Marco Normativo
•Ley N° 2051/03
•Decreto N° 2992/19
•Resolución DNCP N° 1399/20
¿Qué es Convenio Marco?
Es una modalidad complementaria de compra utilizada por la DNCP para la selección de proveedores de bienes, obras, servicios y consultorías requeridos por los Organismos, Entidades y Municipalidades sujetos a la Ley, para que sus productos puedan ser comercializados virtualmente de forma simple y directa.
Esta herramienta busca reducir los costos en la gestión de compras públicas y hacer más dinámico el proceso de adquisición de productos y servicios, principalmente aquellos de características estándares, alto volumen de consumo y baja complejidad.
Las transacciones realizadas a través de esta modalidad, se gestionan en la tienda virtual, con el sistema de cotizaciones.
El Artículo 26 del Decreto 2992/19 establece que los Organismos y Entidades del Estado deberán adquirir del Catálogo Electrónico los productos requeridos, cuando estos estuvieren disponibles. Las Municipalidades podrán utilizar el Catálogo Electrónico cuando lo estimen pertinente.
Se podrán adquirir productos de la Tienda Virtual cuando se considere necesario, sin que sean considerados como fraccionamientos de las compras (Art. 28 Dcto. 2992/20).
Garantías
¿Cuáles son las garantías que se deben presentar en un convenio m arco?
¿En qué momento se presentan?
¿Qué buscan garantizar con cada una?
La primera garantía es la de mantenimiento de oferta y se presenta en forma de declaración jurada, dirigida a la DNCP. La misma se presenta junto con la oferta, y en ella se hará constar la aceptación del oferente de todas las obligaciones asumidas a partir de la presentación de la oferta hasta la firma del Convenio Marco, en caso de resultar oferente calificado. Este documento se encontrará en el archivo “Formularios» que acompaña al PBC en el sistema.
La segunda es la garantía de cumplimiento del Convenio Marco, debe estar a nombre de la DNCP. Se presenta para la suscripción del Convenio Marco, en el caso de que el oferente resultara calificado. La extensión debe comprender el período total de vigencia del convenio y deberá instrumentarse como indica el formato predeterminado por la DNCP. El formato de este documento se encontrará en el archivo “Formularios» que acompaña al PBC en el sistema.
La tercera garantía es la de Fiel Cumplimiento de Contrato, el proveedor deberá presentar esta garantía dentro del plazo de 5 (cinco) días calendario siguientes a la notificación de la orden de compra, o antes de la entrega de los bienes si la misma se realizaré en un plazo menor. Esta garantía deben entregarla a la Unidad Compradora y a su nombre. La misma podrá instrumentarse como:
- Declaración jurada cuando el monto total de la orden de compra no supere los 2000 (dos mil) jornales mínimos.
- Garantía Bancaria o Póliza de seguros cuando el monto de la orden de compra a ser emitida o ya emitida, supere los 2000 (dos mil) jornales mínimos, de conformidad Art. 39 de la Ley Nº 2051/03 y el Art. 89 del Decreto N° 2992/19. El formato de este documento se encuentra en el archivo “Formularios» que acompaña al PBC en el sistema.
Selección de oferentes calificados
Concluida la evaluación, la DNCP resolverá mediante acto administrativo:
a) La selección de oferentes calificados que se encontrarán habilitados para suscribir el Convenio Marco. En caso de contar con un solo oferente calificado la DNCP podrá suscribir el Convenio respectivo con dicho oferente, y en su caso podrá establecer una vigencia menor a la establecida en el pliego de bases y condiciones;
b) La declaración desierta de la licitación, en el caso que:
- No se haya presentado oferta alguna;
- Ninguna de las ofertas presentadas reúna las condiciones exigidas en el pliego de bases y condiciones;
- Que las ofertas presentadas se apartaran sustancialmente de ellas; o
c) La cancelación de la licitación según las causales previstas en el Art. 31 de la Ley N° 2051/03.
