Diferencias entre la versión 1 y 2 del Pliego de la Licitación 432332 - LCO MITIC Nº 03/2023 Servicio de Archivo y Custodia de Documentos. PLURIANUAL

LISTA DE SERVICIOS

1. Retiro y traslado de documentos: el oferente deberá contemplar en esta etapa personal para estiba y desestiba, etiquetado provisorio de las cajas por numeración correlativa, control de las cajas tanto en el punto de retiro como en el de destino y acondicionamiento de las mismas en los estantes del depósito.

El procedimiento para retiro de los documentos desde la oficina de la Convocante será con inventario de los documentos realizados por el oferente, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.

El proveedor deberá contar con estrictas medidas de seguridad, cuidando la reserva de la información y contemplando el tratamiento confidencial en todos sus distintos formatos.

2. Reorganización de la documentación: el oferente deberá contemplar la tarea de identificación de documentos, separación por tipo y serie documental definidos previamente con la Contratante, generación de códigos, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos al sistema informático de administración de documentos.
3. Cajas vacías: contenedores especialmente diseñados para la guarda de documentación de una sola pieza, de cartón corrugado, con medidas de 40x30x25 cm o superior, con una capacidad para 2200 hojas o superior de tamaño oficio, con precinto de seguridad y una capacidad de 13 kg o superior. Fabricados bajos normas de seguridad exigidos para el fin
4. Guarda, custodio y administración de archivo: La contratante considerara las ofertas que minimicen el riesgo de la documentación a ser custodiada por el oferente adjudicado. En tal sentido se considerará el cumplimiento de los siguientes requisitos de seguridad:

REQUISITOS DE SEGURIDAD

• • • Depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos
    • Detectores de Humo y movimiento en cada depósito.
    • Presentar Póliza de Incendios completa Propiedad Contenido de Archivos
    • SISTEMAS de alarmas contra intrusos, con sensores de movimiento, impacto, humo o gases; con conexión monitoreada las 24Hs. y adhesión al sistema de monitoreo de 24/7 de empresas de seguridad reconocida del mercado.
    • Generadores alternativos de electricidad
    • Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida
    • GUARDIA con personal de seguridad capacitado y acreditado para hacer frente a siniestros en general, con garita de seguridad en el interior del complejo de manera permanente durante las 24Hs para dar respuesta automática ante informes de alarma las 24hs al sistema 911 de la Policía Nacional o Bomberos.
    • El oferente deberá contar con una flota de vehículos en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, rastreo satelital, para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Mínimo (3) tres unidades.
    • Póliza de riesgo operativo contratada con empresa de seguro.
    • Acceso al sistema informático y/o base de datos por niveles de autorización de usuarios. Presentando manual de procedimientos del mismo.
    • Depósitos acondicionados con estanterías metálicas de alta resistencia según las especificaciones técnicas.
    • Sistemas de Acceso Seguro y exclusivo al personal autorizado. PROTOCOLOS DE SEGURIDAD, con respecto a los procedimientos de resguardo, seguridad y confidencialidad de documentos físicos archivados y en tránsito, así como el control de ingreso de personas y personal no autorizado, carnets de visitantes.
    • Limpieza.
    • Iluminación adecuada.
  • UNA VEZ ADJUDICADO EL PROVEEDOR DEBERÁ PRESENTAR:
  • • Procesos operativos controlados por sistema de calidad reconocido y monitoreados por empresa auditora internacional. Deberá presentar copia autenticada de documentación que lo respalde.
    • Controles contra plagas, fumigación periódica (componentes químicos no dañinos para los documentos). A ese efecto se deberá presentar un calendario de las tareas de fumigación, contrato con la empresa prestadora y certificado de última fumigación realizada.
    • Plan de emergencia contra siniestros que deberá ser presentado por escrito.

La convocante verificará in situ las instalaciones de los oferentes como parte del proceso de calificación. El incumplimiento de las condiciones establecidas en los ítems correspondientes será causal de descalificación de la oferta.

Volumen aproximado 2.000 a 4.500 cajas

5. Informatización / indexación: el oferente deberá contar con un programa informático acorde a las normas archivísticas que facilite la ubicación de la documentación requerida, que permita contar con un registro histórico de la documentación ingresada, en movimiento o retirada por la Contratante. Adicionalmente, el oferente deberá emitir informes periódicos del historial concerniente a ingresos, retiros, movimientos, consultas y documentación pendiente de devolución por fecha, departamento y nombre de solicitante.
6. Digitalización de documentos: El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, la indexación a un inventario, el almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:

Digitalización de 500.000 a 1.000.000 hojas. El servicio deberá ser realizado en dependencias del Proveedor acondicionadas para el efecto. El oferente deberá contar con personal idóneo (mínimo 10 personas) con la experiencia suficiente en el servicio ofertado, también debe tener escáner conforme especificación detalladas más abajo, para el desarrollo de las actividades (preparación de documentos para el escaneo, carga de datos los campos asignados, ordenamiento de los mismos en arquipeles para la disposición final de los mismos, informes de avances.

Escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.Reconocimiento de datos: reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.

Indexación o Carga de Datos: datos asociados correspondientes a cada archivo digital por medio del Sistema de Gestión Documental.

Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conforme a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, etc.

7. Consulta física/delivery de documentos: Servicio de delivery de documento, la Convocante solicitara este servicio, por correo electrónico (e-mail autorizado), y sólo por el funcionario de la Convocante de cada dependencia autorizada para el efecto. En caso de que la Convocante requiera los documentos físicos, el oferente deberá remitirlos mediante el servicio de delivery en un plazo no mayor a 24 horas, desde la recepción del pedido, conforme a las condiciones establecidas. Los documentos deben salir en forma ordenada, inventariada y dispuesta en cajas de almacenamiento de documentos conforme a los estándares exigidos para el manejo documental. El traslado de las cajas debe ocurrir en móviles preparados para el traslado de documentos, perfectamente identificado con el logo del proveedor, incluyendo personal para estiba, El oferente deberá contar con móvil en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, etc.), para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Planilla con mínimo de los siguientes datos: Nº CHAPA, Nº CÉDULA, Nº CHASIS, MARCA y MODELO, etc., y adjuntar FOTOGRAFÍA pertinente, COPIA AUTENTICADA de CÉDULA VERDE y la documentación referente a la seguridad de estos como la PÓLIZA contra todo riesgo.
8. Usuario software de gestión documental y almacenaje digital: A los efectos de un adecuado control por parte de la CONVOCANTE, a través de su departamento de archivos, se solicita que: El oferente instale un SISTEMA de GESTION en plataforma WEB que permita el seguimiento de la TRAZABILIDAD de toda la Documentación que la CONVOCANTE tenga en GUARDA y CUSTODIA en sus instalaciones. Además que mediante dicha aplicación el Dpto. de Archivos de la CONVOCANTE pueda solicitar en forma automática la solicitud de consultas de documentos, permitiendo desde esa base el control de tiempos de respuesta en la entrega de toda la documentación solicitada.- Dicho Sistema de Gestión antes de su instalaciones deberá contar con la aprobación del departamento respectivo.-
9. Conservación Preventiva: desinfección del material contaminado, estabilización del documento para el proceso de digitalización.
10.  Restauración de documentos: reparación de rasgados, roturas y faltantes de los documentos. Además ante el inconveniente de su probable deterioro por su estado y antigüedad para el traslado de los mismos, y se requiera su especial resguardo, la convocante precisa que el prestador de servicios cuente con la capacidad de dicha restauración y el personal técnico para el efecto y un LABORATORIO de RECUPERACIÓN de DOCUMENTOS HISTÓRICOS que permita la recuperación de todo este tipo de documentación. A tal efecto debe presentar reseña del Laboratorio que dispone, con el Curriculum de Personal a cargo del mismo e información sobre trabajos realizados a la fecha.
11. Aplanado y laminado: Aplanado y laminado de documentos a solicitud de la Convocante.

Notas

Plan de Trabajo e Informes

El Oferente deberá presentar con su oferta un Plan de Trabajo incluyendo todos los puntos mencionados en esta sección, aportando a su vez mejoras.

El plan de trabajo debe reflejar la propuesta de servicio ofertada incluyendo además recursos humanos, que serán utilizados en los plazos bien definidos y vinculados a la productividad por medio de un Cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento en tiempo y forma de los productos esperados.

Todos los informes deberán presentarse en formato impreso y electrónico. Estos deberán cumplir con la periodicidad establecida en el plan de trabajo para cada caso, y con la información requerida por el Administrador del contrato. Además, se solicitarán algunos informes de avances complementarios para situaciones puntuales que meriten.

Derechos de Propiedad

Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de La Convocante, así como también los productos (archivos) informáticos generados.

Confidencialidad

El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad, a través de una declaración jurada, que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.

• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.

• Restituir toda la Información Confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la Información Confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción.

• Revelar la Información Confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el Oferente responderá por ellas.

• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.

INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

El software requerido deberá ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos.  El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:

i.          Servidor principal y de contingencia.

ii.         UPS.

iii.         Escáner.

iv.        Estaciones de Trabajo.

v.         Red y Comunicaciones.

vi.        Mobiliarios necesarios.

vii.       Útiles.

viii.       2 Móviles propios tipo furgón

ix.        Generador alternativo de energía, capacidad mínima 20 KVA

Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización

Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.

Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)

•           Tamaño de hoja: máximo A3

•           Resolución: 300 dpi como mínimo.

•           Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.

•           Software especializado para captura de imágenes.

•           Como mínimo 5 (cinco) equipos.

•           Bandeja de 500 hojas

Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:

•           Tipo de Captura: Aéreo o planetario.

•           Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo

•           Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.

•           Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.

•           Resolución: 600dpi o superior.

•           Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo

•           Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.

•           Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.

•           Software especializado para captura de imágenes.

•           Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).

LISTA DE SERVICIOS

1. Retiro y traslado de documentos: el oferente deberá contemplar en esta etapa personal para estiba y desestiba, etiquetado provisorio de las cajas por numeración correlativa, control de las cajas tanto en el punto de retiro como en el de destino y acondicionamiento de las mismas en los estantes del depósito.

El procedimiento para retiro de los documentos desde la oficina de la Convocante será con inventario de los documentos realizados por el oferente, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.

El proveedor deberá contar con estrictas medidas de seguridad, cuidando la reserva de la información y contemplando el tratamiento confidencial en todos sus distintos formatos.

2. Reorganización de la documentación: el oferente deberá contemplar la tarea de identificación de documentos, separación por tipo y serie documental definidos previamente con la Contratante, generación de códigos, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos al sistema informático de administración de documentos.
3. Cajas vacías: contenedores especialmente diseñados para la guarda de documentación de una sola pieza, de cartón corrugado, con medidas de 40x30x25 cm o superior, con una capacidad para 2200 hojas o superior de tamaño oficio, con precinto de seguridad y una capacidad de 13 kg o superior. Fabricados bajos normas de seguridad exigidos para el fin
4. Guarda, custodio y administración de archivo: La contratante considerara las ofertas que minimicen el riesgo de la documentación a ser custodiada por el oferente adjudicado. En tal sentido se considerará el cumplimiento de los siguientes requisitos de seguridad:

REQUISITOS DE SEGURIDAD

• • • Depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos
    • Detectores de Humo y movimiento en cada depósito.
    • Presentar Póliza de Incendios completa Propiedad Contenido de Archivos
    • SISTEMAS de alarmas contra intrusos, con sensores de movimiento, impacto, humo o gases; con conexión monitoreada las 24Hs. y adhesión al sistema de monitoreo de 24/7 de empresas de seguridad reconocida del mercado.
    • Generadores alternativos de electricidad
    • Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida
    • GUARDIA con personal de seguridad capacitado y acreditado para hacer frente a siniestros en general, con garita de seguridad en el interior del complejo de manera permanente durante las 24Hs para dar respuesta automática ante informes de alarma las 24hs al sistema 911 de la Policía Nacional o Bomberos.
    • El oferente deberá contar con una flota de vehículos en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, rastreo satelital, para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Mínimo (3) tres unidades.
    • Póliza de riesgo operativo contratada con empresa de seguro.
    • Acceso al sistema informático y/o base de datos por niveles de autorización de usuarios. Presentando manual de procedimientos del mismo.
    • Depósitos acondicionados con estanterías metálicas de alta resistencia según las especificaciones técnicas.
    • Sistemas de Acceso Seguro y exclusivo al personal autorizado. PROTOCOLOS DE SEGURIDAD, con respecto a los procedimientos de resguardo, seguridad y confidencialidad de documentos físicos archivados y en tránsito, así como el control de ingreso de personas y personal no autorizado, carnets de visitantes.
    • Limpieza.
    • Iluminación adecuada.
  • UNA VEZ ADJUDICADO EL PROVEEDOR DEBERÁ PRESENTAR:
  • • Procesos operativos controlados por sistema de calidad reconocido y monitoreados por empresa auditora internacional. Deberá presentar copia autenticada de documentación que lo respalde.
    • Controles contra plagas, fumigación periódica (componentes químicos no dañinos para los documentos). A ese efecto se deberá presentar un calendario de las tareas de fumigación, contrato con la empresa prestadora y certificado de última fumigación realizada.
    • Plan de emergencia contra siniestros que deberá ser presentado por escrito.

La convocante verificará in situ las instalaciones de los oferentes como parte del proceso de calificación. El incumplimiento de las condiciones establecidas en los ítems correspondientes será causal de descalificación de la oferta.

Volumen aproximado 2.000 a 4.500 cajas

5. Informatización / indexación: el oferente deberá contar con un programa informático acorde a las normas archivísticas que facilite la ubicación de la documentación requerida, que permita contar con un registro histórico de la documentación ingresada, en movimiento o retirada por la Contratante. Adicionalmente, el oferente deberá emitir informes periódicos del historial concerniente a ingresos, retiros, movimientos, consultas y documentación pendiente de devolución por fecha, departamento y nombre de solicitante.
6. Digitalización de documentos: El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, la indexación a un inventario, el almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:

Digitalización de 500.000 a 1.000.000 hojas. El servicio deberá ser realizado en dependencias del Proveedor acondicionadas para el efecto. El oferente deberá contar con personal idóneo (mínimo 10 personas) con la experiencia suficiente en el servicio ofertado, también debe tener escáner conforme especificación detalladas más abajo, para el desarrollo de las actividades (preparación de documentos para el escaneo, carga de datos los campos asignados, ordenamiento de los mismos en arquipeles para la disposición final de los mismos, informes de avances.

Escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.Reconocimiento de datos: reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.

Indexación o Carga de Datos: datos asociados correspondientes a cada archivo digital por medio del Sistema de Gestión Documental.

Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conforme a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, etc.

7. Consulta física/delivery de documentos: Servicio de delivery de documento, la Convocante solicitara este servicio, por correo electrónico (e-mail autorizado), y sólo por el funcionario de la Convocante de cada dependencia autorizada para el efecto. En caso de que la Convocante requiera los documentos físicos, el oferente deberá remitirlos mediante el servicio de delivery en un plazo no mayor a 24 horas, desde la recepción del pedido, conforme a las condiciones establecidas. Los documentos deben salir en forma ordenada, inventariada y dispuesta en cajas de almacenamiento de documentos conforme a los estándares exigidos para el manejo documental. El traslado de las cajas debe ocurrir en móviles preparados para el traslado de documentos, perfectamente identificado con el logo del proveedor, incluyendo personal para estiba, El oferente deberá contar con móvil en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, etc.), para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Planilla con mínimo de los siguientes datos: Nº CHAPA, Nº CÉDULA, Nº CHASIS, MARCA y MODELO, etc., y adjuntar FOTOGRAFÍA pertinente, COPIA AUTENTICADA de CÉDULA VERDE y la documentación referente a la seguridad de estos como la PÓLIZA contra todo riesgo.
8. Usuario software de gestión documental y almacenaje digital: A los efectos de un adecuado control por parte de la CONVOCANTE, a través de su departamento de archivos, se solicita que: El oferente instale un SISTEMA de GESTION en plataforma WEB que permita el seguimiento de la TRAZABILIDAD de toda la Documentación que la CONVOCANTE tenga en GUARDA y CUSTODIA en sus instalaciones. Además que mediante dicha aplicación el Dpto. de Archivos de la CONVOCANTE pueda solicitar en forma automática la solicitud de consultas de documentos, permitiendo desde esa base el control de tiempos de respuesta en la entrega de toda la documentación solicitada.- Dicho Sistema de Gestión antes de su instalaciones deberá contar con la aprobación del departamento respectivo.-
9. Conservación Preventiva: desinfección del material contaminado, estabilización del documento para el proceso de digitalización.
10.  Restauración de documentos: reparación de rasgados, roturas y faltantes de los documentos. Además ante el inconveniente de su probable deterioro por su estado y antigüedad para el traslado de los mismos, y se requiera su especial resguardo, la convocante precisa que el prestador de servicios cuente con la capacidad de dicha restauración y el personal técnico para el efecto y un LABORATORIO de RECUPERACIÓN de DOCUMENTOS HISTÓRICOS que permita la recuperación de todo este tipo de documentación. A tal efecto debe presentar reseña del Laboratorio que dispone, con el Curriculum de Personal a cargo del mismo e información sobre trabajos realizados a la fecha.
11. Aplanado y laminado: Aplanado y laminado de documentos a solicitud de la Convocante.

Notas

Plan de Trabajo e Informes

El Oferente deberá presentar con su oferta un Plan de Trabajo incluyendo todos los puntos mencionados en esta sección, aportando a su vez mejoras.

El plan de trabajo debe reflejar la propuesta de servicio ofertada incluyendo además recursos humanos, que serán utilizados en los plazos bien definidos y vinculados a la productividad por medio de un Cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento en tiempo y forma de los productos esperados.

Todos los informes deberán presentarse en formato impreso y electrónico. Estos deberán cumplir con la periodicidad establecida en el plan de trabajo para cada caso, y con la información requerida por el Administrador del contrato. Además, se solicitarán algunos informes de avances complementarios para situaciones puntuales que meriten.

Derechos de Propiedad

Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de La Convocante, así como también los productos (archivos) informáticos generados.

Confidencialidad

El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad, a través de una declaración jurada, que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.

• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.

• Restituir toda la Información Confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la Información Confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción.

• Revelar la Información Confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el Oferente responderá por ellas.

• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.

INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

El proveedor deberá garantizar el cumplimiento en la prestación del servicio requerido, de conformidad con los parámetros establecidos en el numeral 11. La interfaz (software/Hardware) a ser utilizada para la prestación de los servicios deberá cumplir con la normativa vigente (Ley Nº 6822/21).  El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:

i.          Servidor principal y de contingencia.

ii.         UPS.

iii.         Escáner.

iv.        Estaciones de Trabajo.

v.         Red y Comunicaciones.

vi.        Mobiliarios necesarios.

vii.       Útiles.

viii.       2 Móviles propios tipo furgón

ix.        Generador alternativo de energía, capacidad mínima 20 KVA

Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización

Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.

Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)

•           Tamaño de hoja: máximo A3

•           Resolución: 300 dpi como mínimo.

•           Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.

•           Software especializado para captura de imágenes.

•           Como mínimo 5 (cinco) equipos.

•           Bandeja de 500 hojas

Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:

•           Tipo de Captura: Aéreo o planetario.

•           Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo

•           Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.

•           Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.

•           Resolución: 600dpi o superior.

•           Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo

•           Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.

•           Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.

•           Software especializado para captura de imágenes.

•           Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).

LISTA DE SERVICIOS

1. Retiro y traslado de documentos: el oferente deberá contemplar en esta etapa personal para estiba y desestiba, etiquetado provisorio de las cajas por numeración correlativa, control de las cajas tanto en el punto de retiro como en el de destino y acondicionamiento de las mismas en los estantes del depósito.

El procedimiento para retiro de los documentos desde la oficina de la Convocante será con inventario de los documentos realizados por el oferente, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.

El proveedor deberá contar con estrictas medidas de seguridad, cuidando la reserva de la información y contemplando el tratamiento confidencial en todos sus distintos formatos.

2. Reorganización de la documentación: el oferente deberá contemplar la tarea de identificación de documentos, separación por tipo y serie documental definidos previamente con la Contratante, generación de códigos, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos al sistema informático de administración de documentos.
3. Cajas vacías: contenedores especialmente diseñados para la guarda de documentación de una sola pieza, de cartón corrugado, con medidas de 40x30x25 cm o superior, con una capacidad para 2200 hojas o superior de tamaño oficio, con precinto de seguridad y una capacidad de 13 kg o superior. Fabricados bajos normas de seguridad exigidos para el fin
4. Guarda, custodio y administración de archivo: La contratante considerara las ofertas que minimicen el riesgo de la documentación a ser custodiada por el oferente adjudicado. En tal sentido se considerará el cumplimiento de los siguientes requisitos de seguridad:

REQUISITOS DE SEGURIDAD

• • • Depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos
    • Detectores de Humo y movimiento en cada depósito.
    • Presentar Póliza de Incendios completa Propiedad Contenido de Archivos
    • SISTEMAS de alarmas contra intrusos, con sensores de movimiento, impacto, humo o gases; con conexión monitoreada las 24Hs. y adhesión al sistema de monitoreo de 24/7 de empresas de seguridad reconocida del mercado.
    • Generadores alternativos de electricidad
    • Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida
    • GUARDIA con personal de seguridad capacitado y acreditado para hacer frente a siniestros en general, con garita de seguridad en el interior del complejo de manera permanente durante las 24Hs para dar respuesta automática ante informes de alarma las 24hs al sistema 911 de la Policía Nacional o Bomberos.
    • El oferente deberá contar con una flota de vehículos en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, rastreo satelital, para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Mínimo (3) tres unidades.
    • Póliza de riesgo operativo contratada con empresa de seguro.
    • Acceso al sistema informático y/o base de datos por niveles de autorización de usuarios. Presentando manual de procedimientos del mismo.
    • Depósitos acondicionados con estanterías metálicas de alta resistencia según las especificaciones técnicas.
    • Sistemas de Acceso Seguro y exclusivo al personal autorizado. PROTOCOLOS DE SEGURIDAD, con respecto a los procedimientos de resguardo, seguridad y confidencialidad de documentos físicos archivados y en tránsito, así como el control de ingreso de personas y personal no autorizado, carnets de visitantes.
    • Limpieza.
    • Iluminación adecuada.
  • UNA VEZ ADJUDICADO EL PROVEEDOR DEBERÁ PRESENTAR:
  • • Procesos operativos controlados por sistema de calidad reconocido y monitoreados por empresa auditora internacional. Deberá presentar copia autenticada de documentación que lo respalde.
    • Controles contra plagas, fumigación periódica (componentes químicos no dañinos para los documentos). A ese efecto se deberá presentar un calendario de las tareas de fumigación, contrato con la empresa prestadora y certificado de última fumigación realizada.
    • Plan de emergencia contra siniestros que deberá ser presentado por escrito.

La convocante verificará in situ las instalaciones de los oferentes como parte del proceso de calificación. El incumplimiento de las condiciones establecidas en los ítems correspondientes será causal de descalificación de la oferta.

Volumen aproximado 2.000 a 4.500 cajas

5. Informatización / indexación: el oferente deberá contar con un programa informático acorde a las normas archivísticas que facilite la ubicación de la documentación requerida, que permita contar con un registro histórico de la documentación ingresada, en movimiento o retirada por la Contratante. Adicionalmente, el oferente deberá emitir informes periódicos del historial concerniente a ingresos, retiros, movimientos, consultas y documentación pendiente de devolución por fecha, departamento y nombre de solicitante.
6. Digitalización de documentos: El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, la indexación a un inventario, el almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:

Digitalización de 500.000 a 1.000.000 hojas. El servicio deberá ser realizado en dependencias del Proveedor acondicionadas para el efecto. El oferente deberá contar con personal idóneo (mínimo 10 personas) con la experiencia suficiente en el servicio ofertado, también debe tener escáner conforme especificación detalladas más abajo, para el desarrollo de las actividades (preparación de documentos para el escaneo, carga de datos los campos asignados, ordenamiento de los mismos en arquipeles para la disposición final de los mismos, informes de avances.

Escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.Reconocimiento de datos: reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.

Indexación o Carga de Datos: datos asociados correspondientes a cada archivo digital por medio del Sistema de Gestión Documental.

Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conforme a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, etc.

7. Consulta física/delivery de documentos: Servicio de delivery de documento, la Convocante solicitara este servicio, por correo electrónico (e-mail autorizado), y sólo por el funcionario de la Convocante de cada dependencia autorizada para el efecto. En caso de que la Convocante requiera los documentos físicos, el oferente deberá remitirlos mediante el servicio de delivery en un plazo no mayor a 24 horas, desde la recepción del pedido, conforme a las condiciones establecidas. Los documentos deben salir en forma ordenada, inventariada y dispuesta en cajas de almacenamiento de documentos conforme a los estándares exigidos para el manejo documental. El traslado de las cajas debe ocurrir en móviles preparados para el traslado de documentos, perfectamente identificado con el logo del proveedor, incluyendo personal para estiba, El oferente deberá contar con móvil en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, etc.), para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Planilla con mínimo de los siguientes datos: Nº CHAPA, Nº CÉDULA, Nº CHASIS, MARCA y MODELO, etc., y adjuntar FOTOGRAFÍA pertinente, COPIA AUTENTICADA de CÉDULA VERDE y la documentación referente a la seguridad de estos como la PÓLIZA contra todo riesgo.
8. Usuario software de gestión documental y almacenaje digital: A los efectos de un adecuado control por parte de la CONVOCANTE, a través de su departamento de archivos, se solicita que: El oferente instale un SISTEMA de GESTION en plataforma WEB que permita el seguimiento de la TRAZABILIDAD de toda la Documentación que la CONVOCANTE tenga en GUARDA y CUSTODIA en sus instalaciones. Además que mediante dicha aplicación el Dpto. de Archivos de la CONVOCANTE pueda solicitar en forma automática la solicitud de consultas de documentos, permitiendo desde esa base el control de tiempos de respuesta en la entrega de toda la documentación solicitada.- Dicho Sistema de Gestión antes de su instalaciones deberá contar con la aprobación del departamento respectivo.-
9. Conservación Preventiva: desinfección del material contaminado, estabilización del documento para el proceso de digitalización.
10. Restauración de documentos: reparación de rasgados, roturas y faltantes de los documentos. Además ante el inconveniente de su probable deterioro por su estado y antigüedad para el traslado de los mismos, y se requiera su especial resguardo, la convocante precisa que el prestador de servicios cuente con la capacidad de dicha restauración y el personal técnico para el efecto y un LABORATORIO de RECUPERACIÓN de DOCUMENTOS HISTÓRICOS que permita la recuperación de todo este tipo de documentación. A tal efecto debe presentar reseña del Laboratorio que dispone, con el Curriculum de Personal a cargo del mismo e información sobre trabajos realizados a la fecha.
11. Aplanado y laminado: Aplanado y laminado de documentos a solicitud de la Convocante.

Notas

Plan de Trabajo e Informes

El Oferente deberá presentar con su oferta un Plan de Trabajo incluyendo todos los puntos mencionados en esta sección, aportando a su vez mejoras.

El plan de trabajo debe reflejar la propuesta de servicio ofertada incluyendo además recursos humanos, que serán utilizados en los plazos bien definidos y vinculados a la productividad por medio de un Cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento en tiempo y forma de los productos esperados.

Todos los informes deberán presentarse en formato impreso y electrónico. Estos deberán cumplir con la periodicidad establecida en el plan de trabajo para cada caso, y con la información requerida por el Administrador del contrato. Además, se solicitarán algunos informes de avances complementarios para situaciones puntuales que meriten.

Derechos de Propiedad

Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de La Convocante, así como también los productos (archivos) informáticos generados.

Confidencialidad

El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad, a través de una declaración jurada, que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.

• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.

• Restituir toda la Información Confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la Información Confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción.

• Revelar la Información Confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el Oferente responderá por ellas.

• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.

INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

El software requeridoproveedor deberá ajustarsegarantizar el cumplimiento en la prestación del servicio requerido, de conformidad con los parámetros establecidos en el numeral 11. La interfaz (software/Hardware) a ser utilizada para la Guía del Procesoprestación de Digitalización Certificado de Documentos. los servicios deberá cumplir con la normativa vigente (Ley Nº 6822/21). El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:

i. Servidor principal y de contingencia.

ii. UPS.

iii. Escáner.

iv. Estaciones de Trabajo.

v. Red y Comunicaciones.

vi. Mobiliarios necesarios.

vii. Útiles.

viii. 2 Móviles propios tipo furgón

ix. Generador alternativo de energía, capacidad mínima 20 KVA

Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización

Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.

Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)

• Tamaño de hoja: máximo A3

• Resolución: 300 dpi como mínimo.

• Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.

• Software especializado para captura de imágenes.

• Como mínimo 5 (cinco) equipos.

• Bandeja de 500 hojas

Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:

• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.

• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo

• Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.

• Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.

• Resolución: 600dpi o superior.

• Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo

• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.

• Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.

• Software especializado para captura de imágenes.

• Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).