Diferencias entre la versión 3 y 4 del Pliego de la Licitación 406019 - SERVICIO DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS CON PROVISION DE GESTOR DOCUMENTAL, ESCANER Y GUARDA DE DOCUMENTOS

Lotes	Descripción del bien, obra o servicio	Unidad de Medida	Cantidad
LOTE 1 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER
1	Servicio de digitalización de documentos	Unidad	1000000
2	Provisión de escáner	Unidad	3
3	Gestor Documental	Unidad	1
LOTE 2 SERVICIO DE CLASIFICACIÓN, ARCHIVO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS
1	Guarda de Documentos	Global	1

LOTE 1

SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER

SERVICIOS REQUERIDOS

• Digitalización de 1.000.000 de páginas de documentos institucionales, compuestas por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones de la ESSAP S.A., o en el lugar acordado con La Contratada.
• Provisión de licencias de software de un Gestor Documental certificado para 1.000.000 de imágenes, como mínimo
• Ordenamiento de los archivos físicos en lugares definidos por la institución o expurgue en el caso corresponda.
• Consulta de forma rápida todas las documentaciones.
• Infraestructura para brindar la sostenibilidad de la solución informática.
• Se exigirá la entrega de programas fuentes de la solución de Digitalización Certificada de Documentos para uso exclusivo por parte de la Essap S.A.

1 Servicio de digitalización de documentos

Requerimientos para realizar el servicio de Digitalización Certificada

1. INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

El hardware y software requeridos deberán ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por la Resolución Nº 1438 de fecha 03/12/2015 del Ministerio de Industria y Comercio, en cumplimiento a la Ley Nº 4017/10 De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico, modificada por la Ley Nº 4610/12 Que amplía y modifica parcialmente la Ley Nº 4017/10, De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico.

El hardware y software requerido, será aquel que de cumplimiento a la Certificación emanada de la Resolución MIC N° 1438/2015 debiendo el oferente prever e instalar toda infraestructura tecnológica adicional que incluye en su propuesta de Solución para la implementación del Servicio de Digitalización requerido. Dicha infraestructura no será transferida a la Convocante.

Así mismo, el oferente deberá proveer 3 (tres) escáneres cuyas especificaciones técnicas se encuentran descritas en el PBC. Los mismos pasaran a integrar el Activo de la Convocante 

Los escáneres pasarán a formar parte del patrimonio de la convocante una vez finalizada la ejecución del contrato, de modo que el personal de la institución prosiga con los trabajos de actualización del sistema, conforme a la formación e instrucciones recibidas durante el tiempo de vigencia del contrato.

El proveedor deberá proporcionar la capacitación a los funcionarios designados por la Contratante, con el objetivo de dejar capacidad instalada institucional, que garantice la continuidad operativa de la solución, una vez finalizado el contrato.

2. Sistema de procesamiento digital

El sistema de Gestión Documental deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente Procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley Nº 4.017/2010, Ley Nº 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución Nº 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC).

 

Se exigirá la Entrega de 1.000.000 de licencias de la solución de Digitalización Certificada de Documentos.

 

3. ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS

El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución

• Plan de trabajo: Deberá incluir un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento dentro del plazo del servicio, de los productos esperados, aportando necesariamente mejoras, conforme a la experiencia y calificación empresarial, requeridas como básicas
• Documentos digitalizados: Consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
  • Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
  • Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras.
  • Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
  • Reconocimiento de datos: Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR.
  • Indexación o Carga de Datos: asociados correspondientes a cada archivo digital.
    • Para el proceso de indexación o asociación de campos índices a cada archivo, se aclara que la institución requiere que los legajos de documentos se identifiquen por tipo de documento y a la vez que cada tipo de documento contenga su propio campo de búsqueda o campo índice.

 

PROCESO ACTUAL
Documentación física	Proceso Digital	Campos de búsqueda indexación
Documento principal: Rendición de cuenta (1 hoja)   Tipo de documentos: Factura (1 hoja) Pliego de Bases y Condiciones (42 hojas) Orden de pago (1 hoja) Resolución de pago (2 hojas) Contrato (3 hojas) Cantidad de hojas: 50 hojas	Rendición de cuenta Cantidad: 50 páginas en 1 (un) solo archivo multipágina Tipo de documentos: Factura (1 página) Pliego de Bases y Condiciones (42 páginas) Orden de pago (1 página) Resolución de pago (2 páginas) Contrato (3 páginas) Para la identificación, tener en cuenta que no se discrimina los tipos de documentos, todo se encuentra en 1 (un) solo archivo.	Documento Principal (Rendición de Cuenta) Número de OP. Año
RESULTADO ESPERADO PROCESO NUEVO
Documentación física	Proceso Digital		Campos de búsqueda indexación
Documento principal: Rendición de cuenta (1 hoja)   Tipo de documentos: Factura (1 hoja) Pliego de Bases y Condiciones (42 hojas) Orden de pago (1 hoja) Resolución de pago (2 hojas) Contrato (3 hojas)   Cantidad de hojas: 50 hojas	Rendición de cuenta Cantidad: 6 archivos con campos de búsquedas independientes Documento principal: Rendición de cuenta (1 hoja) Factura (1 página) Pliego de Bases y Condiciones (42 páginas) Orden de pago (1 página) Resolución de pago (2 páginas) Contrato (3 páginas) Otros documentos (Acta de Recepción, Nota de Remisión, Constancia de Retenciones, Recibo de Dinero, FORM 120 IVA, Constancia IPS, informes, etc). ACLARACIÓN Identificar y escanear los tipos de documentos de forma independiente, para permitir a los usuarios la accesibilidad rápida a los diferentes tipos de documentos.		Documento Principal (Rendición de Cuenta) Número de OP Año Factura Número de factura Fecha de factura Número de OP Año Pliego de Bases y Condiciones Tipo de licitación: Número de licitación Número de ID Año Orden de pago Número de Orden de pago Año Resolución de pago Número de Resolución Año de la resolución Emisor Número de OP Año Orden de pago Número de Contrato Proveedor RUC Número de OP Año ACLARACIÓN Todos los documentos con campos claves idénticos se deben vincular entre sí. Ejemplo, en caso de consultar una orden de pago, debe estar disponible los otros documentos con el mismo número de Rendición de cuenta, al mismo momento de la visualización.