Con posterioridad a la suscripción del Convenio Marco, la DNCP podrá resolver la incorporación de nuevos oferentes calificados de oficio, o a solicitud de los interesados. Los oferentes interesados deben ajustarse a todas las condiciones establecidas originalmente en el documento de la convocatoria para la presentación de sus ofertas. En caso de recibir una solicitud, de considerarlo pertinente la DNCP fijará la fecha de apertura de ofertas en un plazo no mayor a cinco (05) días hábiles. Una vez realizada la apertura se procederá a la evaluación y selección de ofertas en los plazos previstos en la normativa para los procedimientos ordinarios. La recepción de solicitudes de cotización será efectiva una vez cumplidas todas las formalidades establecidas en el pliego de bases y condiciones.
Fenecido el plazo para protestar establecido en la normativa vigente, la DNCP procederá a formalizar el Convenio con cada oferente seleccionado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
El plazo de vigencia de cada Convenio Marco podrá ser extendido por mutuo acuerdo con los oferentes. El plazo será determinado por la DNCP de tal manera a asegurar la disponibilidad de los ítems en la Tienda Virtual. En el caso que los oferentes no acepten la extensión deberán comunicar su decisión a la DNCP, en cuyo caso sus productos ya no formarán parte de la Tienda Virtual. La extensión se formalizará siempre y cuando uno o más oferentes calificados hayan otorgado su consentimiento. En caso de que un solo oferente haya aceptado, la DNCP podrá rever el plazo de extensión inicialmente propuesto.
Impugnaciones, exclusión, inactivación de un oferente calificado
Las personas interesadas podrán protestar ante la DNCP en cualquier etapa del procedimiento de selección desde la convocatoria hasta antes de la suscripción de los Convenios de conformidad a los parámetros establecidos en la Ley 2051/2003 “De Contrataciones Públicas». Las impugnaciones podrán plantearse sobre:
- el pliego de bases y condiciones,
- el resultado de la selección de oferentes calificados o
- la exclusión de los mismos del convenio.
La negativa de cualquier oferente calificado a suscribir el Convenio Marco, será considerada como el retiro de su oferta y dejará sin efecto el derecho a que sus productos formen parte de la Tienda Virtual, por toda la vigencia del Convenio.
La falta de suscripción del Convenio por parte de alguno de los proveedores seleccionados no lo invalidará para participar de los demás, ni impedirá su continuidad. En el caso que ningún oferente calificado suscriba el Convenio Marco, la DNCP evaluará la factibilidad, oportunidad y conveniencia de convocar a una nueva licitación para el Convenio Marco.
Cuando la negativa o falta de suscripción del Convenio Marco se deba a causas imputables al oferente calificado, la DNCP ejecutará la garantía de mantenimiento de oferta y analizará si amerita el inicio de un Sumario Administrativo de conformidad al Art. 72 de la Ley N° 2051/03.
La exclusión del oferente calificado producirá la terminación de su vínculo con la DNCP y se podrá dar en los siguientes supuestos:
- Muerte del oferente, proveedor o contratista que sea persona física o por disolución de la persona jurídica, conforme a los términos del inciso e) del Art. 57 de la Ley N° 2051/03.
- Por mutuo acuerdo, conforme al artículo 58 de la Ley N° 2051/03.
- Las causales de rescisión de contratos previstas en el Art. 59 de la Ley N° 2051/03.
- Otras causales que considere la DNCP.
Si no se contare con la documentación necesaria que avale el supuesto de exclusión, se requerirá al proveedor tales documentaciones. La DNCP mediante acto administrativo excluirá a los oferentes calificados.
En el caso de inactivaciones o exclusiones de proveedores del Convenio Marco, que hayan recibido órdenes de compra con anterioridad a dicha inactivación o exclusión, éstos estarán obligados a cumplir con el suministro en el plazo establecido y en las condiciones estipuladas en el Convenio.
La DNCP tendrá la facultad de suspender temporalmente el Convenio Marco, en cualquier etapa del procedimiento, cuando existan circunstancias debidamente justificadas o se pudiera ocasionar daños o perjuicios a las Unidades Compradoras. Además, los Convenios terminarán:
- Por cumplimiento del plazo del convenio;
- Por mutuo acuerdo de las partes, en conformidad al artículo 58 de la Ley N° 2051/2003;
- Por falta de potenciales proveedores, posterior a una extensión de vigencia del convenio;
- Por sentencia ejecutoriada de la autoridad jurisdiccional, que declare la nulidad, resolución o rescisión del convenio con todos los proveedores seleccionados;
e) Por decisión unilateral de la DNCP, por razones de oportunidad, mérito y conveniencia.
