Diferencias entre la versión 1 y 2 del Pliego de la Licitación 436123 - Servicio de guarda de documentos para dependencias de la DINAVISA

SERVICIOS CONEXOS

1- Guarda de documentación perteneciente a la entidad en cajas y depósitos especialmente acondicionados para el efecto.

• Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa personal para estiba y desestiba, etiquetado provisorio de las cajas por numeración correlativa, control de las cajas tanto en el punto de retiro como en el de destino y acondicionamiento de las mismas en los estantes del depósito, una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores. 
• Reorganización de la documentación: el oferente deberá contemplar la tarea de identificación de documentos, separación por tipo y serie documental definidos previamente con la Contratante, generación de códigos, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos al sistema informático de administración de documentos.
• Acondicionamiento de la documentación: el oferente deberá contemplar el acondicionamiento de las cajas en estanterías de metal y/o material no inflamable similar a tener en cuenta según las especificaciones técnicas detalladas más abajo. La documentación deberá ser guardada en cajas especialmente diseñadas para el efecto de acuerdo a normas técnicas de archivo (proveídas por la oferente), de material resistente y que permitan su fácil identificación a través de etiquetas estandarizadas, así como que cuenten con precintas inviolables para asegurar la integridad del contenido.
• Restauración de documentación histórico: que, ante el inconveniente de su probable deterioro por su estado y antigüedad para el traslado de los mismos, y se requiera su especial resguardo.  
• Equipo de destrucción industrial para reciclado del papel: El Oferente deberá disponer para el caso de expurgue y destrucción de documentación para posteriormente ser reciclada, de un equipo de destrucción de importante porte a los efectos de cumplimentar las necesidades que manifieste la contratante al respecto. 

2- Seguridad de la documentación en guarda: La contratante considerara las ofertas que minimicen el riesgo de la documentación a ser custodiada por el oferente adjudicado. En tal sentido se considerará el cumplimiento de los siguientes requisitos de seguridad:

REQUISITOS DE SEGURIDAD     

• Detectores de Humo y movimiento en cada depósito.
• Presentar Póliza de Incendios completa Propiedad Contenido de Archivos
• Sistemas de alarmas contra intrusos, con sensores de movimiento, impacto, humo o gases; con conexión monitoreada las 24Hs. 
• El oferente deberá contar con una flota de vehículos en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, rastreo satelital., para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Mínimo 3 unidades.
• Firma de cláusula de confidencialidad por los funcionarios de la empresa oferente
• Experiencia reconocida en el mercado (de al menos 5 años) para la prestación de este tipo de servicio, debiendo presentar constancia para ese efecto de las firmas con quienes ya tuviere contrato.
• Depósitos acondicionados con estanterías metálicas de alta resistencia según las especificaciones técnicas.
• Sistemas de Acceso Seguro y exclusivo al personal autorizado. PROTOCOLOS DE SEGURIDAD, con respecto a los procedimientos de resguardo, seguridad y confidencialidad de documentos físicos archivados y en tránsito, así como el control de ingreso de personas y personal no autorizado, carnets de visitantes. 
• Controles contra plagas, fumigación periódica (componentes químicos no dañinos para los documentos). A ese efecto se deberá presentar un calendario de las tareas de fumigación, contrato con la empresa prestadora y certificado de última fumigación realizada.
• Iluminación adecuada, tratamiento contra humedad del establecimiento.
• Plan de emergencia contra siniestros que deberá ser presentado por escrito.

3- Sistema informático: el oferente deberá contar con un programa informático acorde a las normas archivísticas que facilite la ubicación de la documentación requerida, que permita contar con un registro histórico de la documentación ingresada, en movimiento o retirada por la Contratante. Adicionalmente, el oferente deberá emitir informes periódicos del historial concerniente a ingresos, retiros, movimientos, consultas y documentación pendiente de devolución por fecha, departamento y nombre de solicitante. 

4- Consulta de documentación: la contratante podrá solicitar la consulta de sus documentos por cualquiera de estas vías:

1. Consulta Digital: Se podrá solicitar el envío en formato digital de los documentos, para ello el proveedor deberá contar con las herramientas informáticas necesarias para tal efecto, como son: Sistema de administración de carpetas digitales, con usuarios predefinidos, este sistema de carpetearía digital deberá estar disponible las 24 horas y los 7 días de la semana.
2. Traslado y entrega de expediente en puerta Realizar traslado de documentos en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado. Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 48 hs.
3. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
4. Realizar informes mensuales: el oferente deberá emitir informes mensuales del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.

5- CONFIDENCIALIDAD

El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida. El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.
• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.
• Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la institución. Alternativamente, podrá destruir la información Confidencial con la autorización de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción.   
• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos.

6- FLOTA VEHICULAR (LIVIANOS Y PESADOS), como mínimo se requiere lo siguiente:

• Debe contar como mínimo con vehículos tipo furgón cerrados.
• Deben estar correctamente identificados con el logo del Proveedor correspondiente.

El proveedor será́ responsable del traslado de los documentos desde las oficinas de las sedes de la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria (o las del antiguo proveedor de almacenamiento) al local del Proveedor para su Administración, Guarda y Custodia, conforme al procedimiento de traslado definido regidos bajo estándares de calidad, alta seguridad e inventario permanente.

El Servicio de guarda física de los documentos comprende los siguientes servicios: guarda y custodia de cajas con documentos físicos, servicio de clasificación e inventario de la documentación

La Contratante designará personal al momento de la suscripción del contrato respectivo de manera a poder aclarar dudas y establecer el sistema de archivos que más convenga a los intereses institucionales.

Al momento de firma del contrato, la Contratante establecerá un plan de trabajo y entrega de informes de acuerdo a la necesidad de la Institución y proveerá un Registro de Firmas del personal autorizado a:

1. Pedir Documentación Original y/o copias.
2. Autorizar pedidos de otros departamentos.
3. Limitar consultas.
4. Establecer rangos de Autorización. 

Los sistemas deben permitir la identificación del solicitante de los documentos, y si los mismos fueron devueltos en su caso, así como la emisión de informes mensuales sobre el detalle de movimientos. 

Junto con la presentación de la oferta, el OFERENTE deberá presentar fotocopias certificadas por Escribano Público de los seguros vigentes que deben cubrir:

a) Riesgo de Incendios del edificio donde funcionan las instalaciones;

b) Incendio sobre contenido de DOCUMENTACION de ARCHIVOS de sus CLIENTE

SERVICIOS CONEXOS

1- Guarda de documentación perteneciente a la entidad en cajas y depósitos especialmente acondicionados para el efecto.

• Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa personal para estiba y desestiba, etiquetado provisorio de las cajas por numeración correlativa, control de las cajas tanto en el punto de retiro como en el de destino y acondicionamiento de las mismas en los estantes del depósito, una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores. 
• Reorganización de la documentación: el oferente deberá contemplar la tarea de identificación de documentos, separación por tipo y serie documental definidos previamente con la Contratante, generación de códigos, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos al sistema informático de administración de documentos.
• Acondicionamiento de la documentación: el oferente deberá contemplar el acondicionamiento de las cajas en estanterías de metal y/o material no inflamable similar a tener en cuenta según las especificaciones técnicas detalladas más abajo. La documentación deberá ser guardada en cajas especialmente diseñadas para el efecto de acuerdo a normas técnicas de archivo (proveídas por la oferente), de material resistente y que permitan su fácil identificación a través de etiquetas estandarizadas, así como que cuenten con precintas inviolables para asegurar la integridad del contenido.
• Restauración de documentación histórico: que, ante el inconveniente de su probable deterioro por su estado y antigüedad para el traslado de los mismos, y se requiera su especial resguardo.  
• Equipo de destrucción industrial para reciclado del papel: El Oferente deberá disponer para el caso de expurgue y destrucción de documentación para posteriormente ser reciclada, de un equipo de destrucción de importante porte a los efectos de cumplimentar las necesidades que manifieste la contratante al respecto. 

2- Seguridad de la documentación en guarda: La contratante considerara las ofertas que minimicen el riesgo de la documentación a ser custodiada por el oferente adjudicado. En tal sentido se considerará el cumplimiento de los siguientes requisitos de seguridad:

REQUISITOS DE SEGURIDAD     

• Detectores de Humo y movimiento en cada depósito.
• Presentar Póliza de Incendios completa Propiedad Contenido de Archivos
• Sistemas de alarmas contra intrusos, con sensores de movimiento, impacto, humo o gases; con conexión monitoreada las 24Hs. 
• El oferente deberá contar con una flota de vehículos en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, rastreo satelital., para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Mínimo 3 unidades.
• Firma de cláusula de confidencialidad por los funcionarios de la empresa oferente
• Experiencia reconocida en el mercado (de al menos 3 años) para la prestación de este tipo de servicio, debiendo presentar constancia para ese efecto de las firmas con quienes ya tuviere contrato.
• Depósitos acondicionados con estanterías metálicas de alta resistencia según las especificaciones técnicas.
• Sistemas de Acceso Seguro y exclusivo al personal autorizado. PROTOCOLOS DE SEGURIDAD, con respecto a los procedimientos de resguardo, seguridad y confidencialidad de documentos físicos archivados y en tránsito, así como el control de ingreso de personas y personal no autorizado, carnets de visitantes. 
• Controles contra plagas, fumigación periódica (componentes químicos no dañinos para los documentos). A ese efecto se deberá presentar un calendario de las tareas de fumigación, contrato con la empresa prestadora y certificado de última fumigación realizada.
• Iluminación adecuada, tratamiento contra humedad del establecimiento.
• Plan de emergencia contra siniestros que deberá ser presentado por escrito.

3- Sistema informático: el oferente deberá contar con un programa informático acorde a las normas archivísticas que facilite la ubicación de la documentación requerida, que permita contar con un registro histórico de la documentación ingresada, en movimiento o retirada por la Contratante. Adicionalmente, el oferente deberá emitir informes periódicos del historial concerniente a ingresos, retiros, movimientos, consultas y documentación pendiente de devolución por fecha, departamento y nombre de solicitante. 

4- Consulta de documentación: la contratante podrá solicitar la consulta de sus documentos por cualquiera de estas vías:

1. Consulta Digital: Se podrá solicitar el envío en formato digital de los documentos, para ello el proveedor deberá contar con las herramientas informáticas necesarias para tal efecto, como son: Sistema de administración de carpetas digitales, con usuarios predefinidos, este sistema de carpetearía digital deberá estar disponible las 24 horas y los 7 días de la semana.
2. Traslado y entrega de expediente en puerta Realizar traslado de documentos en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado. Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 48 hs.
3. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
4. Realizar informes mensuales: el oferente deberá emitir informes mensuales del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.

5- CONFIDENCIALIDAD

El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida. El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.
• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.
• Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la institución. Alternativamente, podrá destruir la información Confidencial con la autorización de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción.   
• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos.

6- FLOTA VEHICULAR (LIVIANOS Y PESADOS), como mínimo se requiere lo siguiente:

• Debe contar como mínimo con vehículos tipo furgón cerrados.
• Deben estar correctamente identificados con el logo del Proveedor correspondiente.

El proveedor será́ responsable del traslado de los documentos desde las oficinas de las sedes de la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria (o las del antiguo proveedor de almacenamiento) al local del Proveedor para su Administración, Guarda y Custodia, conforme al procedimiento de traslado definido regidos bajo estándares de calidad, alta seguridad e inventario permanente.

El Servicio de guarda física de los documentos comprende los siguientes servicios: guarda y custodia de cajas con documentos físicos, servicio de clasificación e inventario de la documentación

La Contratante designará personal al momento de la suscripción del contrato respectivo de manera a poder aclarar dudas y establecer el sistema de archivos que más convenga a los intereses institucionales.

Al momento de firma del contrato, la Contratante establecerá un plan de trabajo y entrega de informes de acuerdo a la necesidad de la Institución y proveerá un Registro de Firmas del personal autorizado a:

1. Pedir Documentación Original y/o copias.
2. Autorizar pedidos de otros departamentos.
3. Limitar consultas.
4. Establecer rangos de Autorización. 

Los sistemas deben permitir la identificación del solicitante de los documentos, y si los mismos fueron devueltos en su caso, así como la emisión de informes mensuales sobre el detalle de movimientos. 

Junto con la presentación de la oferta, el OFERENTE deberá presentar fotocopias certificadas por Escribano Público de los seguros vigentes que deben cubrir:

a) Riesgo de Incendios del edificio donde funcionan las instalaciones;

b) Incendio sobre contenido de DOCUMENTACION de ARCHIVOS de sus CLIENTE

SERVICIOS CONEXOS

1- Guarda de documentación perteneciente a la entidad en cajas y depósitos especialmente acondicionados para el efecto.

• Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa personal para estiba y desestiba, etiquetado provisorio de las cajas por numeración correlativa, control de las cajas tanto en el punto de retiro como en el de destino y acondicionamiento de las mismas en los estantes del depósito, una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores.
• Reorganización de la documentación: el oferente deberá contemplar la tarea de identificación de documentos, separación por tipo y serie documental definidos previamente con la Contratante, generación de códigos, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos al sistema informático de administración de documentos.
• Acondicionamiento de la documentación: el oferente deberá contemplar el acondicionamiento de las cajas en estanterías de metal y/o material no inflamable similar a tener en cuenta según las especificaciones técnicas detalladas más abajo. La documentación deberá ser guardada en cajas especialmente diseñadas para el efecto de acuerdo a normas técnicas de archivo (proveídas por la oferente), de material resistente y que permitan su fácil identificación a través de etiquetas estandarizadas, así como que cuenten con precintas inviolables para asegurar la integridad del contenido.
• Restauración de documentación histórico: que, ante el inconveniente de su probable deterioro por su estado y antigüedad para el traslado de los mismos, y se requiera su especial resguardo.
• Equipo de destrucción industrial para reciclado del papel: El Oferente deberá disponer para el caso de expurgue y destrucción de documentación para posteriormente ser reciclada, de un equipo de destrucción de importante porte a los efectos de cumplimentar las necesidades que manifieste la contratante al respecto.

2- Seguridad de la documentación en guarda: La contratante considerara las ofertas que minimicen el riesgo de la documentación a ser custodiada por el oferente adjudicado. En tal sentido se considerará el cumplimiento de los siguientes requisitos de seguridad:

REQUISITOS DE SEGURIDAD

• Detectores de Humo y movimiento en cada depósito.
• Presentar Póliza de Incendios completa Propiedad Contenido de Archivos
• Sistemas de alarmas contra intrusos, con sensores de movimiento, impacto, humo o gases; con conexión monitoreada las 24Hs.
• El oferente deberá contar con una flota de vehículos en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, rastreo satelital., para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Mínimo 3 unidades.
• Firma de cláusula de confidencialidad por los funcionarios de la empresa oferente
• Experiencia reconocida en el mercado (de al menos 53 años) para la prestación de este tipo de servicio, debiendo presentar constancia para ese efecto de las firmas con quienes ya tuviere contrato.
• Depósitos acondicionados con estanterías metálicas de alta resistencia según las especificaciones técnicas.
• Sistemas de Acceso Seguro y exclusivo al personal autorizado. PROTOCOLOS DE SEGURIDAD, con respecto a los procedimientos de resguardo, seguridad y confidencialidad de documentos físicos archivados y en tránsito, así como el control de ingreso de personas y personal no autorizado, carnets de visitantes.
• Controles contra plagas, fumigación periódica (componentes químicos no dañinos para los documentos). A ese efecto se deberá presentar un calendario de las tareas de fumigación, contrato con la empresa prestadora y certificado de última fumigación realizada.
• Iluminación adecuada, tratamiento contra humedad del establecimiento.
• Plan de emergencia contra siniestros que deberá ser presentado por escrito.

3- Sistema informático: el oferente deberá contar con un programa informático acorde a las normas archivísticas que facilite la ubicación de la documentación requerida, que permita contar con un registro histórico de la documentación ingresada, en movimiento o retirada por la Contratante. Adicionalmente, el oferente deberá emitir informes periódicos del historial concerniente a ingresos, retiros, movimientos, consultas y documentación pendiente de devolución por fecha, departamento y nombre de solicitante.

4- Consulta de documentación: la contratante podrá solicitar la consulta de sus documentos por cualquiera de estas vías:

1. Consulta Digital: Se podrá solicitar el envío en formato digital de los documentos, para ello el proveedor deberá contar con las herramientas informáticas necesarias para tal efecto, como son: Sistema de administración de carpetas digitales, con usuarios predefinidos, este sistema de carpetearía digital deberá estar disponible las 24 horas y los 7 días de la semana.
2. Traslado y entrega de expediente en puerta Realizar traslado de documentos en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado. Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 48 hs.
3. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
4. Realizar informes mensuales: el oferente deberá emitir informes mensuales del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.

5- CONFIDENCIALIDAD

El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida. El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.
• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.
• Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la institución. Alternativamente, podrá destruir la información Confidencial con la autorización de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción.
• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos.

6- FLOTA VEHICULAR (LIVIANOS Y PESADOS), como mínimo se requiere lo siguiente:

• Debe contar como mínimo con vehículos tipo furgón cerrados.
• Deben estar correctamente identificados con el logo del Proveedor correspondiente.

El proveedor será́ responsable del traslado de los documentos desde las oficinas de las sedes de la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria (o las del antiguo proveedor de almacenamiento) al local del Proveedor para su Administración, Guarda y Custodia, conforme al procedimiento de traslado definido regidos bajo estándares de calidad, alta seguridad e inventario permanente.

El Servicio de guarda física de los documentos comprende los siguientes servicios: guarda y custodia de cajas con documentos físicos, servicio de clasificación e inventario de la documentación

La Contratante designará personal al momento de la suscripción del contrato respectivo de manera a poder aclarar dudas y establecer el sistema de archivos que más convenga a los intereses institucionales.

Al momento de firma del contrato, la Contratante establecerá un plan de trabajo y entrega de informes de acuerdo a la necesidad de la Institución y proveerá un Registro de Firmas del personal autorizado a:

1. Pedir Documentación Original y/o copias.
2. Autorizar pedidos de otros departamentos.
3. Limitar consultas.
4. Establecer rangos de Autorización.

Los sistemas deben permitir la identificación del solicitante de los documentos, y si los mismos fueron devueltos en su caso, así como la emisión de informes mensuales sobre el detalle de movimientos.

Junto con la presentación de la oferta, el OFERENTE deberá presentar fotocopias certificadas por Escribano Público de los seguros vigentes que deben cubrir:

a) Riesgo de Incendios del edificio donde funcionan las instalaciones;

b) Incendio sobre contenido de DOCUMENTACION de ARCHIVOS de sus CLIENTE