 

• • Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
  • Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.

DESARROLLO SOLICITADO

Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios a generar en el sistema a proveer, y conforme al nivel de acceso que la ESSAP determine.

Asimismo, la solución deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas institucionales a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.

CAPACITACIÓN

Las capacitaciones serán realizadas por el personal técnico del oferente en la modalidad on the job training. Dichas capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato.

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las actas de conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.

La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;

• Nombre y apellido del funcionario a ser capacitado.
• Número de cédula de identidad.
• Dependencia a la que pertenece el funcionario.
• Fecha y hora de la capacitación.
• Lugar donde se desarrolló la capacitación.
• Firma de los funcionarios capacitados.

Personal afectado	Cantidad de funcionarios	Contenido	Carga Horaria
Gestión digital	A definir por la institución	Digitalización o escaneo. Carga de datos asociados e indexación. Validación y control de Calidad. Nuevo proceso de la Unidad Operativa de Contrataciones Otros que la institución podría creer necesarios para el uso de la gestión digital.	5 (cinco)
Gestión documental	A definir por la institución	Control de documentos. Preparación y Pre escaneo. Ordenamiento de los documentos digitalizados. Otros que la institución podría creer necesarios para el uso de la gestión documental.	10 (diez)
Personal técnico	A definir por la institución	Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada.	5 (cinco)

 

PROCEDIMIENTOS Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN

• Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo: instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso.
• Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.
• Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario de todos los tipos de documentos.
• El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción.

REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS

• Formato: PDF.
• Sistema de compresión de archivos: Sí.
• Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).
• Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.
• Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
• Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.

Todo el equipamiento, servidores, puestos de trabajo, escáneres, y software a proveer, debe estar contemplado en la Resolución MIC1.438/2015, en atención al compromiso de resultados esperado por la contratante.

 

2  PROVISIÓN DE ESCÁNER

SCANNER DE ALTA PRODUCCIÓN

Características Solicitadas
Cantidad	3 (tres)
Funcionalidad	Escaneo (no se aceptarán multifuncionales).
Panel	Mínimamente debe poseer un panel de control
Elemento de escaneo	Sensor de imagen por contacto de color (CIS) (frontal y trasero).
Fuente de Luz	LED RGB (Rojo/Verde/Azul).
Panel	Pantalla táctil en color o superior.
Tipo de alimentación	Automático de documentos (ADF) / Alimentación manual, Escáner de escritorio dúplex.
Capacidad de Alimentador	50 hojas o superior
Tipo de bandeja	Motorizada o superior.
Tamaños admitidos para escaneo	A4, A5, A6, B5, B6, tarjeta de presentación, postal, carta, legal.
Velocidades de escaneo a color (tamaño carta a 200 ppp)	40 páginas por minuto (300 ppp) o superior.
Volumen diario	4000 escaneos diarios (recomendado) o superior.
Formatos de Archivos de Salida	Mínimamente PDF y JPG
Resolución óptica	600 dpi o superior.
Interfaz	USB 3.2 Gen 1/USB 2.0/USB 1.1 (conector tipo B)
Funcionalidades Básicas requeridas	Detección de tamaño, detección de color, recorte, corrección de inclinación, orientación automática, detección/eliminación de página en blanco. Suavizado de imagen, énfasis de imagen, difusión de errores, corrección de bordes, compresión JPEG, reducción de rayas verticales, Detección de solapamiento (sensor ultrasónico), detección de longitud.
Garantía	1 año contra defectos de fábrica

 

3 GESTOR DOCUMENTAL

SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL CERTIFICADO

Componente Mínimos	Descripción del Requerimiento Mínimo Exigido
Objetivo General	Adquisición e implementación de un Sistema de Gestión Documental Certificado
Requerimientos Técnicos Mínimos	Sistema de Gestión Electrónica de Documentos Certificado: Licencias ilimitadas para usuarios de la institución; se deberá instalar en un servidor GNU/Linux, la Base de Datos deberá ser PostgreSQL; accesible vía Web: visor de documentos integrado; Búsqueda de palabras (OCR).
	Convertir documentos a formato PDF. Incluir metadatos. Compresión de documentos, agregando la firma digital. Corroborar el documento de manera íntegra, asegurando el proceso de digitalización certificada. Escaneo fidedigno de los documentos con validez certificada. Estado de Control de calidad de los documentos. Capaz de crear roles, permisos y usuarios con funcionalidades determinadas establecidas. Informe por hora de cantidad de documentos digitalizados por email. Almacenamiento de los documentos en diferentes carpetas (documentos firmados y documentos sin firmar). Clasificación de series documentales por área. Generar un número de expediente único, por el cual permitirá la búsqueda del documento y un manejo óptimo al operador de control de calidad. Estado de Inventario documentos. El sistema de consultas web deberá admitir o soportar consultas de documentos a mayor nivel, de distintos tipos de usuarios en simultáneo. Visualizador de imágenes web Módulo de consulta de productividad. Módulo de consulta de documentos. Módulo de transferencias Módulo de inventario Módulo de préstamo

 

RESUMEN DE ENTREGABLES:

 

Descripción	Cantidad
Plan de Proyecto	1 documento
Servicio de digitalización	1.000.000 páginas
Software de Gestión Documental Certificado	1 unidad
Scanner documental	3 unidades
Elaboración de Manuales y Procedimientos	1 documento
Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica	1 documento
Capacitación	20 horas
Desarrollo para ajustes específicos del sistema	20 horas

 

 

LOTE 2

CUSTODIA DE DOCUMENTOS

 

1 GUARDA DE DOCUMENTOS

El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:

·         la recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.

·         almacenamiento para reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.

Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.

El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 24 (veinticuatro) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la Institución.

El servicio deberá contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad de 1.000 (mil) cajas conteniendo documentación descripta seguidamente

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:

·      Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.

·      Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.

·      Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.

·      Acondicionamiento de la documentación: el oferente deberá contemplar el acondicionamiento de documentos en las cajas en las cuales se halla ubicada el legajo individual de cada funcionario de la ESSAP S.A. Todas las cajas deberán contar con unas etiquetas identificatorias, a fin de minimizar los tiempos y facilitar la búsqueda.

·      Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.

·      Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización en ESSAP, salvo que la convocante permita el procesamiento y digitalización en las oficinas de esta.

·      Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.

·      Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.

·      Traslado y entrega de expediente en puerta.

·      Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.

·      Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs.

·      Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.

·      Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.

Seguridad de la documentación en guarda:

El oferente deberá contar con un archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos, y deberá estar habilitado por la Municipalidad de Asunción a tal efecto.

Sistema de Trabajo:

En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.

En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.

 Equipo de Trabajo:

El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con profesionales especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados.

Tiempo de ejecución de los servicios: hasta el 31 de diciembre del 2023.

 

Lotes	Descripción del bien, obra o servicio	Unidad de Medida	Cantidad
LOTE 1 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER
1	Servicio de digitalización de documentos	Unidad	1000000
2	Provisión de escáner	Unidad	3
3	Gestor Documental	Unidad	1
LOTE 2 SERVICIO DE CLASIFICACIÓN, ARCHIVO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS
1	Guarda de Documentos	Global	1

LOTE 1

SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER

SERVICIOS REQUERIDOS

• Digitalización de 1.000.000 de páginas de documentos institucionales, compuestas por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones de la ESSAP S.A., o en el lugar acordado con La Contratada.
• Provisión de licencias de software de un Gestor Documental certificado para 1.000.000 de imágenes, como mínimo
• Ordenamiento de los archivos físicos en lugares definidos por la institución.
• Consulta de forma rápida todas las documentaciones.
• Infraestructura para brindar la sostenibilidad de la solución informática.
• Se exigirá la entrega de programas fuentes de la solución de Digitalización Certificada de Documentos para uso exclusivo por parte de la Essap S.A.
• Digitalización de documentos certificada e incorporación al SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL CERTIFICADO en pos de la sostenibilidad de la gestión electrónica de documentos de la Institución en el tiempo.

1 Servicio de digitalización de documentos

Requerimientos para realizar el servicio de Digitalización Certificada

1. INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

El producto final entregado a la institución debe ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por la Resolución Nº 1438 de fecha 03/12/2015 del Ministerio de Industria y Comercio , en cumplimiento a la Ley Nº 4017/10 De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico, modificada por la Ley Nº 4610/12 Que amplía y modifica parcialmente la Ley Nº 4017/10, De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico.

El oferente debe dar cumplimiento a la Certificación emanada de la Resolución MIC N° 1438/2015 debiendo el oferente prever e instalar toda infraestructura tecnológica adicional que incluye en su propuesta de Solución para la implementación del Servicio de Digitalización requerido. Dicha infraestructura no será transferida a la Convocante.

Así mismo, el oferente deberá proveer 3 (tres) escáneres cuyas especificaciones técnicas se encuentran descritas en el PBC. Los mismos pasaran a integrar el Activo de la Convocante 

Los escáneres pasarán a formar parte del patrimonio de la convocante una vez finalizada la ejecución del contrato, de modo que el personal de la institución prosiga con los trabajos de actualización del sistema, conforme a la formación e instrucciones recibidas durante el tiempo de vigencia del contrato.

El proveedor deberá proporcionar la capacitación a los funcionarios designados por la Contratante, con el objetivo de dejar capacidad instalada institucional, que garantice la continuidad operativa de la solución, una vez finalizado el contrato.

Scanner para documentación de hojas sueltas

• Tipo de Captura: Sensores Ópticos por Contacto CCD o CIS o CMOS.

• Área de escaneo: 11 x 17 pulgadas o superior.

• Resolución: 600 dpi o superior.

• Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior.

• Velocidad de Escaneo: 100 páginas por minuto (una cara).

• Software especializado para captura de imágenes.

• Cantidad Mínima de Equipos: tres (3).

El oferente deberá utilizar el escáner detallado anteriormente durante la implementación y prestación del servicio de digitalización certificado, no transferibles a la institución.

2. Sistema de procesamiento digital

El sistema de Gestión Documental deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente Procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley Nº 4.017/2010, Ley Nº 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución Nº 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC).

Se exigirá la entrega de 1.000.000 de páginas/imágenes de la solución de Digitalización Certificada de Documentos.

3. ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS

El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución

• Plan de trabajo: Deberá incluir un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento dentro del plazo del servicio, de los productos esperados, aportando necesariamente mejoras, conforme a la experiencia y calificación empresarial, requeridas como básicas
• Documentos digitalizados: Consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
  • Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
  • Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras.
  • Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
  • Reconocimiento de datos: Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR.
  • Indexación o Carga de Datos: asociados correspondientes a cada archivo digital.
    • Para el proceso de indexación o asociación de campos índices a cada archivo, se aclara que la institución requiere que los legajos de documentos se identifiquen por tipo de documento y a la vez que cada tipo de documento contenga su propio campo de búsqueda o campo índice.

 

PROCESO ACTUAL
Documentación física	Proceso Digital	Campos de búsqueda indexación
Documento principal: Rendición de cuenta (1 hoja)   Tipo de documentos: Factura (1 hoja) Pliego de Bases y Condiciones (42 hojas) Orden de pago (1 hoja) Resolución de pago (2 hojas) Contrato (3 hojas) Cantidad de hojas: 50 hojas	Rendición de cuenta Cantidad: 50 páginas en 1 (un) solo archivo multipágina Tipo de documentos: Factura (1 página) Pliego de Bases y Condiciones (42 páginas) Orden de pago (1 página) Resolución de pago (2 páginas) Contrato (3 páginas) Para la identificación, tener en cuenta que no se discrimina los tipos de documentos, todo se encuentra en 1 (un) solo archivo.	Documento Principal (Rendición de Cuenta) Número de OP. Año
RESULTADO ESPERADO PROCESO NUEVO
Documentación física	Proceso Digital		Campos de búsqueda indexación
Documento principal: Rendición de cuenta (1 hoja)   Tipo de documentos: Factura (1 hoja) Pliego de Bases y Condiciones (42 hojas) Orden de pago (1 hoja) Resolución de pago (2 hojas) Contrato (3 hojas)   Cantidad de hojas: 50 hojas	Rendición de cuenta Cantidad: 6 archivos con campos de búsquedas independientes Documento principal: Rendición de cuenta (1 hoja) Factura (1 página) Pliego de Bases y Condiciones (42 páginas) Orden de pago (1 página) Resolución de pago (2 páginas) Contrato (3 páginas) Otros documentos (Acta de Recepción, Nota de Remisión, Constancia de Retenciones, Recibo de Dinero, FORM 120 IVA, Constancia IPS, informes, etc). ACLARACIÓN Identificar y escanear los tipos de documentos de forma independiente, para permitir a los usuarios la accesibilidad rápida a los diferentes tipos de documentos.		Documento Principal (Rendición de Cuenta) Número de OP Año Factura Número de factura Fecha de factura Número de OP Año Pliego de Bases y Condiciones Tipo de licitación: Número de licitación Número de ID Año Orden de pago Número de Orden de pago Año Resolución de pago Número de Resolución Año de la resolución Emisor Número de OP Año Orden de pago Número de Contrato Proveedor RUC Número de OP Año ACLARACIÓN Todos los documentos con campos claves idénticos se deben vincular entre sí. Ejemplo, en caso de consultar una orden de pago, debe estar disponible los otros documentos con el mismo número de Rendición de cuenta, al mismo momento de la visualización.

• • Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
  • Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.

DESARROLLO SOLICITADO

Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios a generar en el sistema a proveer, y conforme al nivel de acceso que la ESSAP determine.

Asimismo, la solución deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas institucionales a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.

CAPACITACIÓN

Las capacitaciones serán realizadas por el personal técnico del oferente en la modalidad on the job training. Dichas capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato.

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las actas de conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.

La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;

• Nombre y apellido del funcionario a ser capacitado.
• Número de cédula de identidad.
• Dependencia a la que pertenece el funcionario.
• Fecha y hora de la capacitación.
• Lugar donde se desarrolló la capacitación.
• Firma de los funcionarios capacitados.

Personal afectado	Cantidad de funcionarios	Contenido	Carga Horaria
Gestión digital	A definir por la institución	Digitalización o escaneo. Carga de datos asociados e indexación. Validación y control de Calidad. Nuevo proceso de la Unidad Operativa de Contrataciones Otros que la institución podría creer necesarios para el uso de la gestión digital.	5 (cinco)
Gestión documental	A definir por la institución	Control de documentos. Preparación y Pre escaneo. Ordenamiento de los documentos digitalizados. Otros que la institución podría creer necesarios para el uso de la gestión documental.	10 (diez)
Personal técnico	A definir por la institución	Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada.	5 (cinco)

 

PROCEDIMIENTOS Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN

• Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo: instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso.
• Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.
• Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario de todos los tipos de documentos.
• El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción.

REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS

• Formato: PDF.
• Sistema de compresión de archivos: Sí.
• Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).
• Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.
• Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
• Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.

El producto final entregado a la institución, debe ajustarse a la Resolución MIC1.438/2015, en atención al compromiso de resultados esperado por la contratante.

2  PROVISIÓN DE ESCÁNER

ESCANER DE ALTA PRODUCCIÓN

Características Solicitadas
Cantidad	3 (tres)
Funcionalidad	Escaneo (no se aceptaran multifuncionales)
Panel	Mínimamente debe poseer un panel de control
Elemento de escaneo	Sensor de imagen por contacto de color (CIS)
Fuente	LED RGB (Rojo/Verde/Azul).
Panel	Pantalla táctil en color o superior
Tipo de alimentación	Automático de documentos (ADF) / Alimentación manual, Escáner de escritorio dúplex.
Capacidad de Alimentador	50 hojas o superior
Tipo de bandeja	Motorizada o superior
Tamaños admitidos para escaneo	A4, A5, A6, B5, B6, tarjeta de presentación, postal, carta, legal.
Velocidades de escaneo a color (tamaño carta a 200 ppp)	40 páginas por minuto o superior
Volumen diario	4000 escaneos diarios (recomendado) o superior
Formatos de Archivos de Salida	Mínimamente PDF y JPG
Resolución óptica	600 dpi o superior
Interfaz	USB 3.0 o superior.
Funcionalidades Básicas requeridas	Detección de tamaño, detección de color, corrección de inclinación, orientación automática, detección/eliminación de página en blanco. Suavizado de imagen, énfasis de imagen, difusión de errores, corrección de bordes, compresión JPEG, Detección de solapamiento (sensor ultrasónico), detección de longitud.
Garantía	1 año contra defectos de fábrica.

3 GESTOR DOCUMENTAL

SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL CERTIFICADO

Componente Mínimos	Descripción del Requerimiento Mínimo Exigido
Objetivo General	Adquisición e implementación de un Sistema de Gestión Documental Certificado
Requerimientos Técnicos Mínimos	Sistema de Gestión Electrónica de Documentos Certificado: Licencias ilimitadas para usuarios de la institución; se deberá instalar en un servidor GNU/Linux, la Base de Datos deberá ser PostgreSQL; accesible vía Web: visor de documentos integrado; Búsqueda de palabras (OCR).
	Convertir documentos a formato PDF. Incluir metadatos. Compresión de documentos, agregando la firma digital. Corroborar el documento de manera íntegra, asegurando el proceso de digitalización certificada. Escaneo fidedigno de los documentos con validez certificada. Estado de Control de calidad de los documentos. Capaz de crear roles, permisos y usuarios con funcionalidades determinadas establecidas. Informe por hora de cantidad de documentos digitalizados por email. Almacenamiento de los documentos en diferentes carpetas (documentos firmados y documentos sin firmar). Clasificación de series documentales por área. Generar un número de expediente único, por el cual permitirá la búsqueda del documento y un manejo óptimo al operador de control de calidad. Estado de Inventario documentos. El sistema de consultas web deberá admitir o soportar consultas de documentos a mayor nivel, de distintos tipos de usuarios en simultáneo. Visualizador de imágenes web Módulo de consulta de productividad. Módulo de consulta de documentos. Módulo de transferencias Módulo de inventario Módulo de préstamo

 

RESUMEN DE ENTREGABLES:

 

Descripción	Cantidad
Plan de Proyecto	1 documento
Servicio de digitalización	1.000.000 páginas
Software de Gestión Documental Certificado	1 unidad
Scanner documental	3 unidades
Elaboración de Manuales y Procedimientos	1 documento
Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica	1 documento
Capacitación	20 horas
Desarrollo para ajustes específicos del sistema	20 horas

 

 

LOTE 2

CUSTODIA DE DOCUMENTOS

 

1 GUARDA DE DOCUMENTOS

El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:

·         la recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.

·         almacenamiento para reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.

Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.