Toda orden de compra emitida con anterioridad a la comunicación de la terminación del convenio a los proveedores, deberá ser ejecutada en los plazos y términos establecidos.
Planilla de ofertas
¿Qué es?
¿Cómo se presenta?
La planilla de ofertas es un archivo Excel que estará publicado con el PBC de cada llamado de Convenio Marco.
La forma en la que está estructurada, los datos solicitados y la presentación de la misma en un medio de almacenamiento digital se deben a que todos estos datos formarán parte de un catálogo consolidado de ofertas disponibles en la tienda virtual, que las entidades podrán descargar.
Por ejemplo, en el catálogo consolidado, el ítem alcohol en gel tendrá una columna por oferente calificado activo en la tienda. En cada columna figurarán las especificaciones no modificables y las que son particulares de cada oferente, como marca y procedencia.
Un ejemplo de cómo se vería el catálogo es este que vemos a la derecha.
Por esa razón, se solicita de esta manera.
También deben tener en cuenta que se solicita la presentación impresa de esta planilla en la oferta, solamente se deben imprimir aquellos ítems que cotizarán.
El llenado correcto de la misma es fundamental para la evaluación técnica de las ofertas.
Cotización y tienda virtual
¿Qué es una compra con sistema de cotización?
Las compras con cotización son aquellas en las que los precios no se encuentran definidos en la presentación de ofertas, sino que las mismas son definidas con cada intención de compra (solicitud de cotización) que las unidades compradoras realicen. Cada solicitud de cotización tendrá un número asignado.
A cada oferente le llegará al buzón de correo electrónico, todas las solicitudes de cotización que tengan relación con los productos que éste tenga dentro de la Tienda Virtual. Cotizar o no es completamente opcional, no existe obligatoriedad para cotizar ni sanción por no cotizar. Cada oferente analizará la conveniencia de cotizar por cada solicitud que reciba.
Los oferentes calificados tendrán un plazo para emitir sus cotizaciones, que será definido en las bases de cada licitación. Esta información será encriptada, solo el proveedor podrá visualizar sus precios hasta que se cumpla el plazo máximo de cotización. Llegado este momento, el sistema ubicará de forma automática al menor precio por ítem como ganador de la cotización por ítem y será el que se mostrará a la unidad compradora solicitante. Esta, podrá aceptar o no los precios para la generación de órdenes de compra.
Si la unidad compradora acepta el precio, el sistema generará automáticamente una orden de compra a nombre del proveedor ganador y a partir de este momento, empezará a correr el plazo de entrega, según el plazo estipulado por ítem en las bases de la licitación. Si en una misma orden de compra existen diferentes ítems y diferentes plazos de entrega, se tomará en cuenta el plazo de entrega mayor para todos los ítems de esa orden.
Luego, el sistema generará un documento en donde se mostrará el resultado de esa solicitud de cotización. Figurará el precio ganador resaltado y el nombre de la empresa ganadora, así como todas las demás empresas que participaron en la cotización y sus respectivos precios.
Convenio Marco es una de las modalidades complementarias que utilizará el sistema de compra con cotización.
¿Cómo funciona la Tienda Virtual?
Cuando las unidades compradoras realicen la consolidación de las necesidades institucionales, deberán consultar la Tienda Virtual para constatar si los productos que necesitan se encuentran disponibles para su adquisición. De igual manera, la DNCP realizará la difusión de los rubros disponibles en la tienda. En caso de que los productos que necesitan no se encuentren en la Tienda o no cumplen con los requerimientos de la Unidad Compradora, esta podrá realizar un proceso tradicional, acompañando con un justificativo.
Para el caso de procesos de Convenio Marco, para que la unidad compradora pueda hacer su compra en la Tienda, debe primeramente crear un PAC de Convenio Marco.
Esta es la forma en la que se verá la tienda, una vez logueados.
Precios de la Tienda
Dato muy importante
Respecto a los precios que aparecerán en la Tienda, aclaramos que se establecerá un Precio Promedio de la Tienda por producto, que será información resultante de las Órdenes de Compra que hayan sido emitidas.
Esta información servirá a las unidades compradoras para tener una aproximación de cuánto costará cada producto para evaluar cantidades que podrán comprar según su presupuesto y otros detalles.
