La DNCP pone a disposición de todos los actores interesados que conforman el Sistema de Contrataciones Públicas, un tablero de indicadores que les permitirá conocer el desempeño de las entidades en materia de contrataciones, a través del tiempo.
En total se han seleccionado 16 indicadores que miden a las convocantes en las diferentes etapas del proceso licitatorio (Planificación, Convocatoria, Adjudicación). Para la estimación de estos indicadores se consideraron datos de años cerrados, desde el 2013 al 2020. Cabe mencionar que se excluyeron los datos de las licitaciones por la vía de excepción con aviso de intención. Además, los indicadores son calculados toda vez que la convocante haya reportado sus compras a la DNCP en un determinado año; caso contrario no aparecen valores.
Estos indicadores de desempeño fueron agrupados en tres dimensiones: competencia, eficacia y gestión.
La dimensión de competencia, mide el grado de participación en las licitaciones de la convocante y el nivel de conformidad con las condiciones de los procesos. Para esto cuenta con seis indicadores: 1) Baja proporción de llamados por excepción, 2) Alto promedio de oferentes, 3) Baja proporción de licitaciones con un solo oferente, 4) Alta variabilidad de proveedores, 5) Pocas protestas contra el Pliego de Bases y Condiciones, 6) Pocas protestas contra el resultado.
La dimensión de eficacia, mide si la convocante ha logrado obtener los resultados esperados en un año determinado. Para esto, la dimensión está compuesta por cinco indicadores: 1) Alta ejecución de llamados con respecto al PAC, 2) Alta ejecución de adjudicaciones con respecto al PAC, 3) Baja proporción de llamados con más de seis meses sin adjudicar, 4) Baja proporción de llamados cancelados, 5) Baja proporción de llamados desiertos.
Por último, la dimensión de gestión, mide la capacidad administrativa que tuvo la convocante durante el ciclo de compra. Esta dimensión está compuesta por cinco indicadores: 1) Bajo promedio de retenciones, 2) Bajo promedio de adendas, 3) Agilidad en la evaluación de ofertas, 4) Agilidad en la suscripción de contratos, 5) Poca demora en el pago a proveedores.
De manera a unificar y facilitar la interpretación, aquellos indicadores que no resultaban en proporciones (valores comprendidos entre 0 y 1) fueron normalizados por año, utilizando el método de normalización conocido como escalado de variables, cuya fórmula de cálculo se muestra abajo.
Norm = Valor – Valor mínimo / Valor máximo – Valor mínimo
Luego de la normalización, cada indicador fue multiplicado por 100, con lo cual puede tomar valores del 0 al 100, donde 100 es el valor más alto que indica el mejor desempeño de la entidad y contrariamente, 0 es el valor más bajo que indica el peor desempeño con relación a las otras convocantes. Se debe señalar que en estas comparaciones no se considera el grado de complejidad que pudieron tener los procesos licitatorios llevados a cabo por cada convocante. Además, pueden existir casos donde más de una convocante obtenga el mayor puntaje en un indicador, alcanzando todas ellas el puntaje de 100.
Para acceder al tablero de indicadores de desempeño, el usuario deberá ingresar al Sistema de Información Estadística (SIE) del portal de Contrataciones Públicas, en la opción de Indicadores de Desempeño. Una vez dentro, podrá visualizar el puntaje que obtuvo la entidad de su interés, utilizando los filtros de entidad y año.
En la primera página del tablero, aparece un gráfico de tipo radar en cuyos vértices se representa el puntaje obtenido por la entidad en cada dimensión. El valor de cada dimensión resulta de promediar los puntajes obtenidos en los indicadores que lo conforman. Gráficamente, es importante notar que cada dimensión puede rotar de vértice, debido a que las dimensiones se ordenan en sentido horario y puntaje decreciente, tal como se ilustra abajo:
Dónde: Competencia > Gestión > Eficacia
Competencia > Gestión > Eficacia Gestión > Competencia > Eficacia Eficacia > Competencia > Gestión
También aparece en la primera página, un desglose de los puntajes obtenidos por la entidad en cada indicador. Seguidamente, en la página 2, se puede ver el puntaje alcanzado por la entidad según dimensión a lo largo del tiempo, a través del gráfico de líneas horizontales.
Además, los resultados obtenidos en estos indicadores estarán disponibles para su descarga en formato CSV.
A continuación, se detallan las fórmulas de cálculo de cada uno de los indicadores de desempeño.
INDICADORES DE LA DIMENSIÓN DE COMPETENCIA
1. Baja proporción de llamados por excepción
Fórmula de cálculo: (1- (Cantidad total de llamados realizados por excepción / Cantidad total de llamados)) *100
Interpretación: mide el grado de utilización de procedimientos de contratación no competitivos por parte de las entidades.
2. Alto promedio de oferentes
Fórmula de cálculo: Norm (Cantidad de ofertas recibidas por llamado / Cantidad total de llamados) *100
Interpretación: mide en el grado de participación que tuvo las convocantes en sus licitaciones.
3. Baja proporción de licitaciones con un solo oferente
Fórmula de cálculo: (1-(Cantidad de llamados con un único oferente / Cantidad total de llamados)) *100
Interpretación: mide en el grado de participación que tuvo las convocantes en sus licitaciones, para determinar si hubo competencia en estas.
4. Alta variabilidad de proveedores
Fórmula de cálculo: Norm (Cantidad de proveedores distintos / Cantidad total de llamados) *100
Interpretación: mide la diversidad de proveedores que tuvo una entidad en sus licitaciones.
5. Pocas protestas contra el Pliego de Bases y Condiciones
Fórmula de cálculo: (1-Norm (Cantidad de protestas contra el Pliego de Bases y Condiciones / Cantidad total de llamados)) *100
Interpretación: mide la satisfacción de los oferentes con las reglas establecidas en los Pliegos de Bases y Condiciones.
6. Pocas protestas contra el resultado:
Fórmula de cálculo: (1-Norm (Cantidad de protestas contra el resultado / Cantidad total de llamados)) *100
Interpretación: mide la satisfacción de los oferentes con los resultados de la evaluación de las ofertas.
INDICADORES DE LA DIMENSIÓN DE EFICACIA
1. Alta ejecución de llamados con respecto al PAC
Fórmula de cálculo: Norm (Cantidad total de llamados / Cantidad total de procesos programados) *100
Interpretación: mide la capacidad de la entidad para cumplir con la cantidad de llamados programados.
2. Alta ejecución de adjudicaciones con respecto al PAC
Fórmula de cálculo: Norm (Cantidad total de adjudicaciones / Cantidad total de procesos programados) *100
Interpretación: mide la capacidad de la entidad para cumplir con la cantidad de adjudicaciones programadas.
3. Baja proporción de llamados con más de 6 meses sin adjudicar
Fórmula de cálculo: (1- (Cantidad total de llamados no adjudicados / Cantidad total de llamados)) *100
Observación: Se consideran llamados no adjudicados aquellos en los que ya transcurrieron más seis meses de la apertura de ofertas y no se emitió aún la resolución de adjudicación.
Interpretación: mide la capacidad de la entidad de concluir con todas las etapas del proceso licitatorio.
4. Baja proporción de llamados cancelados
Fórmula de cálculo: (1 – (Cantidad total de llamados cancelados / Cantidad total de llamados)) *100
Interpretación: mide la capacidad de la entidad de concluir con todas las etapas del proceso licitatorio.
5. Baja proporción de llamados desiertos
Fórmula de cálculo: (1- (Cantidad total de llamados desiertos / Cantidad total de llamados)) *100
Interpretación: mide la capacidad de la entidad de concluir con todas las etapas del proceso licitatorio.
INDICADORES DE LA DIMENSIÓN DE GESTIÓN
1. Bajo promedio de retenciones:
Fórmula de cálculo: (1- Norm (Cantidad de retenciones / Cantidad total de llamados)) *100
Interpretación: mide la capacidad de las entidades de ajustar sus Pliegos de Bases y Condiciones de acuerdo a la Ley de contrataciones y sus reglamentaciones complementarias.
2. Bajo promedio de adendas:
Fórmula de cálculo: (1- Norm (Cantidad de adendas / Cantidad total de llamados)) *100
Interpretación: mide la capacidad de las entidades de mantener la apertura, los criterios de evaluación o las especificaciones técnicas como fueron previstas originalmente.
3. Agilidad en la evaluación de ofertas:
Fórmula de cálculo: (1- Norm ((Fecha de publicación de ajudicación – Fecha de apertura de ofertas) / Cantidad total de llamados)) *100
Interpretación: mide la prontitud en la evaluación de ofertas a través del tiempo promedio transcurrido para la publicación de la adjudicación.
4. Agilidad en la suscripción de contratos:
Fórmula de cálculo: (1- Norm ((Fecha de firma de contrato – Fecha de resolución de adjudicación) / Cantidad de contratos suscritos)) *100
Interpretación: mide la prontitud en la suscripción de contratos a través del tiempo promedio transcurrido para la firma de contrato.
5. Poca demora en el pago a proveedores:
Fórmula de cálculo: (1- Norm ((Fecha de pago al proveedor – Fecha de facturación) / Cantidad de pagos)) *100
Interpretación: mide la rapidez en el cumplimiento de los plazos de pagos establecidos en el contrato.