El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 24 (veinticuatro) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la Institución.

El servicio deberá contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad de 1.000 (mil) cajas conteniendo documentación descripta seguidamente

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:

·      Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.

·      Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.

·      Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.

·      Acondicionamiento de la documentación: el oferente deberá contemplar el acondicionamiento de documentos en las cajas en las cuales se halla ubicada el legajo individual de cada funcionario de la ESSAP S.A. Todas las cajas deberán contar con unas etiquetas identificatorias, a fin de minimizar los tiempos y facilitar la búsqueda.

·      Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.

·      Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización en ESSAP, salvo que la convocante permita el procesamiento y digitalización en las oficinas de esta.

·      Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.

·      Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.

·      Traslado y entrega de expediente en puerta.

·      Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.

·      Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs.

·      Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.

·      Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.

Seguridad de la documentación en guarda:

El oferente deberá contar con un archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos, y deberá estar habilitado por la Municipalidad de Asunción a tal efecto.

Sistema de Trabajo:

En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.

En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.

 Equipo de Trabajo:

El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con profesionales especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados.

Tiempo de ejecución de los servicios: hasta el 31 de diciembre del 2023.

 

Lotes	Descripción del bien, obra o servicio	Unidad de Medida	Cantidad
LOTE 1 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER
1	Servicio de digitalización de documentos	Unidad	1000000
2	Provisión de escáner	Unidad	3
3	Gestor Documental	Unidad	1
LOTE 2 SERVICIO DE CLASIFICACIÓN, ARCHIVO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS
1	Guarda de Documentos	Global	1

LOTE 1

SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER

SERVICIOS REQUERIDOS

• Digitalización de 1.000.000 de páginas de documentos institucionales, compuestas por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones de la ESSAP S.A., o en el lugar acordado con La Contratada.
• Provisión de licencias de software de un Gestor Documental certificado para 1.000.000 de imágenes, como mínimo
• Ordenamiento de los archivos físicos en lugares definidos por la institución o expurgue en el caso corresponda.
• Consulta de forma rápida todas las documentaciones.
• Infraestructura para brindar la sostenibilidad de la solución informática.
• Se exigirá la entrega de programas fuentes de la solución de Digitalización Certificada de Documentos para uso exclusivo por parte de la Essap S.A.
• Digitalización de documentos certificada e incorporación al SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL CERTIFICADO en pos de la sostenibilidad de la gestión electrónica de documentos de la Institución en el tiempo.

1 Servicio de digitalización de documentos

Requerimientos para realizar el servicio de Digitalización Certificada

1. INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

El hardware y software requeridos deberánproducto final entregado a la institución debe ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de DocumentosGuía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por la Resolución Nº 1438 de fecha 03/12/2015 del Ministerio de Industria y ComercioResolución Nº 1438 de fecha 03/12/2015 del Ministerio de Industria y Comercio , en cumplimiento a la Ley Nº 4017/10 De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico, modificada por la Ley Nº 4610/12 Que amplía y modifica parcialmente la Ley Nº 4017/10, De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónicodigital, los mensajes de datos y el expediente electrónico, modificada por la Ley Nº 4610/12 Que amplía y modifica parcialmente la Ley Nº 4017/10, De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico.

El hardware y software requerido, será aquel que deoferente debe dar cumplimiento a la Certificación emanada de la Resolución MIC N° 1438/2015 debiendo el oferente prever e instalar toda infraestructura tecnológica adicional que incluye en su propuesta de Solución para la implementación del Servicio de Digitalización requerido. Dicha infraestructura no será transferida a la Convocante.

Así mismo, el oferente deberá proveer 3 (tres) escáneres cuyas especificaciones técnicas se encuentran descritas en el PBC. Los mismos pasaran a integrar el Activo de la Convocante

Los escáneres pasarán a formar parte del patrimonio de la convocante una vez finalizada la ejecución del contrato, de modo que el personal de la institución prosiga con los trabajos de actualización del sistema, conforme a la formación e instrucciones recibidas durante el tiempo de vigencia del contrato.

El proveedor deberá proporcionar la capacitación a los funcionarios designados por la Contratante, con el objetivo de dejar capacidad instalada institucional, que garantice la continuidad operativa de la solución, una vez finalizado el contrato.

Scanner para documentación de hojas sueltas

• Tipo de Captura: Sensores Ópticos por Contacto CCD o CIS o CMOS.

• Área de escaneo: 11 x 17 pulgadas o superior.

• Resolución: 600 dpi o superior.

• Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior.

• Velocidad de Escaneo: 100 páginas por minuto (una cara).

• Software especializado para captura de imágenes.

• Cantidad Mínima de Equipos: tres (3).

El oferente deberá utilizar el escáner detallado anteriormente durante la implementación y prestación del servicio de digitalización certificado, no transferibles a la institución.

2. Sistema de procesamiento digital

El sistema de Gestión Documental deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente Procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley Nº 4.017/2010, Ley Nº 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución Nº 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC).

Se exigirá la Entregaentrega de 1.000.000 de licenciaspáginas/imágenes de la solución de Digitalización Certificada de Documentos.

3. ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS

El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución

• Plan de trabajo: Deberá incluir un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento dentro del plazo del servicio, de los productos esperados, aportando necesariamente mejoras, conforme a la experiencia y calificación empresarial, requeridas como básicas
• Documentos digitalizados: Consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
  • Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
  • Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras.
  • Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
  • Reconocimiento de datos: Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR.
  • Indexación o Carga de Datos: asociados correspondientes a cada archivo digital.
    • Para el proceso de indexación o asociación de campos índices a cada archivo, se aclara que la institución requiere que los legajos de documentos se identifiquen por tipo de documento y a la vez que cada tipo de documento contenga su propio campo de búsqueda o campo índice.

PROCESO ACTUAL
Documentación física	Proceso Digital	Campos de búsqueda indexación
Documento principal: Rendición de cuenta (1 hoja) Tipo de documentos: Factura (1 hoja) Pliego de Bases y Condiciones (42 hojas) Orden de pago (1 hoja) Resolución de pago (2 hojas) Contrato (3 hojas) Cantidad de hojas: 50 hojas	Rendición de cuenta Cantidad: 50 páginas en 1 (un) solo archivo multipágina Tipo de documentos: Factura (1 página) Pliego de Bases y Condiciones (42 páginas) Orden de pago (1 página) Resolución de pago (2 páginas) Contrato (3 páginas) Para la identificación, tener en cuenta que no se discrimina los tipos de documentos, todo se encuentra en 1 (un) solo archivo.	Documento Principal (Rendición de Cuenta) Número de OP. Año
RESULTADO ESPERADO PROCESO NUEVO
Documentación física	Proceso Digital		Campos de búsqueda indexación
Documento principal: Rendición de cuenta (1 hoja) Tipo de documentos: Factura (1 hoja) Pliego de Bases y Condiciones (42 hojas) Orden de pago (1 hoja) Resolución de pago (2 hojas) Contrato (3 hojas) Cantidad de hojas: 50 hojas	Rendición de cuenta Cantidad: 6 archivos con campos de búsquedas independientes Documento principal: Rendición de cuenta (1 hoja) Factura (1 página) Pliego de Bases y Condiciones (42 páginas) Orden de pago (1 página) Resolución de pago (2 páginas) Contrato (3 páginas) Otros documentos (Acta de Recepción, Nota de Remisión, Constancia de Retenciones, Recibo de Dinero, FORM 120 IVA, Constancia IPS, informes, etc). ACLARACIÓN Identificar y escanear los tipos de documentos de forma independiente, para permitir a los usuarios la accesibilidad rápida a los diferentes tipos de documentos.		Documento Principal (Rendición de Cuenta) Número de OP Año Factura Número de factura Fecha de factura Número de OP Año Pliego de Bases y Condiciones Tipo de licitación: Número de licitación Número de ID Año Orden de pago Número de Orden de pago Año Resolución de pago Número de Resolución Año de la resolución Emisor Número de OP Año Orden de pago Número de Contrato Proveedor RUC Número de OP Año ACLARACIÓN Todos los documentos con campos claves idénticos se deben vincular entre sí. Ejemplo, en caso de consultar una orden de pago, debe estar disponible los otros documentos con el mismo número de Rendición de cuenta, al mismo momento de la visualización.

• • Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
  • Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.

DESARROLLO SOLICITADO

Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios a generar en el sistema a proveer, y conforme al nivel de acceso que la ESSAP determine.

Asimismo, la solución deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas institucionales a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.

CAPACITACIÓN

Las capacitaciones serán realizadas por el personal técnico del oferente en la modalidad on the job training. Dichas capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato.

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las actas de conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.

La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;

• Nombre y apellido del funcionario a ser capacitado.
• Número de cédula de identidad.
• Dependencia a la que pertenece el funcionario.
• Fecha y hora de la capacitación.
• Lugar donde se desarrolló la capacitación.
• Firma de los funcionarios capacitados.

Personal afectado	Cantidad de funcionarios	Contenido	Carga Horaria
Gestión digital	A definir por la institución	Digitalización o escaneo. Carga de datos asociados e indexación. Validación y control de Calidad. Nuevo proceso de la Unidad Operativa de Contrataciones Otros que la institución podría creer necesarios para el uso de la gestión digital.	5 (cinco)
Gestión documental	A definir por la institución	Control de documentos. Preparación y Pre escaneo. Ordenamiento de los documentos digitalizados. Otros que la institución podría creer necesarios para el uso de la gestión documental.	10 (diez)
Personal técnico	A definir por la institución	Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada.	5 (cinco)

PROCEDIMIENTOS Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN

• Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo: instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso.
• Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.
• Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario de todos los tipos de documentos.
• El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción.

REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS

• Formato: PDF.
• Sistema de compresión de archivos: Sí.
• Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).
• Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.
• Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
• Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.

Todo el equipamiento, servidores, puestos de trabajo, escáneres, y softwareEl producto final entregado a proveerla institución, debe estar contemplado enajustarse a la Resolución MIC1.438/2015, en atención al compromiso de resultados esperado por la contratante.

2 PROVISIÓN DE ESCÁNER

SCANNERESCANER DE ALTA PRODUCCIÓN

Características Solicitadas
Cantidad	3 (tres)
Cantidad	3 (tres)
Funcionalidad Funcionalidad	Escaneo (no se aceptaránaceptaran multifuncionales).
Panel Panel	Mínimamente debe poseer un panel de control
Elemento de escaneo Elemento de escaneo	Sensor de imagen por contacto de color (CIS) (frontal y trasero).
Fuente de Luz Fuente	LED RGB (Rojo/Verde/Azul).
Panel Panel	Pantalla táctil en color o superior.
Tipo de alimentación Tipo de alimentación	Automático de documentos (ADF) / Alimentación manual, Escáner de escritorio dúplex.
Capacidad de Alimentador Capacidad de Alimentador	50 hojas o superior
Tipo de bandeja Tipo de bandeja	Motorizada o superior.
Tamaños admitidos para escaneo Tamaños admitidos para escaneo	A4, A5, A6, B5, B6, tarjeta de presentación, postal, carta, legal.
Velocidades de escaneo a color (tamaño carta a 200 ppp) Velocidades de escaneo a color (tamaño carta a 200 ppp)	40 páginas por minuto (300 ppp) o superior.
Volumen diario Volumen diario	4000 escaneos diarios (recomendado) o superior.
Formatos de Archivos de Salida Formatos de Archivos de Salida	Mínimamente PDF y JPG
Resolución óptica Resolución óptica	600 dpi o superior.
Interfaz	USB 3.2 Gen 1/USB 2.0/USB 1.1 (conector tipo B)
Interfaz	USB 3.0 o superior.
Funcionalidades Básicas requeridas Funcionalidades Básicas requeridas	Detección de tamaño, detección de color, recorte, corrección de inclinación, orientación automática, detección/eliminación de página en blanco. Suavizado de imagen, énfasis de imagen, difusión de errores, corrección de bordes, compresión JPEG, reducción de rayas verticales, Detección de solapamiento (sensor ultrasónico), detección de longitud.
Garantía Garantía	1 año contra defectos de fábrica .

3 GESTOR DOCUMENTAL

SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL CERTIFICADO

Componente Mínimos	Descripción del Requerimiento Mínimo Exigido
Objetivo General	Adquisición e implementación de un Sistema de Gestión Documental Certificado
Requerimientos Técnicos Mínimos	Sistema de Gestión Electrónica de Documentos Certificado: Licencias ilimitadas para usuarios de la institución; se deberá instalar en un servidor GNU/Linux, la Base de Datos deberá ser PostgreSQL; accesible vía Web: visor de documentos integrado; Búsqueda de palabras (OCR).
	Convertir documentos a formato PDF. Incluir metadatos. Compresión de documentos, agregando la firma digital. Corroborar el documento de manera íntegra, asegurando el proceso de digitalización certificada. Escaneo fidedigno de los documentos con validez certificada. Estado de Control de calidad de los documentos. Capaz de crear roles, permisos y usuarios con funcionalidades determinadas establecidas. Informe por hora de cantidad de documentos digitalizados por email. Almacenamiento de los documentos en diferentes carpetas (documentos firmados y documentos sin firmar). Clasificación de series documentales por área. Generar un número de expediente único, por el cual permitirá la búsqueda del documento y un manejo óptimo al operador de control de calidad. Estado de Inventario documentos. El sistema de consultas web deberá admitir o soportar consultas de documentos a mayor nivel, de distintos tipos de usuarios en simultáneo. Visualizador de imágenes web Módulo de consulta de productividad. Módulo de consulta de documentos. Módulo de transferencias Módulo de inventario Módulo de préstamo

RESUMEN DE ENTREGABLES:

Descripción	Cantidad
Plan de Proyecto	1 documento
Servicio de digitalización	1.000.000 páginas
Software de Gestión Documental Certificado	1 unidad
Scanner documental	3 unidades
Elaboración de Manuales y Procedimientos	1 documento
Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica	1 documento
Capacitación	20 horas
Desarrollo para ajustes específicos del sistema	20 horas

LOTE 2

CUSTODIA DE DOCUMENTOS

1 GUARDA DE DOCUMENTOS

El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:

· la recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.

· almacenamiento para reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.

Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.

El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 24 (veinticuatro) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la Institución.

El servicio deberá contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad de 1.000 (mil) cajas conteniendo documentación descripta seguidamente

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:

· Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.

· Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.

· Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.

· Acondicionamiento de la documentación: el oferente deberá contemplar el acondicionamiento de documentos en las cajas en las cuales se halla ubicada el legajo individual de cada funcionario de la ESSAP S.A. Todas las cajas deberán contar con unas etiquetas identificatorias, a fin de minimizar los tiempos y facilitar la búsqueda.

· Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.

· Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización en ESSAP, salvo que la convocante permita el procesamiento y digitalización en las oficinas de esta.

· Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.

· Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.

· Traslado y entrega de expediente en puerta.

· Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.

· Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs.

· Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.

· Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.

Seguridad de la documentación en guarda:

El oferente deberá contar con un archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos, y deberá estar habilitado por la Municipalidad de Asunción a tal efecto.

Sistema de Trabajo:

En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.

En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.

Equipo de Trabajo:

El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con profesionales especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados.

Tiempo de ejecución de los servicios: hasta el 31 de diciembre del 2023.

Lotes	Descripción del bien, obra o servicio	Cantidad	Unidad de Medida	Lugar de entrega de los      bienes/servicios	Fecha(s) final(es) de entrega   de los       bienes/servicios
LOTE 1 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER				Todos los   Servicios descritos se efectuarán en las instalaciones de la Essap S.A., sito   en José Berges N° 516 e/ Brasil y San José, Asunción.	Una vez recibida la Orden de Servicio por parte del proveedor: * Para la Instalación y Optimización  de la Infraestructura Tecnológica y puesta en funcionamiento a los 3 días * Para la Entrega Scanner y Plan de proyecto a los 15 días * Para la Entrega de Software Documental a los 60 días * Para la digitalización de 200.000 páginas a los 4 meses * Para la digitalización de 300.000 páginas a los 8 meses * Para la digitalización de 500.000 páginas a los 20 meses.
1	Servicio de digitalización de documentos	1000000	unidad
2	Provisión de escáner	3	unidad
3	Gestor Documental	1	unidad
LOTE 2 CUSTODIA DE DOCUMENTOS
1	Guarda de Documentos	1	Global

LOTE 1

Producto Entregable	Descripción	Plazo posterior a la firma de Contrato
Primero	Entrega de Software Certificado de Gestión Documental	A los 10 días
Segundo	Entrega Scanner y Plan de proyecto	A los 15 días
Tercero	100.000 páginas digitalizadas	A los 60 días
Cuarto	200.000 páginas digitalizadas	A los 6 meses
Quinto	500.000 páginas digitalizadas	A los 12 meses
Sexto	1.000.000 páginas digitalizadas	A los 24 meses

LOTE 2

Descripción	Plazo posterior a la firma de Contrato
Guarda/custodia.	Durante toda la vigencia del Contrato (24 meses)

Los servicios descritos en el Lote 1 se efectuarán en las instalaciones de la contratante (José Berges Nº 516 e/ Brasil y San José, Asunción). El Lote 2 será realizado en el local indicado por La Contratada.  En caso que ambos LOTES sean adjudicados al mismo al mismo oferente, se podrá optar por desarrollar todas las actividades en las oficinas de La Contratada.

• Una vez obtenido el CÓDIGO DE CONTRATACIONES de este llamado, la unidad de Compras dependiente de la Gerencia Administrativa elaborará las ÓRDENES DE COMPRA del bien a ser proveído, teniendo 3 (tres) días corridos a partir de su emisión para reiterarla.
•  Todos los bienes/servicios a ser proveídos, serán ingresados a la Institución, por medio de las facturas legales correspondientes a tenor de lo establecido en el Art. 80 de la Ley N° 125/91 y el Art. 5 inc. 2) del Decreto N° 6339/05.