– Este es un resumen de cómo las entidades compradoras entrarán a comprar en la Tienda Virtual.
– Para comprar en la tienda virtual, las entidades deben ingresar a Módulos > Compras Virtuales > Tienda Virtual. Estando dentro de la Tienda, podrán visualizar unos filtros para una búsqueda más específica.
– Para seleccionar los ítems que se desea comprar, debe ir al ícono de cruz verde Agregar ítems al carrito e ir cargando todos los ítems que necesita. En esta instancia, aún no se cargan las cantidades, sólo se seleccionan los productos.
– Finalizada la selección de productos, debe ir a VER CARRITO y solicitar cotización.}
Procedimiento de cotización
– Una vez que el convenio ya fue suscripto, usted ya posea su usuario y contraseña del SICP, y la tienda virtual ya posea activo el convenio, empezará a recibir notificaciones de solicitud de cotización de las entidades al correo electrónico.
– Para cotizar, debe loguearse ingresando a: https://www.contrataciones.gov.py/cas/login?service=https%3A%2F%2Fwww.contrataciones.gov.py%2Fsicp%2Fhome.seam
– Debe hacer clic en Módulos – Compras Virtuales – Buscador de Cotizaciones.
– El sistema le llevará al Buscador de Cotizaciones, aquí deben hacer clic en el botón Buscar en caso de que no visualicen la lista de solicitudes en su bandeja. Como ve, cada solicitud de cotización se ordena por un número. Debe hacer clic sobre la solicitud que deseen cotizar y se desplegará una sub-lista de los ítems requeridos en la solicitud. Captura de ejemplo:
– Debe hacer clic en el botón Cotizar y el sistema los llevará a otra pantalla en donde podrán cotizar sus precios.
– Es importante recordar que, a la hora de cotizar el precio unitario, tenga a mano la planilla de ofertas, ahí se definió la forma de cotización del producto (por unidad, por caja de x unidades, por resma, por envase de un litro, por bidón de 5 litros, etc.).
– Así, en el caso del ejemplo, el precio unitario debe ser el precio de una resma de 500 hojas = 27.000 (por ejemplo). El sistema se encargará de multiplicar automáticamente este monto por la cantidad solicitada por la entidad.
– Luego, se visualiza unos campos de costo de flete por zona. Aquí deben consignar un monto global para el flete. Por ejemplo, si la entidad solicita 100 resmas de papel para la zona 1, y a usted le costará G 20.000 trasladar esta cantidad hasta la entidad, debe colocar 20.000 en zona 1.
– Entonces, en el caso del ejemplo, que se solicita 10 unidades para la zona 1, se multiplicaría 27.000×10= 270.000. A esto, se sumará el monto consignado en Costo Flete de la zona 1.
– 270.000+5000= 275.000 es el total cotizado para este producto en la zona 1.
– Todo esto se repite en las demás zonas, si hubiese.
– Si el proveedor no agregará costo de flete por ser la dirección de entrega muy cercana, puede consignar 0 en Costo Flete.
– Lo último mencionado es muy importante porque, en caso de que el oferente desee cotizar solamente para una zona y para las demás no, debe dejar en blanco los campos de costo flete de las demás zonas.
– Luego, debe hacer clic en el botón Guardar. Les aparecerá un mensaje de confirmación en color verde como en el ejemplo.
– Una vez que ya cargó el precio y flete para este ítem, debe volver al Buscador de Cotizaciones y hacer el mismo proceso para los demás ítems de esa solicitud de cotización, en caso de que deseen cotizarlos.
– El paso siguiente es esperar a que se cumpla el plazo de cotización para pasar a la siguiente etapa.
Dato muy importante:
El sistema seleccionará el mejor precio POR ÍTEM. Esto quiere decir que, usted pudo cotizar todos los ítems en una solicitud de 10 ítems, pero puede resultar ganador solamente en 5, o 2, o 1, por ejemplo. Esto quiere decir que otro oferente cotizó a un precio más bajo que el suyo en esos ítems.
Al volver al buscador de cotizaciones, verá que en los ítems que ya cotizó, aparece un botón de Retirar cotización. Puede hacer clic en ese botón en caso de que desee cambiar su oferta, volver a cargarla o simplemente cargarla. Siempre y cuando aún este abierto el plazo de cotización, podrá hacer este procedimiento.
