Diferencias entre la versión 1 y 2 del Pliego de la Licitación 435257 - SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y SUMINISTROS REQUERIDOS

MODALIDAD DE LA CONTRATACIÓN: CONCURSO DE OFERTAS
*Monto Mínimo: 400.000.000	*Monto Máximo: 800.000.000

 

Ítem	Descripción del Bien	Unidad de Medida	Presentación	Cantidad
1	Servicio de Digitalización Certificada de documentos	Unidad	EVENTO	1

 

Ítem 1 - Servicio de digitalización certificada de documentos

Servicio de Digitalización Certificada de documentos del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP), incluyendo todos los procesos y sub procesos asociados a la Digitalización documental. Esta Digitalización deberá facilitar el acceso a la información requerida a través de los documentos digitalizados, generar una base de datos en forma digital de todos los documentos incluidos de acuerdo al alcance, para resguardar la información y contar con un repositorio digital.

 

ALCANCE DEL SERVICIO

a. Plan de trabajo: Detallando mininamente las siguientes actividades

• Cronograma calendarizado de actividades (mensuales), que garantice el cumplimiento del plazo del servicio
• Aporte documentado de mejoras en la implementación, esto conforme a la experiencia y calificación empresarial del oferente.
• Se determinará responsables para el retiro y devolución de documentos mediante planillas de verificación de egreso e ingreso de documentos.
• Realizar informes ejecutivos como mínimo mensuales, explicando el avance del servicio de digitalización, irregularidades, excepciones encontradas, etc.

b. Lugar de trabajo: en las oficinas de la convocante.

c. Procesos de Digitalización: Digitalización certificada correspondiente a tipologías documentales que serán determinadas durante la implementación del servicio, pudiendo pertenecer a los departamentos como la Dirección de Estadísticas, Registros e Informaciones (DREI), Rendición de cuentas u otros.

La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:

• Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
• Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras
• Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
• Indexación o Carga de Datos: Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad. o Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
• Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
• Tipos de documentos y campos asociados: (Se ejemplifica el siguiente tipo documental, pudiendo este variar durante la implementación de acuerdo a la tipología documental del departamento a ser aplicado)

- Archivos/Documentos Post-Asamblearios

• Número de Expediente
• Número de Registro de Cooperativa
• Nombre Cooperativa
• Recurrente
• Año
• Tipo de Documento - Rendición de cuentas/Comprobante de pago
• Número de Comprobante de pago
• Fecha de Comprobante
• Beneficiario
• Concepto
• Nivel
• Objeto de Gasto

 

d. Ordenamiento físico de los documentos:

El oferente deberá ordenar físicamente de acuerdo a criterios definidos por la institución.

 

e. Seguridad y contingencia:

El oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios durante el servicio, que garanticen autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también, los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de equipamiento informático y aplicativo.

 

f. Requerimientos Generales para la generación de archivos:

Formato de archivo PDF, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación.

 

g. Importación de documentos:

Se deberán transferir los documentos digitalizados al Sistema de gestión documental que dispone el INCOOP.

 

GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO

a. Se requiere que el oferente presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un Gerente de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.

 

b. Este Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informes de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma cumpliendo las exigencias generales del contrato.

 

c. El Gerente de Proyectos mínimamente debe reunir los siguientes criterios:

• Al menos un certificado de cursos dictados por el PMI (Project Management Institute) o similar.
• Curriculum Vitae que garantice la experiencia específica y comprobable del Gerente de Proyectos, como mínimo de 3 (tres) años en Gestión de Proyectos, en manejo de PMO (Project Management Officer) y en Planificación. Documento que avala ser como mínimo Profesional Master en Gestión de Proyectos o de Innovación o similar.
• Documento que avala ser como mínimo Profesional Master en Gestión de Proyectos o de Innovación o similar y documento que avala una experiencia de haber concretado proyectos de Servicios de Digitalización Certificada de al menos 500.000 de páginas como sumatoria de páginas obtenidas en los contratos.

 

COMPONENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN

Considerando la complejidad de la documentación, la información y los formatos de bases de datos, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:

 

a. Capacitación y Entrenamiento al personal del Oferente.

Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal del INCOOP especialista en la documentación estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 15 (quince) días hábiles iniciándose posterior a la recepción de la Orden de Servicios por parte de la contratada y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.

 

b. Actualización de Base de Datos.

Posterior a la Actividad descripta en el punto a), es requerido que el oferente asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a Expresiones Regulares para poder realizar obtención de datos durante el siguiente proceso que es la Digitalización de Documentos.

 

c. Digitalización de Documentos

Se podrá iniciar los procesos de Digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a) y b).

 

EQUIPAMIENTO MÍNIMO QUE DEBERÁ POSEER EL OFERENTE (NO TRANSFERIBLES A LA INSTITUCIÓN)

El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados por el equipo de trabajo definido por el oferente durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, NO transferibles al INCOOP.

 

La digitalización deberá mínimamente ser realizada con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:

 

1. Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo:

 

• Tipo de Captura: Aéreo o planetario. o Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo
• Con pantalla embebida de 15’’ o superior
• Profundidad de bits: 36 bits o superior
• Resolución: 550 dpi o superior. o Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo. o Corrección de Curvatura automática del material encuadernado
• Software especializado para captura de imágenes. o Posibilidad de guardar los documentos escaneados a Pendrive
• Cantidad Mínima de Equipos: 1 (UNO) como mínimo.

 

2. Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:

 

• Tipo de Captura: Sensores Ópticos por Contacto CCD o CIS o CMOS.
• Área de escaneo: 11 x 17 pulgadas o superior.
• Resolución: 600 dpi o superior.
• Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior
• Velocidad de Escaneo: 100 páginas por minuto (una cara).
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: 3 (tres) como mínimo.

 

3. Equipamiento informático con las siguientes características mínimas:

• Servidor
• Estaciones de trabajo
• Software de base y operativos
• Otros necesarios para el cumplimiento del servicio.

 

4. Aplicativos

 

a. Software de Captura

 

b. Sistema de procesamiento de documentación digital:

 

El Sistema utilizado para el procesamiento de los documentos deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley 4.017/2010, Ley 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC), mínimamente con las siguientes características exigidas:

 

Configuración:

 

Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:

• Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir
• ABM: Scanner, Usuario
• Usuario/Escáner
• Actualizar repositorio
• Unidad productora / Serie / Subserie:

 

Reportes:

 

• Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad.
  • Nombres Completo: Nombre y Apellido del operador.
  • Nombre usuario: Nombre del usuario.
  • Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema
• Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:
  • Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote.
  • Editar: Permite editar un Lote ya creado.
  • Borrar: Permite eliminar un Lote.
  • Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.
• Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado
• Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:
  • Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario
  • Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado. La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:
  • ID: Auto numérico Orden: Numero en el que se visualizara el campo.
  • Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
  • Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Ejemplo el formulario requiere como mínimo un campo clave y al ser clave automáticamente es requerido.
  • Tipo de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número
  • Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
  • Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.

Procesos Digitales

• Control: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.
• Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control.
• Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargado en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.

 

Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas

 

• Nombre de Formulario
• Escaneado
• Indexado
• Dudas
• Re-Escaneo
• Control de calidad
• Verificado

 

Reportes

 

• Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio
• Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos

 

Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.

 

Reversión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.

 

Movimiento

 

Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:

 

• Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico:
• Documentación en cola a preparar
• Documentación preparada
• Documentación a escanear
• Documentación escaneada
• Documentación a reagrupar
• Documentación reagrupada

 

Extraer el historial de los movimientos y estados actuales de los lotes documentales.

 

5. Además, el oferente deberá disponer de:

a. Mobiliarios necesarios

b. Útiles

c. Otros necesarios para el cumplimiento del servicio.

 

Documentación Respaldatoria

 

Será exigencia la presentación de los siguientes documentos para la prestación del servicio demostrando el debido respaldo técnico y solvencia mínima:

 

Requisitos
El oferente deberá contar con el respaldo técnico del Centro Autorizado de Servicios en el país, sobre todo componente de Equipos y Software propuesto en la solución, demostrando por medio de una Carta emitida por el Fabricante y/o Centro Autorizado de Servicios oficialmente reconocido para la República del Paraguay
Componentes	Cumple/No cumple
Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos, en mal estado y/o delicados imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo.
Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad
Servidor
PC de Escritorio
Software de Captura
Sistema de procesamiento de documentación digital

 

CAPACITACIÓN

Las capacitaciones se deberán realizar para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del INCOOP.

 

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas. La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;

 

a. Nombre y apellido del funcionario. b. Número de cédula de identidad.

c. Dependencia a la que pertenece el funcionario. d. Fecha y hora de la capacitación.

e. Lugar donde se desarrolló la capacitación.

f. Firma de los funcionarios capacitados.

 

Personal afectado	Contenido	Carga Horaria
Digitalización de Documentos	a. Digitalización o escaneo. b. Carga de datos asociados e indexación. c. Validación y control de Calidad. d. Control de documentos. e. Preparación y Pre escaneo.	10 (diez) horas
Personal técnico	Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada	10 (diez) horas

 

OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE

 

La provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la convocante se compromete a:

 

• Definir un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario.
• Poner a disposición uno o varios personales/es calificado/s para:
• Colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma.
• Definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
• Respetar los canales de comunicación definidos en el Plan de Trabajo propuesto por el oferente.
• Definir conjuntamente con el oferente los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo de trabajo con relación a la implementación.
• No realizar requerimientos fuera del alcance requerido ni realizar modificaciones durante la implementación y puesta en funcionamiento de los equipos.
• Conexión a internet.
• Consignar un lugar adecuado para que las personas que forman parte del equipo del oferente puedan llevar a cabo las tareas descriptas en esta sección como ser: Oficina climatizada, acceso a sanitarios, oficinas con tomas eléctricas y con dimensiones adecuadas al montaje de tablones de al menos 3 metros.
• Brindar en un plazo menor a 48 hs, respuestas a inquietudes, consultas y/o dudas, que surjan de parte del oferente adjudicado durante el desarrollo del contrato.
• Disponer la infraestructura informática y de red necesaria para la correcta implementación del servicio contratado, teniendo en cuenta los principales componentes.
• Consumir métodos mediante Web Services, para la integración entre sistemas locales con el Sistema de Gestión Documental en caso de ser necesario.
• Realizar los procesos del Backup del Repositorio, Servidor de Aplicación y de la Base de Datos del Gestor Documental de acuerdo a las recomendaciones realizadas durante la implementación.

 

CONFIDENCIALIDAD DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO

 

El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

 

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:

 

• Mantener el carácter secreto de la información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento de la Institución.
• Utilizar la información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico del presente contrato.
• Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información Confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a esta tal destrucción.
• Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el oferente responderá por ellas.

 

Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información Confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.

 

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y SUMINISTROS REQUERIDOS

MODALIDAD DE LA CONTRATACIÓN: CONCURSO DE OFERTAS
*Monto Mínimo: 400.000.000	*Monto Máximo: 800.000.000

 

Ítem	Descripción del Bien	Unidad de Medida	Presentación	Cantidad
1	Servicio de Digitalización Certificada de documentos	Unidad	EVENTO	1

 

Ítem 1 - Servicio de digitalización certificada de documentos

Servicio de Digitalización Certificada de documentos del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP), incluyendo todos los procesos y sub procesos asociados a la Digitalización documental. Esta Digitalización deberá facilitar el acceso a la información requerida a través de los documentos digitalizados, generar una base de datos en forma digital de todos los documentos incluidos de acuerdo al alcance, para resguardar la información y contar con un repositorio digital.

 

ALCANCE DEL SERVICIO

a. Plan de trabajo: Detallando mininamente las siguientes actividades

• Cronograma calendarizado de actividades (mensuales), que garantice el cumplimiento del plazo del servicio
• Aporte documentado de mejoras en la implementación, esto conforme a la experiencia y calificación empresarial del oferente.
• Se determinará responsables para el retiro y devolución de documentos mediante planillas de verificación de egreso e ingreso de documentos.
• Realizar informes ejecutivos como mínimo mensuales, explicando el avance del servicio de digitalización, irregularidades, excepciones encontradas, etc.

b. Lugar de trabajo: en las oficinas de la convocante.

c. Procesos de Digitalización: Digitalización certificada correspondiente a tipologías documentales que serán determinadas durante la implementación del servicio, pudiendo pertenecer a los departamentos como la Dirección de Estadísticas, Registros e Informaciones (DREI), Rendición de cuentas u otros.

La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:

• Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
• Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras
• Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
• Indexación o Carga de Datos: Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad. o Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
• Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
• Tipos de documentos y campos asociados: (Se ejemplifica el siguiente tipo documental, pudiendo este variar durante la implementación de acuerdo a la tipología documental del departamento a ser aplicado)

- Archivos/Documentos Post-Asamblearios

• Número de Expediente
• Número de Registro de Cooperativa
• Nombre Cooperativa
• Recurrente
• Año
• Tipo de Documento - Rendición de cuentas/Comprobante de pago
• Número de Comprobante de pago
• Fecha de Comprobante
• Beneficiario
• Concepto
• Nivel
• Objeto de Gasto

 

d. Ordenamiento físico de los documentos:

El oferente deberá ordenar físicamente de acuerdo a criterios definidos por la institución.

 

e. Seguridad y contingencia:

El oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios durante el servicio, que garanticen autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también, los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de equipamiento informático y aplicativo.

 

f. Requerimientos Generales para la generación de archivos:

Formato de archivo PDF, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación.

 

g. Importación de documentos:

Se deberán transferir los documentos digitalizados al Sistema de gestión documental que dispone el INCOOP.

GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO

a. Se requiere que el oferente presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un Gerente de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.

b. Este Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informes de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma cumpliendo las exigencias generales del contrato.

c. El Gerente de Proyectos mínimamente debe reunir los siguientes criterios:

• Al menos un certificado de cursos dictados por el PMI (Project Management Institute) o similar.
• Curriculum Vitae que garantice la experiencia específica y comprobable del Gerente de Proyectos, como mínimo de 3 (tres) años en Gestión de Proyectos, en manejo de PMO (Project Management Officer) y en Planificación.

COMPONENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN

Considerando la complejidad de la documentación, la información y los formatos de bases de datos, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:

 

a. Capacitación y Entrenamiento al personal del Oferente.

Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal del INCOOP especialista en la documentación estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 15 (quince) días hábiles iniciándose posterior a la recepción de la Orden de Servicios por parte de la contratada y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.

 

b. Actualización de Base de Datos.

Posterior a la Actividad descripta en el punto a), es requerido que el oferente asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a Expresiones Regulares para poder realizar obtención de datos durante el siguiente proceso que es la Digitalización de Documentos.

 

c. Digitalización de Documentos

Se podrá iniciar los procesos de Digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a) y b).

 

EQUIPAMIENTO MÍNIMO QUE DEBERÁ POSEER EL OFERENTE (NO TRANSFERIBLES A LA INSTITUCIÓN)

El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados por el equipo de trabajo definido por el oferente durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, NO transferibles al INCOOP.

La digitalización deberá mínimamente ser realizada con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:

1. Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo:

• Tipo de Captura: Aéreo o planetario. o Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo (OPCIONAL)
• Con pantalla embebida de 15’’ o superior (OPCIONAL)
• Profundidad de bits: 36 bits o superior
• Resolución: 550 dpi o superior. o Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo. o Corrección de Curvatura automática del material encuadernado
• Software especializado para captura de imágenes. o Posibilidad de guardar los documentos escaneados a Pendrive
• Cantidad Mínima de Equipos: 1 (UNO) como mínimo.

 2. Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:

• Tipo de Captura: Sensores Ópticos por Contacto CCD o CIS o CMOS.
• Área de escaneo: 11 x 17 pulgadas o superior.
• Resolución: 600 dpi o superior.
• Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior
• Velocidad de Escaneo: 100 páginas por minuto (una cara).
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: 3 (tres) como mínimo.

3. Equipamiento informático con las siguientes características mínimas:

• Servidor
• Estaciones de trabajo
• Software de base y operativos
• Otros necesarios para el cumplimiento del servicio.

 

4. Aplicativos

 

a. Software de Captura

 

b. Sistema de procesamiento de documentación digital:

 

El Sistema utilizado para el procesamiento de los documentos deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley 4.017/2010, Ley 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC), mínimamente con las siguientes características exigidas:

 

Configuración:

 

Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:

• Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir
• ABM: Scanner, Usuario
• Usuario/Escáner
• Actualizar repositorio
• Unidad productora / Serie / Subserie:

 

Reportes:

 

• Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad.
  • Nombres Completo: Nombre y Apellido del operador.
  • Nombre usuario: Nombre del usuario.
  • Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema
• Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:
  • Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote.
  • Editar: Permite editar un Lote ya creado.
  • Borrar: Permite eliminar un Lote.
  • Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.
• Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado
• Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:
  • Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario
  • Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado. La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:
  • ID: Auto numérico Orden: Numero en el que se visualizara el campo.
  • Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
  • Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Ejemplo el formulario requiere como mínimo un campo clave y al ser clave automáticamente es requerido.
  • Tipo de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número
  • Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
  • Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.

Procesos Digitales

• Control: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.
• Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control.
• Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargado en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.

 

Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas

 

• Nombre de Formulario
• Escaneado
• Indexado
• Dudas
• Re-Escaneo
• Control de calidad
• Verificado

 

Reportes

 

• Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio
• Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos

 

Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.

 

Reversión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.

 

Movimiento

 

Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:

 

• Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico:
• Documentación en cola a preparar
• Documentación preparada
• Documentación a escanear
• Documentación escaneada
• Documentación a reagrupar
• Documentación reagrupada

 

Extraer el historial de los movimientos y estados actuales de los lotes documentales.

 

5. Además, el oferente deberá disponer de:

a. Mobiliarios necesarios

b. Útiles

c. Otros necesarios para el cumplimiento del servicio.

 

Documentación Respaldatoria

 

Será exigencia la presentación de los siguientes documentos para la prestación del servicio demostrando el debido respaldo técnico y solvencia mínima:

 

Requisitos
El oferente deberá contar con la cantidad necesaria de Técnicos certificados por el fabricante con relación al Hardware para Digitalización de Documentos Sueltos y Encuadernados detallado en la propuesta de Solución o en su defecto con una Carta de Garantía del Distribuidor o CAS que cuente con técnicos certificados localmente.
Componentes	Cumple/No cumple
Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos, en mal estado y/o delicados imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo.
Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad
Servidor
PC de Escritorio
Software de Captura
Sistema de procesamiento de documentación digital

 

CAPACITACIÓN

Las capacitaciones se deberán realizar para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del INCOOP.

 

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas. La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;

 

a. Nombre y apellido del funcionario. b. Número de cédula de identidad.

c. Dependencia a la que pertenece el funcionario. d. Fecha y hora de la capacitación.

e. Lugar donde se desarrolló la capacitación.

f. Firma de los funcionarios capacitados.

 

Personal afectado	Contenido	Carga Horaria
Digitalización de Documentos	a. Digitalización o escaneo. b. Carga de datos asociados e indexación. c. Validación y control de Calidad. d. Control de documentos. e. Preparación y Pre escaneo.	10 (diez) horas
Personal técnico	Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada	10 (diez) horas

 

OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE

 

La provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la convocante se compromete a:

 

• Definir un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario.
• Poner a disposición uno o varios personales/es calificado/s para:
• Colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma.
• Definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
• Respetar los canales de comunicación definidos en el Plan de Trabajo propuesto por el oferente.
• Definir conjuntamente con el oferente los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo de trabajo con relación a la implementación.
• No realizar requerimientos fuera del alcance requerido ni realizar modificaciones durante la implementación y puesta en funcionamiento de los equipos.
• Conexión a internet.
• Consignar un lugar adecuado para que las personas que forman parte del equipo del oferente puedan llevar a cabo las tareas descriptas en esta sección como ser: Oficina climatizada, acceso a sanitarios, oficinas con tomas eléctricas y con dimensiones adecuadas al montaje de tablones de al menos 3 metros.
• Brindar en un plazo menor a 48 hs, respuestas a inquietudes, consultas y/o dudas, que surjan de parte del oferente adjudicado durante el desarrollo del contrato.
• Disponer la infraestructura informática y de red necesaria para la correcta implementación del servicio contratado, teniendo en cuenta los principales componentes.
• Consumir métodos mediante Web Services, para la integración entre sistemas locales con el Sistema de Gestión Documental en caso de ser necesario.
• Realizar los procesos del Backup del Repositorio, Servidor de Aplicación y de la Base de Datos del Gestor Documental de acuerdo a las recomendaciones realizadas durante la implementación.

 

CONFIDENCIALIDAD DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO

 

El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

 

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:

 

• Mantener el carácter secreto de la información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento de la Institución.
• Utilizar la información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico del presente contrato.
• Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información Confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a esta tal destrucción.
• Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el oferente responderá por ellas.

 

Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información Confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.

 

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y SUMINISTROS REQUERIDOS

MODALIDAD DE LA CONTRATACIÓN: CONCURSO DE OFERTAS
*Monto Mínimo: 400.000.000	*Monto Máximo: 800.000.000

Ítem	Descripción del Bien	Unidad de Medida	Presentación	Cantidad
1	Servicio de Digitalización Certificada de documentos	Unidad	EVENTO	1

Ítem 1 - Servicio de digitalización certificada de documentos

Servicio de Digitalización Certificada de documentos del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP), incluyendo todos los procesos y sub procesos asociados a la Digitalización documental. Esta Digitalización deberá facilitar el acceso a la información requerida a través de los documentos digitalizados, generar una base de datos en forma digital de todos los documentos incluidos de acuerdo al alcance, para resguardar la información y contar con un repositorio digital.

ALCANCE DEL SERVICIO

a. Plan de trabajo: Detallando mininamente las siguientes actividades

• Cronograma calendarizado de actividades (mensuales), que garantice el cumplimiento del plazo del servicio
• Aporte documentado de mejoras en la implementación, esto conforme a la experiencia y calificación empresarial del oferente.
• Se determinará responsables para el retiro y devolución de documentos mediante planillas de verificación de egreso e ingreso de documentos.
• Realizar informes ejecutivos como mínimo mensuales, explicando el avance del servicio de digitalización, irregularidades, excepciones encontradas, etc.

b. Lugar de trabajo: en las oficinas de la convocante.

c. Procesos de Digitalización: Digitalización certificada correspondiente a tipologías documentales que serán determinadas durante la implementación del servicio, pudiendo pertenecer a los departamentos como la Dirección de Estadísticas, Registros e Informaciones (DREI), Rendición de cuentas u otros.

La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:

• Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
• Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras
• Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
• Indexación o Carga de Datos: Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad. o Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
• Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
• Tipos de documentos y campos asociados: (Se ejemplifica el siguiente tipo documental, pudiendo este variar durante la implementación de acuerdo a la tipología documental del departamento a ser aplicado)

- Archivos/Documentos Post-Asamblearios

• Número de Expediente
• Número de Registro de Cooperativa
• Nombre Cooperativa
• Recurrente
• Año
• Tipo de Documento - Rendición de cuentas/Comprobante de pago
• Número de Comprobante de pago
• Fecha de Comprobante
• Beneficiario
• Concepto
• Nivel
• Objeto de Gasto

d. Ordenamiento físico de los documentos:

El oferente deberá ordenar físicamente de acuerdo a criterios definidos por la institución.

e. Seguridad y contingencia:

El oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios durante el servicio, que garanticen autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también, los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de equipamiento informático y aplicativo.

f. Requerimientos Generales para la generación de archivos:

Formato de archivo PDF, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación.

g. Importación de documentos:

Se deberán transferir los documentos digitalizados al Sistema de gestión documental que dispone el INCOOP.

GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO

GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO a. Se requiere que el oferente presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un Gerente de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.

a. Se requiere que el oferente presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un Gerente de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.b. Este Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informes de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma cumpliendo las exigencias generales del contrato.

b. Este Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informes de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma cumpliendo las exigencias generales del contrato.

c. El Gerente de Proyectos mínimamente debe reunir los siguientes criterios:c. El Gerente de Proyectos mínimamente debe reunir los siguientes criterios:

• Al menos un certificado de cursos dictados por el PMI (Project Management Institute) o similar.Al menos un certificado de cursos dictados por el PMI (Project Management Institute) o similar.
• Curriculum Vitae que garantice la experiencia específica y comprobable del Gerente de Proyectos, como mínimo de 3 (tres) años en Gestión de Proyectos, en manejo de PMO (Project Management Officer) y en Planificación. Documento que avala ser como mínimo Profesional Master en Gestión de Proyectos o de Innovación o similar.Curriculum Vitae que garantice la experiencia específica y comprobable del Gerente de Proyectos, como mínimo de 3 (tres) años en Gestión de Proyectos, en manejo de PMO (Project Management Officer) y en Planificación.
• Documento que avala ser como mínimo Profesional Master en Gestión de Proyectos o de Innovación o similar y documento que avala una experiencia de haber concretado proyectos de Servicios de Digitalización Certificada de al menos 500.000 de páginas como sumatoria de páginas obtenidas en los contratos.

COMPONENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN

Considerando la complejidad de la documentación, la información y los formatos de bases de datos, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:

a. Capacitación y Entrenamiento al personal del Oferente.

Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal del INCOOP especialista en la documentación estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 15 (quince) días hábiles iniciándose posterior a la recepción de la Orden de Servicios por parte de la contratada y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.

b. Actualización de Base de Datos.

Posterior a la Actividad descripta en el punto a), es requerido que el oferente asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a Expresiones Regulares para poder realizar obtención de datos durante el siguiente proceso que es la Digitalización de Documentos.

c. Digitalización de Documentos

Se podrá iniciar los procesos de Digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a) y b).

EQUIPAMIENTO MÍNIMO QUE DEBERÁ POSEER EL OFERENTE (NO TRANSFERIBLES A LA INSTITUCIÓN)

El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados por el equipo de trabajo definido por el oferente durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, NO transferibles al INCOOP.

La digitalización deberá mínimamente ser realizada con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:

1. Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo:

• Tipo de Captura: Aéreo o planetario. o Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo (OPCIONAL)
• Con pantalla embebida de 15’’ o superior (OPCIONAL)
• Profundidad de bits: 36 bits o superior
• Resolución: 550 dpi o superior. o Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo. o Corrección de Curvatura automática del material encuadernado
• Software especializado para captura de imágenes. o Posibilidad de guardar los documentos escaneados a Pendrive
• Cantidad Mínima de Equipos: 1 (UNO) como mínimo.

2. Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:

• Tipo de Captura: Sensores Ópticos por Contacto CCD o CIS o CMOS.
• Área de escaneo: 11 x 17 pulgadas o superior.
• Resolución: 600 dpi o superior.
• Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior
• Velocidad de Escaneo: 100 páginas por minuto (una cara).
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: 3 (tres) como mínimo.

3. Equipamiento informático con las siguientes características mínimas:

• Servidor
• Estaciones de trabajo
• Software de base y operativos
• Otros necesarios para el cumplimiento del servicio.

4. Aplicativos

a. Software de Captura

b. Sistema de procesamiento de documentación digital:

El Sistema utilizado para el procesamiento de los documentos deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley 4.017/2010, Ley 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC), mínimamente con las siguientes características exigidas:

Configuración:

Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:

• Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir
• ABM: Scanner, Usuario
• Usuario/Escáner
• Actualizar repositorio
• Unidad productora / Serie / Subserie:

Reportes:

• Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad.
  • Nombres Completo: Nombre y Apellido del operador.
  • Nombre usuario: Nombre del usuario.
  • Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema
• Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:
  • Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote.
  • Editar: Permite editar un Lote ya creado.
  • Borrar: Permite eliminar un Lote.
  • Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.
• Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado
• Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:
  • Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario
  • Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado. La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:
  • ID: Auto numérico Orden: Numero en el que se visualizara el campo.
  • Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
  • Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Ejemplo el formulario requiere como mínimo un campo clave y al ser clave automáticamente es requerido.
  • Tipo de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número
  • Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
  • Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.

Procesos Digitales

• Control: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.
• Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control.
• Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargado en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.

Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas

• Nombre de Formulario
• Escaneado
• Indexado
• Dudas
• Re-Escaneo
• Control de calidad
• Verificado

Reportes

• Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio
• Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos

Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.

Reversión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.

Movimiento

Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:

• Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico:
• Documentación en cola a preparar
• Documentación preparada
• Documentación a escanear
• Documentación escaneada
• Documentación a reagrupar
• Documentación reagrupada

Extraer el historial de los movimientos y estados actuales de los lotes documentales.

5. Además, el oferente deberá disponer de:

a. Mobiliarios necesarios

b. Útiles

c. Otros necesarios para el cumplimiento del servicio.

Documentación Respaldatoria

Será exigencia la presentación de los siguientes documentos para la prestación del servicio demostrando el debido respaldo técnico y solvencia mínima:

Requisitos
El oferente deberá contar con el respaldo técnico del Centro Autorizado de Servicios en el país, sobre todo componente de Equipos y Software propuesto en la solución, demostrando por medio de una Carta emitida por el Fabricante y/o Centro Autorizado de Servicios oficialmente reconocido para la República del Paraguay
El oferente deberá contar con la cantidad necesaria de Técnicos certificados por el fabricante con relación al Hardware para Digitalización de Documentos Sueltos y Encuadernados detallado en la propuesta de Solución o en su defecto con una Carta de Garantía del Distribuidor o CAS que cuente con técnicos certificados localmente.
Componentes	Cumple/No cumple
Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos, en mal estado y/o delicados imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo.
Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad
Servidor
PC de Escritorio
Software de Captura
Sistema de procesamiento de documentación digital

CAPACITACIÓN

Las capacitaciones se deberán realizar para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del INCOOP.

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas. La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;

a. Nombre y apellido del funcionario. b. Número de cédula de identidad.

c. Dependencia a la que pertenece el funcionario. d. Fecha y hora de la capacitación.

e. Lugar donde se desarrolló la capacitación.

f. Firma de los funcionarios capacitados.

Personal afectado	Contenido	Carga Horaria
Digitalización de Documentos	a. Digitalización o escaneo. b. Carga de datos asociados e indexación. c. Validación y control de Calidad. d. Control de documentos. e. Preparación y Pre escaneo.	10 (diez) horas
Personal técnico	Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada	10 (diez) horas

OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE

La provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la convocante se compromete a:

• Definir un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario.
• Poner a disposición uno o varios personales/es calificado/s para:
• Colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma.
• Definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
• Respetar los canales de comunicación definidos en el Plan de Trabajo propuesto por el oferente.
• Definir conjuntamente con el oferente los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo de trabajo con relación a la implementación.
• No realizar requerimientos fuera del alcance requerido ni realizar modificaciones durante la implementación y puesta en funcionamiento de los equipos.
• Conexión a internet.
• Consignar un lugar adecuado para que las personas que forman parte del equipo del oferente puedan llevar a cabo las tareas descriptas en esta sección como ser: Oficina climatizada, acceso a sanitarios, oficinas con tomas eléctricas y con dimensiones adecuadas al montaje de tablones de al menos 3 metros.
• Brindar en un plazo menor a 48 hs, respuestas a inquietudes, consultas y/o dudas, que surjan de parte del oferente adjudicado durante el desarrollo del contrato.
• Disponer la infraestructura informática y de red necesaria para la correcta implementación del servicio contratado, teniendo en cuenta los principales componentes.
• Consumir métodos mediante Web Services, para la integración entre sistemas locales con el Sistema de Gestión Documental en caso de ser necesario.
• Realizar los procesos del Backup del Repositorio, Servidor de Aplicación y de la Base de Datos del Gestor Documental de acuerdo a las recomendaciones realizadas durante la implementación.

CONFIDENCIALIDAD DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO

El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento de la Institución.
• Utilizar la información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico del presente contrato.
• Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información Confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a esta tal destrucción.
• Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el oferente responderá por ellas.

Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información Confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.