 

Lotes	Descripción del  servicio	Cantidad	Unidad de Medida	Lugar de entrega de los servicios	Fecha(s) final(es) de entrega de los servicios
LOTE 1 - SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER				Todos los Servicios descritos se efectuarán en las instalaciones de la Essap S.A., sito en José Berges N° 516 e/ Brasil y San José, Asunción.	Una vez recibida la Orden de Servicio por parte del proveedor: *Para la Instalación y Optimización de la Infraestructura Tecnológica y puesta en funcionamiento a los 3 días. *Para la Entrega Scanner y Plan de proyecto a los 15 días  *Para la Entrega de Software Documental a los 60 días. *Para la digitalización de 200.000 páginas a los 90 días. *Para la digitalización de 300.000 páginas a los 180 días. *Para la digitalización de 500.000 páginas los 365 días.
1	Servicio de digitalización de documentos	1.000.000	unidad
2	Provisión de escáner	3	unidad
3	Gestor Documental	1	unidad
LOTE 2 CUSTODIA DE DOCUMENTOS				Local indicado por La Contratada	Durante toda la vigencia del Contrato (24 meses)
1	Guarda de Documentos	1	Global

Los servicios descritos en el Lote 1 se efectuarán en las instalaciones de la contratante (José Berges Nº 516 e/ Brasil y San José, Asunción). El Lote 2 será realizado en el local indicado por La Contratada. En caso que ambos LOTES sean adjudicados al mismo al mismo oferente, se podrá optar por desarrollar todas las actividades en las oficinas de La Contratada.

• Una vez obtenido el CÓDIGO DE CONTRATACIONES de este llamado, la unidad de Compras dependiente de la Gerencia Administrativa elaborará las ÓRDENES DE COMPRA del bien a ser proveído, teniendo 3 (tres) días corridos a partir de su emisión para reiterarla.
•  Todos los bienes/servicios a ser proveídos, serán ingresados a la Institución, por medio de las facturas legales correspondientes a tenor de lo establecido en el Art. 80 de la Ley N° 125/91 y el Art. 5 inc. 2) del Decreto N° 6339/05.

LotesLotes	Descripción del bien, obra o servicioDescripción del servicio	CantidadCantidad	Unidad de MedidaUnidad de Medida	Lugar de entrega de los bienes/serviciosLugar de entrega de los servicios	Fecha(s) final(es) de entregaFecha(s) final(es) de entrega de los servicios de los bienes/servicios
LOTE 1 LOTE 1 - SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER				Todos losTodos los Servicios descritos se efectuarán en las instalaciones de la Essap S.A., sito en José Berges N° 516 e/ Brasil y San José, Asunción. Servicios descritos se efectuarán en las instalaciones de la Essap S.A., sito en José Berges N° 516 e/ Brasil y San José, Asunción.	Una vez recibida la Orden de Servicio por parte del proveedor: * Para la Instalación y Optimización de la Infraestructura Tecnológica y puesta en funcionamiento a los 3 días * Para la Entrega Scanner y Plan de proyecto a los 15 días * Para la Entrega de Software Documental a los 60 días * Para la digitalización de 200.000 páginas a los 4 meses * Para la digitalización de 300.000 páginas a los 8 meses * Para la digitalización de 500.000 páginas a los 20 meses.Una vez recibida la Orden de Servicio por parte del proveedor: *Para la Instalación y Optimización de la Infraestructura Tecnológica y puesta en funcionamiento a los 3 días. *Para la Entrega Scanner y Plan de proyecto a los 15 días *Para la Entrega de Software Documental a los 60 días. *Para la digitalización de 200.000 páginas a los 90 días. *Para la digitalización de 300.000 páginas a los 180 días. *Para la digitalización de 500.000 páginas los 365 días.
11	Servicio de digitalización de documentosServicio de digitalización de documentos	10000001.000.000	unidadunidad
22	Provisión de escánerProvisión de escáner	33	unidad unidad
33	Gestor DocumentalGestor Documental	11	unidad unidad
LOTE 2 LOTE 2 CUSTODIA DE DOCUMENTOS CUSTODIA DE DOCUMENTOS						Local indicado por La Contratada	Durante toda la vigencia del Contrato (24 meses)
11	Guarda de DocumentosGuarda de Documentos	11	GlobalGlobal

LOTE 1Los servicios descritos en el Lote 1 se efectuarán en las instalaciones de la contratante (José Berges Nº 516 e/ Brasil y San José, Asunción). El Lote 2 será realizado en el local indicado por La Contratada. En caso que ambos LOTES sean adjudicados al mismo al mismo oferente, se podrá optar por desarrollar todas las actividades en las oficinas de La Contratada.

Producto Entregable	Descripción	Plazo posterior a la firma de Contrato
Primero	Entrega de Software Certificado de Gestión Documental	A los 10 días
Segundo	Entrega Scanner y Plan de proyecto	A los 15 días
Tercero	100.000 páginas digitalizadas	A los 60 días
Cuarto	200.000 páginas digitalizadas	A los 6 meses
Quinto	500.000 páginas digitalizadas	A los 12 meses
Sexto	1.000.000 páginas digitalizadas	A los 24 meses

LOTE 2

Descripción	Plazo posterior a la firma de Contrato
Guarda/custodia.	Durante toda la vigencia del Contrato (24 meses)

Los servicios descritos en el Lote 1 se efectuarán en las instalaciones de la contratante (José Berges Nº 516 e/ Brasil y San José, Asunción). El Lote 2 será realizado en el local indicado por La Contratada. En caso que ambos LOTES sean adjudicados al mismo al mismo oferente, se podrá optar por desarrollar todas las actividades en las oficinas de La Contratada.

• Una vez obtenido el CÓDIGO DE CONTRATACIONES de este llamado, la unidad de Compras dependiente de la Gerencia Administrativa elaborará las ÓRDENES DE COMPRA del bien a ser proveído, teniendo 3 (tres) días corridos a partir de su emisión para reiterarla.
• Todos los bienes/servicios a ser proveídos, serán ingresados a la Institución, por medio de las facturas legales correspondientes a tenor de lo establecido en el Art. 80 de la Ley N° 125/91 y el Art. 5 inc. 2) del Decreto N° 6339/05.

Frecuencia: conforme a lo mencionado en el plan de entrega correspondiente para cada lote.

Planificación de indicadores de cumplimiento:

INDICADOR	TIPO	FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA
Nota de remisión/Acta de recepción	Servicios	Julio 2022

Frecuencia: conforme a lo mencionado en el plan de entrega correspondiente para cada lote.

Planificación de indicadores de cumplimiento:

INDICADOR	TIPO	FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA
Nota de remisión/Acta de recepción	Servicios	CONFORME A CADA ORDEN DE SERVICIO EMITIDA

Frecuencia: conforme a lo mencionado en el plan de entrega correspondiente para cada lote.

Planificación de indicadores de cumplimiento:

INDICADOR	TIPO	FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA
Nota de remisión/Acta de recepción	Servicios	Julio 2022CONFORME A CADA ORDEN DE SERVICIO EMITIDA