– Cuando el plazo de cotización haya cerrado, deberá recibir una notificación al correo que le llevará a un resumen de todos los que cotizaron en esta solicitud y quienes resultaron ganadores (el menor precio por ítem resulta ganador). Posterior a eso, si resultó ganador en alguno de los ítems y la unidad compradora decidió aceptar la oferta, le llegará una notificación de que se generó una orden de compra a su nombre.
– Para visualizar las órdenes de compra generadas a su nombre, debe ir a Módulos – Compras Virtuales – Buscador de Órdenes de Compra. Darle buscar y le traerá las ordenes en las que resultó ganador.
Dato muy importante
– Debe estar pendiente de su correo electrónico, porque desde el momento en que reciba la notificación de la confirmación de una orden de compra, a partir de ese momento empieza a correr el plazo de entrega estipulado en el PBC.
– Verá que le aparece un ícono de candado naranja de “Cerrar orden de compra». Al hacer clic aquí, le abrirá una ventanita para adjuntar una nota de remisión. Esto debe hacerlo recién cuando ya se haya concretado la entrega de los bienes.
– Debe adjuntar el archivo en formato pdf o archivo zip.
– Servirá de constancia de cierre exitoso del proceso de compra.
Todo lo explicado en procedimiento de cotización, se repetirá por solicitud de cotización recibida.
– En el ícono de Imprimir Reporte, podrá visualizar la Orden de Compra que también verá la unidad compradora. Con todos los datos del comprador, proveedor, lugar de entrega, productos y precios, líneas presupuestarias y plazos de entrega. El plazo de entrega se determina según la cantidad total de productos de la orden de compra.
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Glosario
Términos y conceptos utilizados
Carrito de Compras: Es una función dentro de la Tienda Virtual, que tiene por objeto recolectar e incluir los ítems a ser contratados por la unidad compradora.
Convenio Marco: Es una modalidad complementaria que consiste en un Convenio suscripto entre la DNCP y los oferentes calificados, en el que se establecen las condiciones, requisitos y el relacionamiento de estos con las unidades compradoras y se gestionará a través de la Tienda Virtual.
Orden de Compra: Es el documento emitido en forma electrónica a través del SICP, con posterioridad a la realización y confirmación del pedido por parte de la Unidad Compradora, mediante el cual se formaliza la relación contractual entre ésta y el proveedor.
Oferente: Es aquel que presenta una oferta en los términos del presente reglamento, con el objeto de proveer un bien, realizar una obra o suministrar un servicio, objeto de una licitación.
Oferente Calificado: Es aquel que ha cumplido con los requisitos de calificación, establecida en las bases de la convocatoria y se encuentra en condiciones de proveer productos.
Licitación para Convenio Marco: Es el procedimiento licitatorio llevado a cabo por la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas (DNCP) para la selección de los proveedores y de los productos que serán incluidos en la Tienda Virtual.
Oferente: Es aquel que presenta una oferta en los términos del presente reglamento, con el objeto de proveer un bien, realizar una obra o suministrar un servicio, objeto de una licitación.
Oferente Calificado: Es aquel que ha cumplido con los requisitos de calificación, establecida en las bases de la convocatoria y se encuentra en condiciones de proveer productos.
Pedido: Es el encargo de los productos a ser adquiridos, hecho por la unida d compradora, en el que se detallan como mínimo las cantidades requeridas, precios, zonas y los PAC (Programa Anual de Contrataciones) afectados, que desea contratar una determinada unidad compradora de la Tienda Virtual.
Potencial Proveedor: Es aquel que ha suscripto un Convenio Marco y cuyos productos son aptos para competir en la Tienda Virtual.
Productos: Son los bienes, obras o servicios, incluyendo consultorías, definidos por la DNCP como pasibles de ser adquiridos o contratados mediante la Tienda Virtual.
Proveedor: Será aquel que cuyos productos posean el precio más bajo luego de la solicitud de cotización de las unidades compradoras.
Solicitud de cotización: Pedido de asignación de precios realizado por las unidades compradoras a los potenciales proveedores.
Unidades Compradoras: Los organismos, entidades y municipalidades mencionadas en el artículo 1º de la ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas «.