, claramente diferenciados. Además, se encuentra también incluido el Impacto financiero y presupuestario, ya que la incorporación de actividades de preservación y conservación incrementa sustancialmente el costo del servicio, sin traducirse necesariamente en una mejora directa en la calidad de la digitalización. Estos servicios requieren insumos y equipos costosos, como atmósferas controladas, encapsulados, restauraciones manuales, limpieza química, entre otros, lo que podría elevar el presupuesto de la licitación entre un 30% y un 70%, dependiendo del volumen y estado de los documentos. Solicitamos a la institución, si considera necesario abordar la conservación física de los documentos, lo haga a través de un proyecto específico y diferenciado, con base en diagnósticos de conservación documental, o bien mediante acciones previas internas de estabilización de los fondos documentales antes del escaneo. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir los puntos citados a, b y c de esta sección.
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 27, donde dice:
“I. OBJETIVOS DE LA CONTRATACION DEL SERVICIO. La convocante requiere contratar el servicio de digitalización de documentos a fin de salvaguardar el patrimonio histórico documental existente actualmente en la institución, para esto requiere; a) Garantizar la trazabilidad del proceso de tratamiento documental, incluyendo la preservación, conservación y la digitalización de documentos prontuarios que tiene el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional. b) Proceso integral de tratamiento documental, recuperación y realce del acervo documental, abarcando estabilización, desinfección, desinsectación, limpieza, aplanado y reparación de folios. C) Enfoque en la preservación documental, con especial atención en controlar y mitigar los procesos de degradación de los documentos del Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional, para garantizar su acceso a la información a través de un Gestor Documental electrónico.” Entendemos que el objetivo de esta licitación se centra en la digitalización. de archivos físicos, entendida como el proceso técnico de captura de imágenes digitales a partir de documentos en soporte papel, con el fin de mejorar el acceso, consulta y gestión de la información. La preservación y conservación documental, en cambio, corresponde a un campo especializado que abarca actividades de restauración física, control ambiental, estabilización de soportes y otras medidas de resguardo a largo plazo, lo cual excede el alcance operativo de un contrato de digitalización. Incluir la conservación y preservación implicaría requerir capacidades profesionales especializadas (restauradores, conservadores, laboratorios, análisis físico-químico, etc.), lo cual no guarda correspondencia con las competencias técnicas esperadas de un proveedor de servicios de escaneo. Además, existe el riesgo de duplicar o solapar tareas que deben ser asumidas por áreas institucionales especializadas o mediante contratos independientes, claramente diferenciados. Además, se encuentra también incluido el Impacto financiero y presupuestario, ya que la incorporación de actividades de preservación y conservación incrementa sustancialmente el costo del servicio, sin traducirse necesariamente en una mejora directa en la calidad de la digitalización. Estos servicios requieren insumos y equipos costosos, como atmósferas controladas, encapsulados, restauraciones manuales, limpieza química, entre otros, lo que podría elevar el presupuesto de la licitación entre un 30% y un 70%, dependiendo del volumen y estado de los documentos. Solicitamos a la institución, si considera necesario abordar la conservación física de los documentos, lo haga a través de un proyecto específico y diferenciado, con base en diagnósticos de conservación documental, o bien mediante acciones previas internas de estabilización de los fondos documentales antes del escaneo. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir los puntos citados a, b y c de esta sección.
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 28 y 29, donde dice: “Preparación de documento: En esta fase, los documentos son preparados para una intervención, durante la cual se eliminan todos los contaminantes que puedan comprometer tanto su preservación como la calidad del trabajo. Entre estos contaminantes se incluyen polvo, grampas, clips, sobres, cintillos, humedad, y otros. Posteriormente, se llevará a cabo el tratamiento documental, que comprende procesos como la humectación, el secado y la fumigación, con el objetivo de garantizar la recuperación adecuada de los documentos. Es fundamental contar con expertos en el campo de la digitalización documental para llevar a cabo esta tarea delicada y especializada. Se deberá utilizar métodos y medidas de conservación de los documentos: a. Medidas para evitar el deterioro de estos documentos (medidas preventivas o preservativas). b. Tratamiento directo de las obras afectadas por cualquier tipo de degradación o deterioro (medidas curativas o restauración). Limpieza mecánica (procedimientos en seco). Los procedimientos implementados no deben ser invasivos ni abrasivos, que ocasionen la pérdida de información vital. Se deberán utilizar esponjas vulcanizadas y esponjas blancas libres de látex, en casos necesarios brochas de cerdas suaves, aspiradoras de potencia regulable con filtro HEPA, espátulas y bisturíes para retirar elementos sólidos. Todos los implementos utilizados para esta etapa serán higienizados, desinfectados y/o desechados para evitar contaminaciones. Todos los métodos y materiales usados durante los tratamientos deberán ser cuidadosamente documentados (fichas técnicas, registro de procesos, registro fotográfico y referencias de experiencias anteriores sobre papel, entre otros). “. El objeto de la licitación es la digitalización de documentos, lo cual implica un proceso técnico centrado en la captura de imágenes digitales fieles a los originales, asegurando su calidad, legibilidad, integridad y disponibilidad en soportes electrónicos. La inclusión de procesos como limpieza mecánica, fumigación, humectación o restauración desvía el enfoque técnico del contrato hacia el campo de la conservación y restauración patrimonial, que es un ámbito especializado y autónomo. Las tareas de conservación preventiva, curativa o restauración requieren profesionales capacitados específicamente en conservación documental, con formación y experiencia distinta a la requerida para procesos de digitalización (ingenieros de sistemas, operadores de escáneres, técnicos en gestión documental digital, etc.). Esto implica que el contratista deberá subcontratar o incorporar especialistas no necesarios para el proceso de digitalización, lo cual encarece artificialmente la licitación. Se debe Impacto financiero, ya que los tratamientos de preservación y restauración implican: Adquisición de equipos especializados, como aspiradoras con filtro HEPA, cámaras de fumigación, humidificadores y secadores de conservación. Materiales de alto costo (esponjas vulcanizadas, herramientas quirúrgicas, soluciones desinfectantes y restaurativas). Mano de obra altamente especializada, cuyos honorarios son superiores a los de técnicos en digitalización. Todo esto eleva significativamente el presupuesto del contrato, sin aportar beneficios directamente proporcionales a los fines del proyecto de digitalización. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir completamente esta sección.
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 28 y 29, donde dice: “Preparación de documento: En esta fase, los documentos son preparados para una intervención, durante la cual se eliminan todos los contaminantes que puedan comprometer tanto su preservación como la calidad del trabajo. Entre estos contaminantes se incluyen polvo, grampas, clips, sobres, cintillos, humedad, y otros. Posteriormente, se llevará a cabo el tratamiento documental, que comprende procesos como la humectación, el secado y la fumigación, con el objetivo de garantizar la recuperación adecuada de los documentos. Es fundamental contar con expertos en el campo de la digitalización documental para llevar a cabo esta tarea delicada y especializada. Se deberá utilizar métodos y medidas de conservación de los documentos: a. Medidas para evitar el deterioro de estos documentos (medidas preventivas o preservativas). b. Tratamiento directo de las obras afectadas por cualquier tipo de degradación o deterioro (medidas curativas o restauración). Limpieza mecánica (procedimientos en seco). Los procedimientos implementados no deben ser invasivos ni abrasivos, que ocasionen la pérdida de información vital. Se deberán utilizar esponjas vulcanizadas y esponjas blancas libres de látex, en casos necesarios brochas de cerdas suaves, aspiradoras de potencia regulable con filtro HEPA, espátulas y bisturíes para retirar elementos sólidos. Todos los implementos utilizados para esta etapa serán higienizados, desinfectados y/o desechados para evitar contaminaciones. Todos los métodos y materiales usados durante los tratamientos deberán ser cuidadosamente documentados (fichas técnicas, registro de procesos, registro fotográfico y referencias de experiencias anteriores sobre papel, entre otros). “. El objeto de la licitación es la digitalización de documentos, lo cual implica un proceso técnico centrado en la captura de imágenes digitales fieles a los originales, asegurando su calidad, legibilidad, integridad y disponibilidad en soportes electrónicos. La inclusión de procesos como limpieza mecánica, fumigación, humectación o restauración desvía el enfoque técnico del contrato hacia el campo de la conservación y restauración patrimonial, que es un ámbito especializado y autónomo. Las tareas de conservación preventiva, curativa o restauración requieren profesionales capacitados específicamente en conservación documental, con formación y experiencia distinta a la requerida para procesos de digitalización (ingenieros de sistemas, operadores de escáneres, técnicos en gestión documental digital, etc.). Esto implica que el contratista deberá subcontratar o incorporar especialistas no necesarios para el proceso de digitalización, lo cual encarece artificialmente la licitación. Se debe Impacto financiero, ya que los tratamientos de preservación y restauración implican: Adquisición de equipos especializados, como aspiradoras con filtro HEPA, cámaras de fumigación, humidificadores y secadores de conservación. Materiales de alto costo (esponjas vulcanizadas, herramientas quirúrgicas, soluciones desinfectantes y restaurativas). Mano de obra altamente especializada, cuyos honorarios son superiores a los de técnicos en digitalización. Todo esto eleva significativamente el presupuesto del contrato, sin aportar beneficios directamente proporcionales a los fines del proyecto de digitalización. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir completamente esta sección.
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 27, donde dice: “El servicio abarca el tratamiento documental para la preservación, conservación y digitalización y gestión de archivos electrónicos de los documentos históricos procesados por el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional. El servicio requerido se aplicará a los registros documentales de los prontuarios determinados por el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional, para este efecto la empresa adjudicada debera montar y equipar con los equipos necesarios la estación de trabajo para llevar adelanta la ejecución del servicio, además durante todo el proceso deprestación del servicio debera ser realizado por su equipo técnico de expertos, quienes deberán tomar todos los cuidados para salvaguardar la integridad de los documentos que serán objetos de manipuleo. La empresa adjudicada una vez culminada el proceso de digitalización debera migrar la información en la base de datos de la Contratante. La convocante requiere contratar el servicio de digitalización de documentos a fin de salvaguardar el patrimonio histórico documental existente actualmente en la institución, para esto requiere; a) Garantizar la trazabilidad del proceso de tratamiento documental, incluyendo la preservación, conservación y la digitalización de documentos prontuarios que tiene el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional. b) Proceso integral de tratamiento documental, recuperación y realce del acervo documental, abarcando estabilización, desinfección, desinsectación, limpieza, aplanado y reparación de folios. c) Enfoque en la preservación documental, con especial atención en controlar y mitigar los procesos de degradación de los documentos del Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional, para garantizar su acceso a la información a través de un Gestor Documental electrónico.” Entendemos que el objetivo de esta licitación se centra en la digitalización. de archivos físicos, entendida como el proceso técnico de captura de imágenes digitales a partir de documentos en soporte papel, con el fin de mejorar el acceso, consulta y gestión de la información. La preservación y conservación documental, en cambio, corresponde a un campo especializado que abarca actividades de restauración física, control ambiental, estabilización de soportes y otras medidas de resguardo a largo plazo, lo cual excede el alcance operativo de un contrato de digitalización. Incluir la conservación y preservación implicaría requerir capacidades profesionales especializadas (restauradores, conservadores, laboratorios, análisis físico-químico, etc.), lo cual no guarda correspondencia con las competencias técnicas esperadas de un proveedor de servicios de escaneo. Además, existe el riesgo de duplicar o solapar tareas que deben ser asumidas por áreas institucionales especializadas o mediante contratos independientes, claramente diferenciados. Además, se encuentra también incluido el Impacto financiero y presupuestario, ya que la incorporación de actividades de preservación y conservación incrementa sustancialmente el costo del servicio, sin traducirse necesariamente en una mejora directa en la calidad de la digitalización. Estos servicios requieren insumos y equipos costosos, como atmósferas controladas, encapsulados, restauraciones manuales, limpieza química, entre otros, lo que podría elevar el presupuesto de la licitación entre un 30% y un 70%, dependiendo del volumen y estado de los documentos. Solicitamos a la institución, si considera necesario abordar la conservación física de los documentos, lo haga a través de un proyecto específico y diferenciado, con base en diagnósticos de conservación documental, o bien mediante acciones previas internas de estabilización de los fondos documentales antes del escaneo. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir los puntos citados a, b y c de esta sección.
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 27, donde dice: “El servicio abarca el tratamiento documental para la preservación, conservación y digitalización y gestión de archivos electrónicos de los documentos históricos procesados por el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional. El servicio requerido se aplicará a los registros documentales de los prontuarios determinados por el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional, para este efecto la empresa adjudicada debera montar y equipar con los equipos necesarios la estación de trabajo para llevar adelanta la ejecución del servicio, además durante todo el proceso deprestación del servicio debera ser realizado por su equipo técnico de expertos, quienes deberán tomar todos los cuidados para salvaguardar la integridad de los documentos que serán objetos de manipuleo. La empresa adjudicada una vez culminada el proceso de digitalización debera migrar la información en la base de datos de la Contratante. La convocante requiere contratar el servicio de digitalización de documentos a fin de salvaguardar el patrimonio histórico documental existente actualmente en la institución, para esto requiere; a) Garantizar la trazabilidad del proceso de tratamiento documental, incluyendo la preservación, conservación y la digitalización de documentos prontuarios que tiene el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional. b) Proceso integral de tratamiento documental, recuperación y realce del acervo documental, abarcando estabilización, desinfección, desinsectación, limpieza, aplanado y reparación de folios. c) Enfoque en la preservación documental, con especial atención en controlar y mitigar los procesos de degradación de los documentos del Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional, para garantizar su acceso a la información a través de un Gestor Documental electrónico.” Entendemos que el objetivo de esta licitación se centra en la digitalización. de archivos físicos, entendida como el proceso técnico de captura de imágenes digitales a partir de documentos en soporte papel, con el fin de mejorar el acceso, consulta y gestión de la información. La preservación y conservación documental, en cambio, corresponde a un campo especializado que abarca actividades de restauración física, control ambiental, estabilización de soportes y otras medidas de resguardo a largo plazo, lo cual excede el alcance operativo de un contrato de digitalización. Incluir la conservación y preservación implicaría requerir capacidades profesionales especializadas (restauradores, conservadores, laboratorios, análisis físico-químico, etc.), lo cual no guarda correspondencia con las competencias técnicas esperadas de un proveedor de servicios de escaneo. Además, existe el riesgo de duplicar o solapar tareas que deben ser asumidas por áreas institucionales especializadas o mediante contratos independientes, claramente diferenciados. Además, se encuentra también incluido el Impacto financiero y presupuestario, ya que la incorporación de actividades de preservación y conservación incrementa sustancialmente el costo del servicio, sin traducirse necesariamente en una mejora directa en la calidad de la digitalización. Estos servicios requieren insumos y equipos costosos, como atmósferas controladas, encapsulados, restauraciones manuales, limpieza química, entre otros, lo que podría elevar el presupuesto de la licitación entre un 30% y un 70%, dependiendo del volumen y estado de los documentos. Solicitamos a la institución, si considera necesario abordar la conservación física de los documentos, lo haga a través de un proyecto específico y diferenciado, con base en diagnósticos de conservación documental, o bien mediante acciones previas internas de estabilización de los fondos documentales antes del escaneo. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir los puntos citados a, b y c de esta sección.
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 29, donde dice: “Tratamiento de documentos. Las reparaciones, como roturas, rasgados y hojas sueltas, se llevarán a cabo utilizando adhesivos libres de ácido, como pasta de almidón de trigo, pasta de almidón de arroz, metilcelulosa de grado alto, carboximetil celulosa y gelatina. El proceso de deformaciones, estabilización y corrección de planos con humedad y peso controlado requiere una cuidadosa consideración. Es esencial realizar pruebas previas de solubilidad de las tintas y verificar el nivel de pH del papel. Se evitará el uso de planchas térmicas y espátulas de calor, ya que aceleran el deterioro del papel. Para la corrección de planos, se utilizarán papeles japoneses de diferentes fibras, gramajes y colores según la superficie a reparar. En caso de ser necesario laminar el documento para brindar estabilidad, se utilizarán técnicas rehumectables o reencolables, preferiblemente en el reverso para no comprometer la legibilidad. En caso de que se requiera hacer el servicio sobre material que contiene encuadernaciones, el objetivo es restaurar la funcionalidad estructural del libro preservando su estructura original en la medida de lo posible, evitando reemplazos. Las tapas se repararán con papeles japoneses para mantener la estética original. Los materiales con biodeterioro serán sometidos a un proceso de inactivación, que incluye la eliminación de esporas mediante aspiración controlada, limpieza con hisopos y desinfección con solución hidroalcohólica. Se evitará el uso de brochas u otras herramientas que puedan causar manchas o contaminación. En el caso de documentos húmedos, se recomienda estabilizarlos mediante un proceso de secado previo. Los conjuntos de documentos con biodeterioro serán aislados y monitoreados regularmente después del tratamiento, ya que podrían activarse nuevamente si las condiciones son desfavorables. Los documentos tratados se guardarán en cajas individuales de conservación, evitando el uso de encapsulados sintéticos. El espacio de almacenamiento debe contar con un control estricto de temperatura y humedad relativa constante. Una vez finalizado el tratamiento de los documentos originales, estarán listos para el siguiente paso, la digitalización.”. El propósito de la licitación es la digitalización de documentos, lo cual busca facilitar el acceso, preservación digital, gestión electrónica y consulta remota de la información. La intervención física conservativa (restauración) no es parte esencial ni necesaria para lograr una correcta captura digital. Aunque el tratamiento físico puede mejorar la manipulación, no es estrictamente necesario para escanear documentos, especialmente si no se trata de piezas de alto valor patrimonial o gravemente dañadas. Las tecnologías actuales permiten digitalizar incluso documentos frágiles con equipos especializados (escáneres planetarios, con soporte en V, etc.) sin intervención previa. El tratamiento físico implica una intervención directa sobre el soporte original, lo cual puede comprometer la integridad del documento desde el punto de vista archivístico o legal, si no es realizado bajo protocolos muy estrictos por restauradores certificados, lo cual excede el alcance de una licitación orientada a digitalización. Las tareas de conservación/restauración deben ser evaluadas, dirigidas y controladas por personal técnico con formación en ciencias de la conservación documental. Incluir estas tareas sin la infraestructura técnica adecuada representa un riesgo para la integridad física de los documentos. Los procesos de conservación individualizada (como reparaciones con papeles japoneses, adhesivos neutros, secado controlado, desinfección, etc.) tienen un costo muy elevado por unidad, lo cual aumenta considerablemente el presupuesto general del proyecto, sin que se traduzca en un valor agregado directo para la digitalización. Este tipo de intervención no es viable en proyectos con grandes volúmenes documentales, como los que habitualmente se digitalizan en instituciones públicas. Tratar individualmente miles de documentos es inviable en tiempo, recursos humanos y presupuesto. Si en el futuro se desea realizar una restauración o conservación más profunda, deberá hacerse de igual forma mediante un procedimiento específico, por lo que incluir una etapa parcial en esta licitación no ahorra costos futuros, sino que duplica inversiones. Incorporar tareas de conservación no prioritarias puede ser cuestionado desde el punto de vista de eficiencia y razonabilidad del gasto público, especialmente si no existen informes técnicos que justifiquen la urgencia de estos tratamientos en todos los documentos. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir completamente esta sección.
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 29, donde dice: “Tratamiento de documentos. Las reparaciones, como roturas, rasgados y hojas sueltas, se llevarán a cabo utilizando adhesivos libres de ácido, como pasta de almidón de trigo, pasta de almidón de arroz, metilcelulosa de grado alto, carboximetil celulosa y gelatina. El proceso de deformaciones, estabilización y corrección de planos con humedad y peso controlado requiere una cuidadosa consideración. Es esencial realizar pruebas previas de solubilidad de las tintas y verificar el nivel de pH del papel. Se evitará el uso de planchas térmicas y espátulas de calor, ya que aceleran el deterioro del papel. Para la corrección de planos, se utilizarán papeles japoneses de diferentes fibras, gramajes y colores según la superficie a reparar. En caso de ser necesario laminar el documento para brindar estabilidad, se utilizarán técnicas rehumectables o reencolables, preferiblemente en el reverso para no comprometer la legibilidad. En caso de que se requiera hacer el servicio sobre material que contiene encuadernaciones, el objetivo es restaurar la funcionalidad estructural del libro preservando su estructura original en la medida de lo posible, evitando reemplazos. Las tapas se repararán con papeles japoneses para mantener la estética original. Los materiales con biodeterioro serán sometidos a un proceso de inactivación, que incluye la eliminación de esporas mediante aspiración controlada, limpieza con hisopos y desinfección con solución hidroalcohólica. Se evitará el uso de brochas u otras herramientas que puedan causar manchas o contaminación. En el caso de documentos húmedos, se recomienda estabilizarlos mediante un proceso de secado previo. Los conjuntos de documentos con biodeterioro serán aislados y monitoreados regularmente después del tratamiento, ya que podrían activarse nuevamente si las condiciones son desfavorables. Los documentos tratados se guardarán en cajas individuales de conservación, evitando el uso de encapsulados sintéticos. El espacio de almacenamiento debe contar con un control estricto de temperatura y humedad relativa constante. Una vez finalizado el tratamiento de los documentos originales, estarán listos para el siguiente paso, la digitalización.”. El propósito de la licitación es la digitalización de documentos, lo cual busca facilitar el acceso, preservación digital, gestión electrónica y consulta remota de la información. La intervención física conservativa (restauración) no es parte esencial ni necesaria para lograr una correcta captura digital. Aunque el tratamiento físico puede mejorar la manipulación, no es estrictamente necesario para escanear documentos, especialmente si no se trata de piezas de alto valor patrimonial o gravemente dañadas. Las tecnologías actuales permiten digitalizar incluso documentos frágiles con equipos especializados (escáneres planetarios, con soporte en V, etc.) sin intervención previa. El tratamiento físico implica una intervención directa sobre el soporte original, lo cual puede comprometer la integridad del documento desde el punto de vista archivístico o legal, si no es realizado bajo protocolos muy estrictos por restauradores certificados, lo cual excede el alcance de una licitación orientada a digitalización. Las tareas de conservación/restauración deben ser evaluadas, dirigidas y controladas por personal técnico con formación en ciencias de la conservación documental. Incluir estas tareas sin la infraestructura técnica adecuada representa un riesgo para la integridad física de los documentos. Los procesos de conservación individualizada (como reparaciones con papeles japoneses, adhesivos neutros, secado controlado, desinfección, etc.) tienen un costo muy elevado por unidad, lo cual aumenta considerablemente el presupuesto general del proyecto, sin que se traduzca en un valor agregado directo para la digitalización. Este tipo de intervención no es viable en proyectos con grandes volúmenes documentales, como los que habitualmente se digitalizan en instituciones públicas. Tratar individualmente miles de documentos es inviable en tiempo, recursos humanos y presupuesto. Si en el futuro se desea realizar una restauración o conservación más profunda, deberá hacerse de igual forma mediante un procedimiento específico, por lo que incluir una etapa parcial en esta licitación no ahorra costos futuros, sino que duplica inversiones. Incorporar tareas de conservación no prioritarias puede ser cuestionado desde el punto de vista de eficiencia y razonabilidad del gasto público, especialmente si no existen informes técnicos que justifiquen la urgencia de estos tratamientos en todos los documentos. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir completamente esta sección.
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - TIPO DE CAPTURA: AÉREO O DOCUMENTOS ENCUADERNADOS
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Tipo de Captura: Aéreo o documentos encuadernados”. Solicitamos a la convocante excluir la palabra “o documentos encuadernados” Esto teniendo en cuenta que, en la terminología técnica del mercado de escáneres, no existe una categoría o "tipo de escáner" denominada específicamente "documentos encuadernados". La clasificación correcta para este tipo de dispositivos, diseñados para digitalizar libros o documentos sin desgramprar, es "ESCÁNER PLANETARIO" o "ESCÁNER AÉREO"
15-07-2025
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - TIPO DE CAPTURA: AÉREO O DOCUMENTOS ENCUADERNADOS
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Tipo de Captura: Aéreo o documentos encuadernados”. Solicitamos a la convocante excluir la palabra “o documentos encuadernados” Esto teniendo en cuenta que, en la terminología técnica del mercado de escáneres, no existe una categoría o "tipo de escáner" denominada específicamente "documentos encuadernados". La clasificación correcta para este tipo de dispositivos, diseñados para digitalizar libros o documentos sin desgramprar, es "ESCÁNER PLANETARIO" o "ESCÁNER AÉREO"
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - VELOCIDAD DE ESCANEO: 1 SEGUNDO O INFERIOR POR PÁGINA COMO MÁXIMO
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Velocidad de escaneo: 1 segundo o inferior por página como máximo”. Solicitamos aceptar equipos con velocidad de escaneo de 2 segundos por páginas, esto teniendo que esta diferencia de tiempo es mínima y no afecta bajo ningún aspecto el rendimiento ni la calidad del proceso. Tampoco representa un riesgo para la entrega oportuna de los entregables. Es importante recordar que el proceso de digitalización integral comprende otros aspectos significativos, como la preparación de documentos, los controles digitales y el post-escaneo, los cuales impactan considerablemente en los tiempos finales más allá de la velocidad de escaneo por página. Actualmente, las especificaciones técnicas están orientadas a una marca en particular, lo que limita la competencia. Abrir la posibilidad a equipos con una velocidad de 2 segundos por página permitiría una mayor diversidad de oferentes sin comprometer los objetivos del proyecto.
15-07-2025
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - VELOCIDAD DE ESCANEO: 1 SEGUNDO O INFERIOR POR PÁGINA COMO MÁXIMO
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Velocidad de escaneo: 1 segundo o inferior por página como máximo”. Solicitamos aceptar equipos con velocidad de escaneo de 2 segundos por páginas, esto teniendo que esta diferencia de tiempo es mínima y no afecta bajo ningún aspecto el rendimiento ni la calidad del proceso. Tampoco representa un riesgo para la entrega oportuna de los entregables. Es importante recordar que el proceso de digitalización integral comprende otros aspectos significativos, como la preparación de documentos, los controles digitales y el post-escaneo, los cuales impactan considerablemente en los tiempos finales más allá de la velocidad de escaneo por página. Actualmente, las especificaciones técnicas están orientadas a una marca en particular, lo que limita la competencia. Abrir la posibilidad a equipos con una velocidad de 2 segundos por página permitiría una mayor diversidad de oferentes sin comprometer los objetivos del proyecto.
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - TIEMPO DE PRE-ESCANEO: 0.5 SEGUNDOS O INFERIOR
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Tiempo de pre-escaneo: 0.5 segundos o inferior”. Solicitamos dejar como opcional no requerido el requerimiento de Tiempo de pre-escaneo: 0.5 segundos. Esta funcionalidad no representa una característica significativa ni crucial para la calidad de la imagen final del documento escaneado. De hecho, un proceso de pre-escaneo excesivamente rápido puede incluso introducir posibles fallas por parte de los usuarios, ya que limita su capacidad para verificar adecuadamente las imágenes escaneadas antes del proceso definitivo. Esto elevaría en gran medida el porcentaje de errores y la necesidad de repeticiones, afectando la eficiencia global. Priorizar esta velocidad mínima específica no aporta un valor real al resultado final y puede generar inconvenientes operativos.
15-07-2025
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - TIEMPO DE PRE-ESCANEO: 0.5 SEGUNDOS O INFERIOR
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Tiempo de pre-escaneo: 0.5 segundos o inferior”. Solicitamos dejar como opcional no requerido el requerimiento de Tiempo de pre-escaneo: 0.5 segundos. Esta funcionalidad no representa una característica significativa ni crucial para la calidad de la imagen final del documento escaneado. De hecho, un proceso de pre-escaneo excesivamente rápido puede incluso introducir posibles fallas por parte de los usuarios, ya que limita su capacidad para verificar adecuadamente las imágenes escaneadas antes del proceso definitivo. Esto elevaría en gran medida el porcentaje de errores y la necesidad de repeticiones, afectando la eficiencia global. Priorizar esta velocidad mínima específica no aporta un valor real al resultado final y puede generar inconvenientes operativos.
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - FORMATO DE EXPORTACIÓN DE ARCHIVOS: TIFF, PDF, PDF BUSCABLE, WORD, EXCEL, JPG
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Formato de exportación de archivos: TIFF, PDF, PDF Buscable, Word, Excel, JPG”. Dejar como opcional no requerido los tipos de archivos TIFF, Word, Excel, JPG y solo dejar como requisito el formato de archivo PDF. Es fundamental mencionar que, al solicitar la digitalización certificada, una parte integral del proceso incluye la aplicación de firma digital y la inclusión de un sello de tiempo. Estos aspectos, solo pueden realizarse de manera efectiva y segura con archivos PDF. Considerando lo anterior, ¿cuál sería la necesidad real de manejar o requerir otros tipos de archivo? De mantenerse esta exigencia, la única consecuencia sería limitar innecesariamente la participación de oferentes, imponiendo requisitos que no son esenciales para la correcta ejecución y certificación del servicio solicitado por la institución.
15-07-2025
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - FORMATO DE EXPORTACIÓN DE ARCHIVOS: TIFF, PDF, PDF BUSCABLE, WORD, EXCEL, JPG
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Formato de exportación de archivos: TIFF, PDF, PDF Buscable, Word, Excel, JPG”. Dejar como opcional no requerido los tipos de archivos TIFF, Word, Excel, JPG y solo dejar como requisito el formato de archivo PDF. Es fundamental mencionar que, al solicitar la digitalización certificada, una parte integral del proceso incluye la aplicación de firma digital y la inclusión de un sello de tiempo. Estos aspectos, solo pueden realizarse de manera efectiva y segura con archivos PDF. Considerando lo anterior, ¿cuál sería la necesidad real de manejar o requerir otros tipos de archivo? De mantenerse esta exigencia, la única consecuencia sería limitar innecesariamente la participación de oferentes, imponiendo requisitos que no son esenciales para la correcta ejecución y certificación del servicio solicitado por la institución.
.En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 28, donde dice:” Ítem 1 - Servicio de Digitalización Certificada de documentos y ordenamiento físico. La Digitalización de documentos, se deberá llevar a cabo conforme a la tipología de cada documento. La solución requerida deberá apuntar a la actualización en forma simultánea a efectos de poder emitir informes o reportes o poder visualizar cada expediente hoja por hoja. El servicio consiste en la conservación de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos: #Preparación pre-escaneo: clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamiento especial, implementación de hojas separadoras. # Restauración y tratamiento documental: Procedimientos para el tratamiento documental destinados a la preservación, conservación y restauración. #El tratamiento documental será para la preservación, conservación, restauración y digitalización de los documentos históricos que fueron procesados por el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional. #Los profesionales a cargo deberán contar con equipos de protección y bioseguridad para resguardar la salud de las personas y los documentos (guantes de nitrilo, guardapolvo, tapabocas FPP2, cofias y lentes de protección). #”. La conservación, tratamiento y restauración documental constituyen procesos especializados en el ámbito de la archivística y la preservación del patrimonio histórico o cultural. Estas tareas requieren la participación de restauradores profesionales, uso de insumos y técnicas específicas, y, en muchos casos, el análisis y valoración del estado físico de cada documento. En cambio, la digitalización es una operación técnica centrada en la conversión de documentos físicos en formatos digitales, con el objetivo de facilitar el acceso, consulta, respaldo y gestión electrónica de los mismos. Para digitalizar documentos, bastan medidas mínimas de manipulación cuidadosa. El uso de equipos de protección personal como guantes de nitrilo, mascarillas FFP2, guardapolvos, cofias y lentes de seguridad solo sería necesario en casos de riesgo biológico, documentos contaminados o materiales en condiciones extremadamente degradadas, lo cual no es un supuesto general ni obligatorio en proyectos de digitalización documental típicos. La inclusión de insumos y procesos de conservación, bioseguridad o restauración incrementa significativamente los costos del proyecto, sin aportar valor directo al objetivo principal que es la digitalización. Esto afecta la eficiencia del gasto público y puede dificultar la adjudicación debido al mayor presupuesto requerido. Incorporar elementos de restauración o preservación en una licitación enfocada a digitalización implica desviaciones presupuestarias innecesarias, especialmente si no se ha realizado un diagnóstico técnico previo que justifique su necesidad. Este tipo de inversión debería evaluarse mediante un proyecto separado, con una lógica presupuestaria distinta. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir los puntos relacionados a conservación de documentos tratamiento, mejora y tratamiento especial, restauración y tratamiento documental: Procedimientos para el tratamiento documental destinados a la preservación, conservación y restauración. Tratamiento documental será para la preservación, conservación, restauración, digitalización, equipos de protección y bioseguridad de esta sección
.En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 28, donde dice:” Ítem 1 - Servicio de Digitalización Certificada de documentos y ordenamiento físico. La Digitalización de documentos, se deberá llevar a cabo conforme a la tipología de cada documento. La solución requerida deberá apuntar a la actualización en forma simultánea a efectos de poder emitir informes o reportes o poder visualizar cada expediente hoja por hoja. El servicio consiste en la conservación de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos: #Preparación pre-escaneo: clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamiento especial, implementación de hojas separadoras. # Restauración y tratamiento documental: Procedimientos para el tratamiento documental destinados a la preservación, conservación y restauración. #El tratamiento documental será para la preservación, conservación, restauración y digitalización de los documentos históricos que fueron procesados por el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional. #Los profesionales a cargo deberán contar con equipos de protección y bioseguridad para resguardar la salud de las personas y los documentos (guantes de nitrilo, guardapolvo, tapabocas FPP2, cofias y lentes de protección). #”. La conservación, tratamiento y restauración documental constituyen procesos especializados en el ámbito de la archivística y la preservación del patrimonio histórico o cultural. Estas tareas requieren la participación de restauradores profesionales, uso de insumos y técnicas específicas, y, en muchos casos, el análisis y valoración del estado físico de cada documento. En cambio, la digitalización es una operación técnica centrada en la conversión de documentos físicos en formatos digitales, con el objetivo de facilitar el acceso, consulta, respaldo y gestión electrónica de los mismos. Para digitalizar documentos, bastan medidas mínimas de manipulación cuidadosa. El uso de equipos de protección personal como guantes de nitrilo, mascarillas FFP2, guardapolvos, cofias y lentes de seguridad solo sería necesario en casos de riesgo biológico, documentos contaminados o materiales en condiciones extremadamente degradadas, lo cual no es un supuesto general ni obligatorio en proyectos de digitalización documental típicos. La inclusión de insumos y procesos de conservación, bioseguridad o restauración incrementa significativamente los costos del proyecto, sin aportar valor directo al objetivo principal que es la digitalización. Esto afecta la eficiencia del gasto público y puede dificultar la adjudicación debido al mayor presupuesto requerido. Incorporar elementos de restauración o preservación en una licitación enfocada a digitalización implica desviaciones presupuestarias innecesarias, especialmente si no se ha realizado un diagnóstico técnico previo que justifique su necesidad. Este tipo de inversión debería evaluarse mediante un proyecto separado, con una lógica presupuestaria distinta. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir los puntos relacionados a conservación de documentos tratamiento, mejora y tratamiento especial, restauración y tratamiento documental: Procedimientos para el tratamiento documental destinados a la preservación, conservación y restauración. Tratamiento documental será para la preservación, conservación, restauración, digitalización, equipos de protección y bioseguridad de esta sección
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - RESOLUCIÓN: 4,896 X 3672 DPI O SUPERIOR
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Resolución: 4,896 x 3672 dpi o superior”. Solicitamos a la convocante aceptar equipos con resolución 400 dpi x 400 dpi. Con esta resolución de igual forma se obtiene archivos con buena calidad y legibilidad, garantizando que de una buena calidad de archivos finales. Es importante mencionar que, en los procedimientos para realizar la Digitalización Certificada, solo se especifica la necesidad de procesar archivos a 300 dpi. Esto refuerza que una resolución de 400 dpi excede el requisito establecido para la certificación. Por todo lo expuesto, si la institución se mantiene en un requisito de resolución superior, solo estaría favoreciendo a una marca particular sin que ello represente una mejora sustancial en la calidad o la conformidad con los estándares de digitalización certificada. Esto limitaría innecesariamente la competencia.
15-07-2025
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - RESOLUCIÓN: 4,896 X 3672 DPI O SUPERIOR
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Resolución: 4,896 x 3672 dpi o superior”. Solicitamos a la convocante aceptar equipos con resolución 400 dpi x 400 dpi. Con esta resolución de igual forma se obtiene archivos con buena calidad y legibilidad, garantizando que de una buena calidad de archivos finales. Es importante mencionar que, en los procedimientos para realizar la Digitalización Certificada, solo se especifica la necesidad de procesar archivos a 300 dpi. Esto refuerza que una resolución de 400 dpi excede el requisito establecido para la certificación. Por todo lo expuesto, si la institución se mantiene en un requisito de resolución superior, solo estaría favoreciendo a una marca particular sin que ello represente una mejora sustancial en la calidad o la conformidad con los estándares de digitalización certificada. Esto limitaría innecesariamente la competencia.